Согласование и визирование документов

1. Введение

1.1 Цель

Систематизация и стандартизация процедуры согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Директорами.

1.2 Назначение

Формулирование правил систематизации регистрации и подачи документов для согласования Сотрудниками Компании и визирования Директорами, уполномоченными лицами, получение завизированных документов и определение ответственности по внутреннему движению документов.

1.3 Частота обновления

• Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.
• Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.

1.4 Общее

1.4.1 Создание системы согласования и визирования документов позволяет проводить регистрацию документов Офис-менеджером и контролировать весь цикл движения документов, требующих согласования, визирования Сотрудниками и Директорами в Компании.
1.4.2 Под Директором подразумевается: Генеральный директор, Коммерческий, Финансовый, Технический директора, Директор по качеству.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Директорами, уполномоченными лицами.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.

Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании

• УВВИ-О-1-03-01 Согласование и визирование документов

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Необходимость согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Директорами.

4.2 Требования ко входу процесса

4.2.1 Наличие документов, требующих согласования и визирования.
4.2.2 Наличие заполненного Сопроводительного письма с кратко изложенной информацией и конкретной просьбой по данному документу, позволяющей Сотрудникам Компании оперативно понять суть и отреагировать.
4.2.3 Наличие штампа и подписи инициатора на Сопроводительном письме.

4.3 Требования к выходу процесса

4.3.1 Документы, согласованные и/или завизированные Директором, уполномоченным лицом с заполненным сопроводительным письмом, либо с их мотивированным отказом в этих действиях.
4.3.2 В поле "СОГЛАСОВАНИЕ" / "РЕЗОЛЮЦИЯ":

• Подписанные - статус «Утверждено» («У»), «Подписано» («П»);
• Не подписанные - статус «Отклонено» («О»), с комментариями Согласователей и Директора (причины отклонения и резолюция).

4.3.3 С проставленным штампом справа от согласования / резолюции с подписью и датой подписания.

4.4 Ресурсы

• Бланк "Сопроводительное письмо";
• Журнал регистрации документов для визирования в бумажном и электронном варианте;
• Доступ к папке «Корреспонденция [o] » в volsvl.egnyte.com;
• Штампы для всех участников процесса;
• Лоток «Документы на визирование» у Офис-менеджера для хранения в течение дня поступивших для согласования и визирования документов;
• Лотки «Входящие», «Исходящие» на рабочих столах участников процесса.

5. Описание процесса

5.1 Журналы регистрации

Офис-менеджер в течение дня регистрирует все поступающие для визирования документы в Журнале регистрации документов для визирования. Журнал существует как в «бумажном» варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]» в volsvl.egnyte.com.

5.2 Состав Журналов регистрации

5.2.1 Бумажный журнал
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Документы на визирование» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата конца ведения журнала (Рис. 1.1), в новом – дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).

Рис. 1 Титульный лист Журнала регистрации документов на визирование

5.2.2 Электронный журнал
Папка «Корреспонденция [о]» в volsvl.egnyte.com разбита по годам, в ней есть папка «На визирование [о]», где и лежат электронные журналы для регистрации (Рис. 2).

Рис. 2 Путь к папке "На визирование"

5.3 Заполнение журналов (Рис. 3).

Рис. 3 Журнал регистрации документов на визирование

5.3.1 В графе «№ ВН.» документу присваивается внутренний порядковый номер (Рис. 3.1).
Порядок формирования внутреннего регистрационного номера, например УВВ-К-0001-11, следующий:

• УВВ – аббревиатура названия Компании;
• К - отметка о том, что документ является внутренним (от слова К – «Компания»);
• 0001 - номер по порядку в журнале регистрации;
• 11 - 2011 год.

5.4 Состав журналов регистрации

5.4.1 Бумажный журнал
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).

Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации исходящей корреспонденции

5.4.2 Электронный журнал
В папке «Корреспонденция [о]» есть папки по годам, в каждой из которых есть «Исходящие [о]», где и лежат электронные журналы и скан-копии исходящих документов (Рис. 2).

Рис.2 Путь к папке "Исходящие [о]"

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку - это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-К-004-11 не допускаются.

5.3 Заполнение журналов

Основываясь на информации, указанной исполнителем в задании на отправку / задании курьеру, Офис-менеджер регистрирует документы для отправки в журналах регистрации исходящей корреспонденции.

Рис.3 Бумажный Журнал регистрации исходящей корреспонденции

В графе «№ исх.» корреспонденции присваивается исходящий порядковый номер (Рис. 3.1). Порядок формирования исходящего регистрационного номера, например, УВВ-И-0001-11, следующий:

• УВВ — аббревиатура названия Компании;
• И — исходящая корреспонденция;
• 0001 — номер по порядку;
• 11 — 2011 год.

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.

