Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции

1. Введение

1.1 Цель

Обеспечение учета и контроль над надлежащим оформлением корреспонденции, исходящей из Компании, своевременной ее отправки, а также контроль доставки адресату..

1.2 Назначение

Формулирование правил регистации и отправки исходящей корреспонденции.

1.3 Частота обновления

• Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.
• Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.

1.4 Общее

Исходящая корреспонденция может быть отправлена:

• Курьером Компании (курьером может выступать любой Сотрудник Компании);
• Почтой (Правила написания почтового адреса см. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи)»;
• Экспресс-почтой;
• Факсом;
• E-mail.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе регистрации и отправки исходящей корреспонденции.

 

ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании

• УВВИ-О-1-01-01 Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Документы, исходящие из Компании, должны быть зарегистрированы в Административно-хозяйственном отделе (АХО) Компании.

4.2 Требования ко входу процесса

Документы, подлежащие отправке.

4.3 Требования к выходу процесса

Исходящие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации исходящей корреспонденции (бумажном и электронном), с присвоенными регистрационными номерами и отправленные адресату.

4.4 Ресурсы

• Журнал регистрации исходящей документации (бумажный и электронный вид);
  
• Папка «Исходящие [о]»;
• Сканер;
• Доступ к папке «Корреспонденция [o] » в volsvl.egnyte.com;
• Лоток «Исходящая корреспонденция» у Сотрудника АХО (Офис-менеджера) для хранения в течение дня поступившей корреспонденции, подлежащей отправке;
• Бланк задания на отправку / задания курьеру.

5. Описание процесса

5.1

Ежедневно до 10.00 и в 14.00 Офис-менеджер забирает подлежащую отправке корреспонденцию с заданием на отправку / заданием курьеру из лотков «Исходящие» на рабочих местах Директоров. Сотрудники могут поместить исходящую корреспонденцию в лоток «Исходящая корреспонденция» на столе Офис-менеджера или в лоток своего руководителя.

5.2

Офис-менеджер проверяет полноту и правильность заполнения задания на отправку / задания курьеру (контактная информация, наличие приложений и т.д.).

5.3

Документ регистрируется Офис-менеджером в Журнале регистрации исходящей корреспонденции. Журнал существует как в бумажном (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]».

ВНИМАНИЕ: Документ, поступивший Офис-менеджеру до 17-00, должен быть зарегистрирован и подготовлен к отправке в день поступления.

5.4 Состав журналов регистрации

5.4.1 Бумажный журнал
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).

Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации исходящей корреспонденции

5.4.2 Электронный журнал
В папке «Корреспонденция [о]» есть папки по годам, в каждой из которых есть «Исходящие [о]», где и лежат электронные журналы и скан-копии исходящих документов (Рис. 2).

Рис.2 Путь к папке "Исходящие [о]"

5.5 Заполнение журналов

Основываясь на информации, указанной исполнителем в задании на отправку / задании курьеру, Офис-менеджер регистрирует документы для отправки в журналах регистрации исходящей корреспонденции.

Рис.3 Бумажный Журнал регистрации исходящей корреспонденции

В графе «№ исх.» корреспонденции присваивается исходящий порядковый номер (Рис. 3.1). Порядок формирования исходящего регистрационного номера, например, УВВ-И-0001-11, следующий:

• УВВ — аббревиатура названия Компании;
• И — исходящая корреспонденция;
• 0001 — номер по порядку;
• 11 — 2011 год.

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.

В графе «Дата» ставится дата поступления Офис-менеджеру Задания на отправку / задания курьеру и корреспонденции, подлежащей отправке (Рис. 3.2).
В графе «Срочность» указывается способ доставки — экспресс-почта / почта / отправка курьером / факс (Рис. 3.3).
В графе «Вид почтового отправления» следует указать, каким образом должна быть отправлена корреспонденция — письмом, заказным письмом или бандеролью (прочие виды отправки — посылка, пакет и т.д. — указываются от руки в поле «бандероль» сопроводительного письма (Рис. 3.4).
В графе «Кому, куда» - фиксируются следующие данные (Рис. 3.5):
«Кому»:

• Для юридического лица — полное наименование с указанием формы собственности;
• Для физического лица — ФИО получателя корреспонденции в порядке «Фамилия И.О.» в именительном падеже и его адрес.

Должен соблюдаться следующий порядок написания почтового адреса:

• Название улицы, номер дома, номер офиса (квартиры);
• Название населенного пункта (города, поселка и т. д.);
• Название области, края, автономного округа (области), республики;
• Страна (для международных почтовых отправлений);
• Почтовый индекс.

При написании адреса добавляйте общепринятые почтовые сокращения.

ВНИМАНИЕ: Сокращения «г.», «д.», «стр.», «кор.», «оф.» (город, дом, строение, корпус, офис) пишутся перед значением атрибута. Сокращения «ул.», «пр-кт», «пр-д» (улица, проспект, проезд) пишутся в прямом порядке слов, например, ул. Отрадная, пр-кт Маршала Жукова, Невский пр-кт.

