Исходные данные

Введение

Цель

Формирование единого подхода к поиску/сбору, структурированию, оформлению, предоставлению и хранению информации, полученной из различных источников в ходе работы над Проектом, выполнении поручения Руководителя или разработки НД.

Назначение

Донесение лучших практик в области поиска и сбора информации и установление правил структурирования, оформления, предоставления и хранения исходных данных.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае существенных изменений пунктов НД.

Общее

Работа над Проектом, выполнение отдельных поручений Руководителя, разработка НД сопровождается изучением тех или иных материалов, как внутреннего (НД Компании), так и внешнего происхождения (нормативно-техническая документация, специализированная литература, публикации, статьи и т.д.). Обязательное соблюдение единых требований к сбору и хранению таких материалов повысит эффективность работы с ними, а также позволит косвенным образом оценить уровень подхода и глубину знания освещаемого Сотрудником вопроса. При пересмотре результатов или при передаче проекта другому лицу облегчает его вхождение в тему.

Область применения

Данный документ используется в процессе поиска/сбора, структурирования, оформления, предоставления и хранения исходных данных.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З2-1-XX Производственная культура

• УВВ-З1-2К26-01 Исходные данные

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Получив задачу, связанную с необходимостью сбора и обработки информации, Сотрудник начинает поиск и анализ материалов, имеющих отношение к затрагиваемой области.

Требования ко входу процесса

Задача, связанная с необходимостью сбора и обработки информации.

Требования к выходу процесса

Комплект распечатанных исходных материалов, а также их электронные версии, оформленные и сохраненные в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

Ресурсы

• Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет;
• Аккаунт в [volsvl.egnyte.com];
• Аккаунт в Архиве/Библиотеке Компании;
• Брошюратор пластиковыми пружинами и материалы для переплета (обложки, разделители, пружины) или дарокол и папка с арочным механизмом.

Подготовка к поиску информации

Перед началом поиска исходных данных необходимо:

• создать временную директорию, в которую будут сохраняться все найденные электронные материалы;
• завести вертикальный накопитель для временного хранения всех печатных материалов (до момента сшивания их в брошюру).

Также на этапе подготовки в зависимости от задачи необходимо провести беседу с носителем знаний в интересующей области (например, PM соответствующего проекта типа П или Р).

Последовательность поиска исходных данных

К исходным данным могут относиться термины и определения, статьи, внешние и внутренние НД, рисунки и фотографии, чертежи и эскизы, схемы процессов, презентации, аудио и видеоматериалы.
Поиск исходных данных в интеренете осуществляется на основе ввода терминов, используемых в затрагиваемой задачей области:

• Поисковая система Google;
• [Wikipedia];
• Корпоративная [Wikipedia];
• Сайты основных компаний (Партнеров/Производителей) в интересующей области;
• Тематические форумы и блоги.

Далее необходимо произвести поиск презентаций или видео-роликов:

• [SlideShare] / [SlideBoom];
• [YouTube] / [Vimeo];
• Сайты основных компаний (Партнеров/Производителей) в интересующей области;
• Презентации Компании.

Необходимо проработать базу НД:

• Внутренние НД — папка Хранилища Р-Ф-СМК (Система Менеджмента Качества) [о];
• Внешние НД (международные стандарты, ГОСТы, ТУ и пр.), нормативно-правовые акты, регулирующие данную область (Кодексы, Законы, Постановления, Приказы) — папка Хранилища яя_Справка [о]/Нормативы.

Еще один обязательный для использования источник информации — книги и журналы (Генеральный директор, CEO и др.), а также электронные издания. Их можно найти:

• Архив/Библиотека Компании;
• Электронные книги — папка Хранилища яя_Справка [о]/Библиотека.

Ниже приведена структура папки Хранилища яя_Справка [о] (Рис. 1).

Рис. 1 Папка Хранилища яя_Справка [о]

Обработка информации

Цель данного этапа работы — распечатать и детально проработать собранную информацию, выделив ключевые идеи и мысли, которые будут полезны в дальнейшей работе по Проекту или при выполнении поручения.

