Работа с архивом

Введение

Цель

Повышение эффективности работы сотрудников с Архивом документов Компании (далее — Архив), которое достигается за счет прозрачности и строгой регламентированности процедуры работы с документами из Архива.

Назначение

Описание последовательности действий при пользовании Архивом, включающим в себя электронную и бумажную версии.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае обновления используемого ПО.

Общее

В процессе трудовой деятельности почти каждого сотрудника Компании часто возникает необходимость быстро и с минимальными затратами ресурсов найти нужный документ и ознакомиться с его содержанием. Электронный Архив Компании — серверное ПО, которое позволяет в кратчайшие сроки получить требуемый документ (с учетом степени его конфиденциальности), а также по требованию (заявлению) сотрудника внести в Архив новый документ. Твердая копия всех документов хранится в специально выделенной для этого комнате. Доступ к электронной версии документа осуществляется по ссылке на документ.

Область применения

Данный документ используется в процессе работы с документами из Архива Компании.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-1-XX Управление документами и информацией

• УВВ-З1-1К14-02 Работа с Архивом

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Потребность сотрудника ознакомиться с содержанием документа из Архива, сдать проработанный документ или внести в Архив новый документ.

Требования ко входу процесса

• Документ, содержащийся в Архиве.
• Документ, требующий внесения в Архив.

Требования к выходу процесса

Сданный в Архив документ.

Ресурсы

• Документ, содержащийся в Архиве, или требующий внесения в Архив (возврат или впервые).
• Серверное ПО — электронный Архив Компании.
• Учетная запись в Архиве Компании.
• Персональный компьютер с выходом в интернет .
• Принтер для печати штрих-кода и ярлыка с указанием ячейки документа в Архиве.
• Сканер штрих-кода.
• МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) для сканирования документов для Архива и печати расписок.

Регистрация нового пользователя в архиве и техническая поддержка

Документ может быть сдан в Архив только зарегистрированным пользователем и только после оформления электронной заявки. Регистрационные данные (логин и пароль для входа в систему) можно получить у ответственных сотрудников, указанных в п. 9 настоящей инструкции.

ВНИМАНИЕ: По всем возникающим вопросам можно обращаться по телефону службы технической поддержки (helpdesk): +7 (495) 363 4691

В адресной строке браузера Google Chrome введите путь к электронному архиву: [http://archive.vols-vl.ru/].
На открывшейся главной странице, заполните следующие поля:

• Логин — обязательно (Рис. 1.1);
• Пароль — обязательно (Рис. 1.2);
  
• Флажок «Запомнить меня» выставляется опционально (Рис. 1.3).

ВНИМАНИЕ: Вводимый пользователем пароль чувствителен к регистру вводимых символов!

Рис. 1. Авторизация в архиве

Нажав кнопку Войти (Рис. 1.4), вы попадаете на главную страницу Архива.

Первичная сдача документа в Архив при условии, что сотрудником предварительно создана электронная версия документа

Для того чтобы оформить заявку на первичную сдачу документа в Архив, необходимо в поле главной страницы выбрать закладку Новый (Рис. 2).

Рис. 2. Создание заявки на первичную сдачу документа в архив

В открывшейся карточке документа необходимо внести следующие сведения:

• Тип документа. Здесь необходимо описать, какой именно документ подлежит занесению в архив: договор, чертеж, письмо и т.д. (Рис. 3.1);
• Формат документа. Как правило, это А4, но можно выбрать и другие: А2, А3 и т.д. В случае, если в печатной версии документа встречаются разные форматы, то указывается максимальный формат документа (Рис. 3.2);
• Тип хранения. Необходимо выбрать соответствующий тип хранения: операционное или архивное (Рис. 3.3);
• Название документа. Здесь необходимо указать полное название документа, который подлежит архивации (Рис. 3.4);
• Стоимость документа. Поскольку каждый документ имеет стоимость, необходимо в обязательном порядке ее указать. Уточнить стоимость документа необходимо у компетентного лица — чаще всего это руководитель сотрудника или инициатор создания документа (Рис. 3.5);
• Дата. Здесь указывается дата документа (Рис. 3.6);
• Контрагент. Требуется отметить, с каким контрагентом связан данный документ. Если документ внутренний, необходимо указать ОАО «Управление ВОЛС-ВЛ» (Рис. 3.7);
• Номер документа. Как правило, вся документация регистрируется с присвоением номера (Рис. 3.8);
• Конфиденциальность. Требуется выбрать степень конфиденциальности документа согласно номенклатуре Компании. Это делается либо самостоятельно, либо с привлечением компетентного лица (Рис. 3.9);
• Количество страниц. Здесь необходимо указать, сколько страниц в данной версии документа (Рис. 3.10);
• Регламентный срок хранения. Необходимо выбрать значение для данного типа документа из выпадающего списка (Рис. 3.11);
• Документ-основание. Требуется выбрать из списка, если таковой имеется. Это поле можно пропустить, если документ не имеет источника (Рис. 3.12);
• Загрузить документ. Необходимо загрузить электронную версию документа — созданную вручную или отсканированную (Рис. 3.13).
  