5.3.2 В графе «Дата» ставится дата регистрации документа Офис-менеджером (Рис. 3.2).
5.3.3 В графе «От кого поступил» указывается пятибуквенный код Сотрудника, от которого поступил документ (Рис. 3.3).
5.3.4 В графе «Кому» указываются Сотрудники Компании, которым необходимо передать документ для согласования/визирования, в порядке передачи документа (Рис. 3.4).
5.3.5 В графе «Наименование документа» указывается вид документа и краткое описание поступившего документа (Рис. 3.5). Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания.

При описании прочей документации указывается вид документа и его номер и дата.

ПРИМЕР: Письмо об отправке документов в «ВымпелКом»; Договор № 31 от 07.04.2011; Счет № HR-098765 от 12.04.2011.

5.3.6 Отметки в остальных графах журнала делаются Офис-менеджером по мере прохождения документом процесса согласования/визирования.

5.3.7 В случае, когда созданный Сотрудником документ, требующий согласования и визирования, согласовывается Сотрудником у руководителя самостоятельно и для регистрации в Административно-хозяйственный отдел поступает Офис-менеджеру более поздней датой, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале оставляется резервная строка (Рис. 3.6).

ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочими днями.

При заполнении бумажного журнала указывается только внутренний порядковый номер.

ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.

5.3.8 В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).

Рис. 4 Электронный Журнал регистрации документов на визирование"

5.4 Действия инициатора

5.4.1 Оформить Сопроводительное письмо и приложить его к документу (Рис. 5). В первом поле указывается просьба (Рис. 5.1), во втором - тип документа, а также краткое содержание (Рис. 5.2). В поле «Место для штампа» проставляется штамп, содержащий следующую информацию:

• ФИО инициатора;
• Подпись;
• Дата передачи документов для визирования (Рис. 5.3).

В верхнем левом углу полей «Согласование» и «Резолюция» указывается пятибуквенный код Согласователя/Подписанта, в порядке передачи документа (Рис. 5.4).

ПРИМЕЧАНИЕ: Если документ необходимо согласовать нескольким Сотрудникам, то они указываются в поле «Согласование», а Директор - в поле «Резолюция».

Если документ идет на подпись одному человеку, то его указывают в поле «Резолюция».

Если в процессе согласования требуются дополнительные поля для согласования, то Офис-менеджер на оборотную сторону Сопроводительного письма ставит необходимое количество штампов с дополнительным полем для согласования.

5.4.2 Подойти к Офис-менеджеру и отдать документы для визирования или поместить их в лоток «Документы для визирования» на столе Офис-менеджера.

5.4.3 По окончанию прохождения процедуры согласования/подписания получить от Офис-менеджера завизированную документацию и расписаться в Журнале регистрации в графе «Подпись инициатора» (Рис. 3.7).

ВНИМАНИЕ:Наличие подписи контролирует Офис-менеджер.

Рис. 5 Сопроводительное письмо

5.4.4 Ответственность за своевременное получение, доработку, контроль за дальнейшим исполнением того или иного документа, проработанного Сотрудниками и/или Директором и прошедшего полный цикл регистрации у Офис-менеджера несет инициатор.

5.5 Действия Офис-менеджера

5.5.1 Получить от инициатора документы для визирования.
5.5.2 Проверить правильность составления Сопроводительного письма и наличие штампа, наличие документов указанных в сопроводительном письме.
5.5.3 Зарегистрировать в Журналах регистрации документов для визирования входящий документ, поставить регистрационный номер на Сопроводительном письме, приложенном к документу (Рис. 5.5).
5.5.4 В 14:00 передавать документы Сотрудникам, указанным в Сопроводительном письме, в руки или раскладывать в лотки «Входящие» для рассмотрения.
5.5.5 В 09:30 забирать у Директоров из лотка «Исходящие» завизированные/согласованные документы.
5.5.6 Отсканировать Сопроводительное письмо к документам, прошедшим согласование/визирование, и выложить в электронную папку Корреспонденция [о]\На визирование [о]. Файлу со сканированным письмом присваивается номер по номеру внутреннего.
В бумажном журнале делается отметка в графе «Копия на диске» о выполнении процедуры (Рис. 3.8), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).
5.5.7 Оригинал Сопроводтельного письма Офис-менеджер подшивает в папку «Документы на визирование». Документы передаются инициатору с копией сопроводительного письма.
5.5.8 В графе «Статус документа после рассмотрения дата подписания» указываются все перечисленные данные, которые берутся Офис-менеджером из информации, указанной в сопроводительном письме рассмотренного документа и проставленного штампа (Рис. 3.9, Рис. 5.6).
Данные указываются в формате: У/20.01, О/21.01, где первый реквизит - статус документа после рассмотрения, второй - число и месяц. Реквизиты указываются через косую черту (слеш).
5.5.9 После завершения процесса регистрации документов (собранных в 09:30 и 14:00 текущего дня) разнести по Сотрудникам проработанные документы.
5.5.10 Ежедневно в 16:30 Офис-менеджер вносит всю информацию в электронный журнал для документов на визирование.
5.5.11 1 раз в 2 недели Офис-менеджер составляет и предоставляет Начальнику АХО отчет по невернувшимся сопроводительным письмам за предыдущие 2 недели.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если отчет предоставляется на 47-ой неделе года, то необходимо анализировать 44-ю и 45-ю недели года.