ВНИМАНИЕ: В целях экономии бумаги, а также уменьшения размеров брошюры, все материалы необходимо выводить на двухстороннюю печать

Все найденные интернет-страницы должны быть сохранены в электронном виде с сохранением адреса источника, а также распечатаны.
Все найденные электронные документы должны быть сохранены во временной директории с сохранением адреса источника, а также распечатаны.
Необходимая информация из книг и журналов должна быть по возможности отксерокопирована, отсканирована и сохранена во временную директорию с ссылкой на источник.
Чтение книг и журналов, а также распечатанных материалов, должно сопровождаться детальной проработкой с выделением тех мест, которые заслуживают внимания и могут быть полезными в дальнейшей работе. Их необходимо подчеркивать, выделять маркером, делать на этих страницах закладки (например, клеющиеся листочки post-in).
Метод проработки книг и прочих источников информации с целью максимальной выжимки идей и создания собственного документа подробно описан С.И.Поварниным в «Как читать книги».

Формирование брошюры Исходные данные

После того как собранные исходные данные изучены, вы можете приступить к созданию проекта собственного документа. На этом этапе необходимо создать брошюру Исходные данные.
С этой целью вам нужно разложить все собранные материалы по порядку, имеющему какую-то логическую основу. Например, все внутренние НД в первый раздел, презентации во второй, … фотографии в последний.
После этого делается лист с Оглавлением (Рис. 2). Оглавление должно быть двухуровневым (Разделы и подразделы). Шаблон УВВ-Ф00057 Оглавление брошюры Исходные данные можно найти в папке Р-Ф-СМК-НД (Нормативные документы) [о]/Ф [о].
Например,

• Раздел 2 Презентации
  • 2.1 Презентация ОКГТ компании AFL
  • 2.2 Презентация компании СарКо
  • 2.3 …

Общее требование — разделов должно быть 5-7.

Рис. 2 Лист Оглавления

После того как вы поймете общее количество разделов, вам необходимо будет взять разделители для разделов и подразделов. Для разделов лучше всего использовать пластиковые разделители Esselte (Рис. 3) на 5 (Артикул 100211) , 6 (Артикул 100212) или 10 (Артикул 100213), а для подразделов — разделители из картона или пластика, выбрав наиболее подходящие по количеству из 5, 6, 12, 24 или 31.

Рис. 3 Разделители Esselte

Рис. 4 Разделители в брошюре

Можно использовать остатки разделителей, повернув их обратной стороной («вверх тормашками») и вновь пронумеровав их, приклеив цифры 1-N, где N – количество разделов (Рис. 5).

Рис. 5 Использование старых разделителей

Обратите внимание, что разделители могут быть большего формата, чем ваш документ. Чтобы брошюра выглядела опрятно, должны быть видны только номерки разделителей, но не сами листы. Если лист разделителя вылезает за край брошюры, обрежьте разделитель по формату (с той стороны, где будет брошюровка!).
Для каждого раздела нужно сделать титульный лист с названием раздела(Рис. 6). Используется шаблон УВВ-Ф00058 шаблон Титульный лист разделителя брошюры Исходные данные. Если раздел содержит незначительное количество страниц (1 — 5), то титульный лист для него делать не требуется.

Рис. 6 Титульный лист Раздела

Также необходимо сделать обложку для всей брошюры (Рис. 7). Для этого используется УВВ-Ф00056 шаблон Обложка брошюры Исходные данные, который можно также найти в папке Р-Ф-СМК-НД (Нормативные документы) [о]/Ф [о].

Рис. 7 Обложка брошюры Исходные данные

На обложке в соответствующих полях необходимо указать Код проекта или название НД, к которым относятся исходные данные, и свой пятибуквенный код. Обложка печатается на плотной бумаге на цветном принтере.
На заднюю обложку также идет лист плотной бумаги. Спереди и сзади размещаются листы из плотного прозрачного пластика, далее вся брошюра сшивается.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если толщина пачки готовых к сшиванию в брошюру материалов 50 или более мм, то для сшивания рекомендуется использовать папку с арочным механизмом Leitz 1015-00 (корешок 50 мм) или Leitz 1010-00 (корешок 80 мм). Для папки необходимо сделать ярлык, который можно найти в Хранилище. Используются УВВ-Ф00059 и УВВ-Ф000060 соответственно.

После окончания Проекта, выполнения поручения Руководителя или утверждения НД, брошюра Исходные документы сдается в Архив согласно УВВ-З1-1К14-XX Работа с архивом, временная директория перемещается в соответствующую папку проекта или НД в Хранилище.

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Светлана Рассадина, руководитель аппарата (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-2К26-01 Исходные данные