Оформление и регистрация распорядительных документов

Введение

Цель

Обеспечение применения в Компании унифицированных форм распорядительных документов.

Назначение

Определение требований к оформлению распорядительных документов Компании:

• Приказов по основной деятельности;
• Распоряжений.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае существенных изменений пунктов НД.

Общее

Между приказом и распоряжением есть существенное отличие. Приказ — это письменное или устное требование руководителя решить определенную задачу или выполнить определенное задание в рамках деятельности Компании в целом. Распоряжение — письменное или устное требование к подчиненным решить отдельные вопросы, связанные с решением задачи или задания, в рамках деятельности одного подразделения.

Область применения

Данный документ используется в процессе оформления приказов по основной деятельности и распоряжений.

ВНИМАНИЕ: Требования настоящей инструкции не распространяются на приказы, образующиеся в кадровом делопроизводстве и бухгалтерии, так как для них существуют унифицированные формы, предусмотренные законодательством

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании, участвующих в процессе подготовки проектов распорядительных документов.

ПРИМЕЧАНИЕ: Сотрудники рабочих специальностей могут выступать с письменной инициативой (дополнениями) к проектам распорядительных документов в случае производственной необходимости или при переиздании уже действующих приказов/распоряжений

Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-1-XX Управление документами и информацией

• УВВ-З1-101-XX Распорядительные документы
  • УВВ-З1-1К13-01 Оформление и регистрация распорядительных документов

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Принято решение нормативного характера, затрагивающее вопросы внутренней работы Компании (подразделения)

Требования ко входу процесса

Сформулированное решение нормативного характера.

Требования к выходу процесса

Распорядительный документ, оформленный в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Ресурсы

• Шаблон распорядительного документа, листа ознакомления, сопроводительного письма
• Журнал регистрации распорядительных документов
• Аккаунт в Egnyte

Требования к содержанию

При подготовке проектов распорядительных документов требуется соблюдение следующих правил:

• Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;
• Проекты документов в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
  • Конкретные поручения исполнителям с указанием конечных сроков их выполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные контрольные сроки);
  • Полные наименования подразделений\должностей исполнителей;
  • Поручения о контроле руководителям соответствующих структурных подразделений.
    

Приказ (распоряжение) состоит из непосредственно приказа (распоряжения), распечатанного на бланке, и листа ознакомления с ним.

Приказ (распоряжение)

Приказ (распоряжение), распечатанный на бланке, имеет следующие основные реквизиты:

• Логотип Компании;
• Наименование вида документа (приказ, распоряжение);
• Дата и номер. Дата оформляется цифровым способом в формате дд, мм, гг, а номер состоит из знака № и номера приказа (распоряжения);

ПРИМЕЧАНИЕ: Дата и номер присваивается распорядительному документу только после того, как он пройдет процедуру согласования и визирования.

• Место издания документа;
• Заголовок. Он должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок, как правило, формулируется в предложном падеже.

ПРИМЕР: Об использовании печатей

(О введении в действие НД)

(О назначении менеджера проекта)

• Текст. Изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
  

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, акты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "В связи", "Во исполнение" и т.д.
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок.

ПРИМЕР: На основании распоряжения № УВВ-Р-0001-12 от 17.01.12 Об изменении списка подотчетных лиц...

Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю".
Констатирующая часть распоряжения завершается распорядительными словами "Обязываю", "Предлагаю". Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, эти слова могут быть опущены.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные сотрудники. При этом важно придерживаться правила: перечисление сотрудников в распорядительных документах должно осуществляться согласно иерархии в организационной структуре (сверху вниз).
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

• Подпись. Подписывается первый экземпляр распорядительного документа.
  

Подпись состоит из наименования должности сотрудника, подписавшего (издавшего) приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Лист ознакомления с распорядительным документом

При необходимости обязательного доведения до сведения тех или иных Сотрудников принятого решения к приказу прикладывается лист ознакомления, в котором приводится их список.

Оформление распорядительных документов

Шаблон распорядительного документа (Рис. 2) расположен в файловом хранилище Egnyte в папке «Бланки документов» (Рис. 1).

Рис. 1. Путь к шаблону распорядительного документа

Рис. 2. Шаблон приказа

Лист ознакомления представляет собой заранее подготовленный перечень Сотрудников Компании (Рис. 3). Данный список корректируется разработчиком распорядительного документа в соответствии с тем, кого надо ознакомить. В число ознакомленных обязательно включаются Сотрудники, упомянутые в приказе (распоряжении), их руководители, а также все те, кого непосредственно касается принятое решение.

ПРИМЕЧАНИЕ: Ответственность за ознакомление с распорядительным документом Сотрудников подразделения лежит на руководителе данного подразделения

Рис. 3. Лист ознакомления с приказом (первый лист)

Форма листа ознакомления расположена в файловом хранилище Egnyte в папке «Бланки документов» (Рис. 1).
Инициатор готовит проект приказа (распоряжения), лист ознакомления и передает их Офис-менеджеру.
Офис-менеджер запускает процедуру согласования и визирования в соответствии с УВВ-З1-1К04-XX Согласование и визирование документов.
После согласования и визирования распорядительного документа инициатор передает Офис-менеджеру подписанный распорядительный документ и лист ознакомления.

Регистрация распорядительных документов

Приказы и распоряжения регистрируются внутри Компании в соответствующих журналах.
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 20 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку, от 1 до 20. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый сдается в архив. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: заполняются даты начала и конца ведения журнала, его номер, делается отметка "В АРХИВ" в нижнем левом углу обложки старого журнала (Рис. 4).

Рис. 4. Титульный лист Журнала регистрации распорядительных документов

Распорядительным документам присваивается порядковый номер по принципу сквозной нумерации, начиная каждый год с начала (с 0001 во втором индексе), например, УВВ-П-0001-12, где
УВВ — аббревиатура Компании;
П — приказ или Р — распоряжение;
0001 — номер по порядку;
12 — 2012 год.

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку - это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-П-004-09 не допускаются.

В Журнале фиксируется:

• Порядковый номер документа (Рис. 6.1);
• Дата подписания (Рис. 6.2);
• Заголовок (тема) документа (Рис. 6.3);
• В графе «Копия на диске» (Рис. 6.4) Офис-менеджер отмечает факт размещения приказа в хранилище Egnyte в папке «Приказы, распоряжения [o]» (Рис. 5);

Рис. 5. Путь к папке Приказы, распоряжения в хранилище Egnyte

• 5-буквенный код Сотрудника, которым подготовлен документ (Рис. 6.5).

Рис. 6. Журнал регистрации распорядительных документов

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Анна Захарченко, начальник отдела управления делами (ZakAS@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-1К13-01 Оформление и регистрация распорядительных документов