Всегда заполняйте индекс. Если он не известен, то узнать индекс по адресу можно на сайте www.ruspostindex.ru.

В графе «Краткое содержание» указывается вид, номер и дата отправляемого документа. Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания (Рис. 3.6).

В случае отправки с курьером или при составлении курьеру задания доставить в Компанию какой-либо товар или оборудование описывается, что именно курьер должен доставить.

ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.

В графе «Исполнитель» указывается пятибуквенный код Сотрудника, инициирующего отправку корреспонденции (Рис. 3.7).

Отметки в остальных графах журнала делаются по мере дальнейшего выполнения Офис-менеджером процедуры регистрации и отправки документа.

Если созданный Сотрудником исходящий документ должен быть зарегистрирован датой создания документа, исключая время согласования данного документа, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале остается резервная строка (Рис. 3.8).

ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочими днями.

При заполнении бумажного журнала указывается только исходящий порядковый номер.

ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.

В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).

Рис. 4 Электронный журнал регистрации исходящей корреспонденции

На зарегистрированном документе в специально отведенном для этого поле Офис-менеджер пишет исходящий номер, дату поступления документа Офис-менеджеру. Также на основании приведенной в проекте письма информации Офис-менеджер указывает входящий номер и дату получения письма, на которое дается ответ, если таковое имеется (Рис. 5).

Рис. 5 Поля: "Исходящий номер" и "Дата поступления"

Офис-менеджер сканирует готовое для отправки письмо и сохраняет его в папке «Корреспонденция [о]\ Исходящая корреспонденция [о] \ Текущий год [о]». В графе “Копия на диске” бумажного делается отметка о выполненном действии (Рис. 3.9), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).

ПРИМЕЧАНИЕ: Так как задания курьеру не связаны с отправкой корреспонденции, часть полей журналов может остаться незаполненными..

6. Отправка

При отправке почтой документы конвертуются (упаковываются). На конверте указывается почтовый адрес получателя и его наименование.

При отправке корреспонденции в фирменном конверте Офис-менеджер готовит и наклеивает наклейки с адресом отправителя и получателя письма. В качестве отправителя указывается наименование Компании.

Оформленная корреспонденция передается курьеру, который отправляет ее в почтовом отделении связи. При отправке корреспонденции с помощью экспресс-почты Офис-менеджер заполняет соответствующий бланк, в котором указывается:

• Точный адрес получателя;
• Контактное лицо (адресат);
• Контактный телефон адресата;
• Адрес Компании (отправителя);
• Контактное лицо (Офис-менеджер);
• Контактный телефон отправителя (Офис-менеджера).

После этого Офис-менеджер связывается с представителем курьерской компании, занимающейся доставкой экспресс-почты, сообщает информацию, занесенную в бланк, и оговаривает возможность отправки почты. В назначенное время представитель курьерской компании забирает корреспонденцию, подлежащую отправке экспресс-почтой.

 

ПРИМЕЧАНИЕ: В случае, если на один почтовый адрес заявлена доставка различной корреспонденции как экспресс-почтой, так и доставка почтой, то вся корреспонденция отправляется с помощью экспресс-почтой, при условии, что вес корреспонденции несущественно влияет на стоимость доставки.

7. Контроль доставки

Спустя определенное количество времени, необходимое для доставки корреспонденции получателю, Офис-менеджер должен позвонить адресату и удостовериться в получении им корреспонденции.

ПРИМЕЧАНИЕ: Типичный срок доставки экспресс-почтой — 1-2 дня, почтой по городу — неделя, по стране — в зависимости от дальности региона, курьером — 1-2 дня, в зависимости от времени подачи документов и загруженности курьера.

Офис-менеджер запрашивает номер и дату получения письма у контрагента. Эти данные он заносит в графы «№ вх.» и «Дата получения» журналов регистрации исходящей документации (Рис. 3.10).

При доставке курьером факт получения корреспонденции контрагентом подтверждается наличием подписи получателя на накладной Пони Экспресс или на бланке «Задание на отправку» с проставлением даты доставки.

Для выяснения номера, присвоенного доставленному курьером документу, Офис-менеджер должен связаться с адресатом по телефону, указанному в задании на отправку.

Сразу после выяснения факта доставки / не доставки корреспонденции Офис-менеджер обязан известить об этом инициатора отправки, при возможности сообщить о дате доставки и присвоенного документу входящего номера.

ВНИМАНИЕ: В случае утери корреспонденции, при ее отправке по неверному адресу, задержках в отправке и в прочих ситуациях, когда корреспонденция не может быть доставлена контрагенту в предполагаемый инициатором срок, Офис-менеджер обязан немедленно оповестить об этом инициатора отправки с указанием причин инцидента.

8. Ответственность за несоблюдение

Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, повышает вероятность утери корреспонденции и может привести ошибкам и задержкам в ее доставке, а также влечет за собой невозможность прослеживания последовательности действий, осуществляемых с корреспонденцией, подлежащей отправке из Компании.

8. Ответственность за несоблюдение

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)