После заполнения всех полей формы необходимо нажать Загрузить (Рис. 3.14). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 3.15).

ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием документов все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук).

ПРИМЕЧАНИЕ: Сканирование документа необходимо произвести в цвете с разрешением 300 точек на дюйм. Данные параметры сканирования для МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) являются настройками по умолчанию.

Рис. 3. Карточка документа

После завершения загрузки документа открывается главная страница Архива, где можно увидеть текущий документ в очереди (Рис. 4). В последнем столбце указана дата приема — ориентировочное время сдачи бумажной версии документа в Архив.

Рис. 4. Документ в очереди

Далее необходимо в назначенное время (Рис. 4.1) с бумажной версией документа подойти к архивариусу.
Если все оформлено правильно, архивариус выдает Расписку, в которой содержится информация о принятом документе, и принимает документ в Архив (Рис. 5).

Рис. 5. Расписка на документ

ПРИМЕЧАНИЕ: Каждому сотруднику рекомендуется завести специальную папку, в которой будут храниться Расписки по всем сданным в Архив документам. В дальнейшем возможно создание единой папки для всех сотрудников.

Первичная сдача документа в Архив при условии, что у сотрудника имеется только твердая копия документа

В поле главной страницы Архива выбрать закладку Новый (Рис. 2). Это необходимо для того, чтобы заполнить карточку со сведениями о документе и поставить его в электронную очередь.
Затем в открывшейся форме карточки на новый документ (Рис. 3), нужно внести сведения аналогично п. 6.2 .
Поле Загрузить документ в данном случае остается незаполненным (электронная версия не загружается) (Рис. 3.13). После заполнения всех остальных полей формы (Рис. 3.1 — Рис. 3.12) необходимо нажать Загрузить (Рис. 3.14). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 3.15).
После заполнения карточки на документ открывается главная страница Архива, где можно увидеть текущий документ в очереди (Рис. 4). В последнем столбце указана дата приема — ориентировочное время сдачи документа в Архив.
В назначенное время необходимо подойти с бумажной версией документа к архивариусу и передать документ для оцифровки (создания электронной версии документа).
Архивариус распечатывает две Расписки на документ, в которых должны расписаться сотрудник и сам архивариус. Одна Расписка остается у сотрудника, другая — у архивариуса. С этого момента ответственным за документ является архивариус. Сотрудник может возвращаться к своим непосредственным обязанностям.
После завершения загрузки документа архивариус должен принять документ в Архив. Сотруднику на его рабочий e-mail автоматически отправляется уведомление о внесении его документа в Архив со ссылкой на электронную версию документа.

Получение твердой копии документа из Архива и ее возврат в Архив

Получить доступ к документу, находящемуся в архиве можно двумя способами: либо по ссылке (электронная версия), либо взять оригинал или заверенную копию у архивариуса (твердая копия).
Для того, чтобы получить твердую копию документа, необходимо придти в Архив (без предварительной заявки) и указать архивариусу, какой именно документ необходим.
После того, как архивариус убедился, что документ есть в наличии, он должен оформить две Расписки на документ. В обеих Расписках должны расписаться архивариус и сотрудник, требующий документ. Один экземпляр Расписки остается у архивариуса, другой у сотрудника.
Забрав один экземпляр Расписки и сам документ, сотрудник может начинать проработку твердой копии документа.
После того, как работа с документом закончилась, сотруднику необходимо взять сам документ и Расписку на него и придти в Архив.
Архивариус при помощи считывающего устройства должен распознать штрих-код на расписке и, если все в порядке, забрать Расписку и документ у сотрудника для возврата в архив.

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Николай Губин, инженер-технолог (gubinnikolai@gmail.com)
• Александра Кулыгина, разработчик ПО (aleksandra.kulygina@gmail.com)
• Анна Захарченко, начальник АХО (ZakAS@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-1К14-02 Работа с Архивом