5.5.12 Ответственность за регистрацию, хранение, цикл ведения документа от получения его от инициатора/предыдущего согласующего и до отправления документа в лоток следующему согласующему, а также за возврат инициатору несет Офис-менеджер.

5.6 Действия Согласователей и Директоров

5.6.1 Ежедневно в 9:30 и 14:00 принимать документы для согласования/визирования.
5.6.2 Прорабатывать документы после получения, комментировать свои пожелания, направлять на проработку другим Сотрудникам, визировать и в графе «Согласование»/«Резолюция» Сопроводительного письма ставить «Утверждено» («У») или «Отклонено» («О»), в зависимости от принятого решения, и складывать их в лоток «Исходящие».
5.6.3 Предоставлять Офис-менеджеру возможность забирать документы из лотка «Исходящие» самостоятельно или по мере подписания передавать их Офис-менеджеру лично в руки.
5.6.4 Согласователи и Директора несут ответственность за хранение документов в период визирования, исполнители — в период работы с документами.

6. Отправка

При отправке почтой документы конвертуются (упаковываются). На конверте указывается почтовый адрес получателя и его наименование.

При отправке корреспонденции в фирменном конверте Офис-менеджер готовит и наклеивает наклейки с адресом отправителя и получателя письма. В качестве отправителя указывается наименование Компании.

Оформленная корреспонденция передается курьеру, который отправляет ее в почтовом отделении связи. При отправке корреспонденции с помощью экспресс-почты Офис-менеджер заполняет соответствующий бланк, в котором указывается:

• Точный адрес получателя;
• Контактное лицо (адресат);
• Контактный телефон адресата;
• Адрес Компании (отправителя);
• Контактное лицо (Офис-менеджер);
• Контактный телефон отправителя (Офис-менеджера).

После этого Офис-менеджер связывается с представителем курьерской компании, занимающейся доставкой экспресс-почты, сообщает информацию, занесенную в бланк, и оговаривает возможность отправки почты. В назначенное время представитель курьерской компании забирает корреспонденцию, подлежащую отправке экспресс-почтой.

 

ПРИМЕЧАНИЕ: В случае, если на один почтовый адрес заявлена доставка различной корреспонденции как экспресс-почтой, так и доставка почтой, то вся корреспонденция отправляется с помощью экспресс-почтой, при условии, что вес корреспонденции несущественно влияет на стоимость доставки.

7. Контроль доставки

Спустя определенное количество времени, необходимое для доставки корреспонденции получателю, Офис-менеджер должен позвонить адресату и удостовериться в получении им корреспонденции.

ПРИМЕЧАНИЕ: Типичный срок доставки экспресс-почтой — 1-2 дня, почтой по городу — неделя, по стране — в зависимости от дальности региона, курьером — 1-2 дня, в зависимости от времени подачи документов и загруженности курьера.

Офис-менеджер запрашивает номер и дату получения письма у контрагента. Эти данные он заносит в графы «№ вх.» и «Дата получения» журналов регистрации исходящей документации (Рис. 3.10).

При доставке курьером факт получения корреспонденции контрагентом подтверждается наличием подписи получателя на накладной Пони Экспресс или на бланке «Задание на отправку» с проставлением даты доставки.

Для выяснения номера, присвоенного доставленному курьером документу, Офис-менеджер должен связаться с адресатом по телефону, указанному в задании на отправку.

Сразу после выяснения факта доставки / не доставки корреспонденции Офис-менеджер обязан известить об этом инициатора отправки, при возможности сообщить о дате доставки и присвоенного документу входящего номера.

ВНИМАНИЕ: В случае утери корреспонденции, при ее отправке по неверному адресу, задержках в отправке и в прочих ситуациях, когда корреспонденция не может быть доставлена контрагенту в предполагаемый инициатором срок, Офис-менеджер обязан немедленно оповестить об этом инициатора отправки с указанием причин инцидента.

8. Ответственность за несоблюдение

Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, повышает вероятность утери корреспонденции и может привести ошибкам и задержкам в ее доставке, а также влечет за собой невозможность прослеживания последовательности действий, осуществляемых с корреспонденцией, подлежащей отправке из Компании.

9. Ответственность за несоблюдение

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

• УВВИ-О-1-02-01 Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции