Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции
Содержание
1. Введение
1.1 Цель
Обеспечение учета и контроль над надлежащим оформлением корреспонденции, исходящей из Компании, своевременной ее отправки, а также контроль доставки адресату..
1.2 Назначение
Формулирование правил регистации и отправки исходящей корреспонденции.
1.3 Частота обновления
- Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.
- Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.
1.4 Общее
Исходящая корреспонденция может быть отправлена:
- Курьером Компании (курьером может выступать любой Сотрудник Компании);
- Почтой (Правила написания почтового адреса см. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи)»;
- Экспресс-почтой;
- Факсом;
- E-mail.
2.Область применения
Данный документ используется в процессе регистрации и отправки исходящей корреспонденции.
ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.
3. Иерархия документов
3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании
- УВВИ-О-1-01-01 Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.
4. Характеристика процесса
4.1 Инициирующие факторы
Документы, исходящие из Компании, должны быть зарегистрированы в Административно-хозяйственном отделе (АХО) Компании.
4.2 Требования ко входу процесса
Документы, подлежащие отправке.
4.3 Требования к выходу процесса
Исходящие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации исходящей корреспонденции (бумажном и электронном), с присвоенными регистрационными номерами и отправленные адресату.
4.4 Ресурсы
- Журнал регистрации исходящей документации (бумажный и электронный вид);
- Папка «Исходящие [о]»;
- Сканер;
- Доступ к папке «Корреспонденция [o] » в volsvl.egnyte.com;
- Лоток «Исходящая корреспонденция» у Сотрудника АХО (Офис-менеджера) для хранения в течение дня поступившей корреспонденции, подлежащей отправке;
- Бланк задания на отправку / задания курьеру.
5. Описание процесса
5.1
Ежедневно до 10.00 и в 14.00 Офис-менеджер забирает подлежащую отправке корреспонденцию с заданием на отправку / заданием курьеру из лотков «Исходящие» на рабочих местах Директоров. Сотрудники могут поместить исходящую корреспонденцию в лоток «Исходящая корреспонденция» на столе Офис-менеджера или в лоток своего руководителя.
5.2
Офис-менеджер проверяет полноту и правильность заполнения задания на отправку / задания курьеру (контактная информация, наличие приложений и т.д.).
5.3
Документ регистрируется Офис-менеджером в Журнале регистрации исходящей корреспонденции. Журнал существует как в бумажном (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]».
ВНИМАНИЕ: Документ, поступивший Офис-менеджеру до 17-00, должен быть зарегистрирован и подготовлен к отправке в день поступления.
5.4 Состав журналов регистрации
5.4.1 Бумажный журнал
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
5.4.2 Электронный журнал
В папке «Корреспонденция [о]» есть папки по годам, в каждой из которых есть «Исходящие [о]», где и лежат электронные журналы и скан-копии исходящих документов (Рис. 2).
5.5 Заполнение журналов
Основываясь на информации, указанной исполнителем в задании на отправку / задании курьеру, Офис-менеджер регистрирует документы для отправки в журналах регистрации исходящей корреспонденции.
В графе «№ исх.» корреспонденции присваивается исходящий порядковый номер (Рис. 3.1). Порядок формирования исходящего регистрационного номера, например, УВВ-И-0001-11, следующий:
- УВВ — аббревиатура названия Компании;
- И — исходящая корреспонденция;
- 0001 — номер по порядку;
- 11 — 2011 год.
ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.
В графе «Дата» ставится дата поступления Офис-менеджеру Задания на отправку / задания курьеру и корреспонденции, подлежащей отправке (Рис. 3.2).
В графе «Срочность» указывается способ доставки — экспресс-почта / почта / отправка курьером / факс (Рис. 3.3).
В графе «Вид почтового отправления» следует указать, каким образом должна быть отправлена корреспонденция — письмом, заказным письмом или бандеролью (прочие виды отправки — посылка, пакет и т.д. — указываются от руки в поле «бандероль» сопроводительного письма (Рис. 3.4).
В графе «Кому, куда» - фиксируются следующие данные (Рис. 3.5):
«Кому»:
- Для юридического лица — полное наименование с указанием формы собственности;
- Для физического лица — ФИО получателя корреспонденции в порядке «Фамилия И.О.» в именительном падеже и его адрес.
Должен соблюдаться следующий порядок написания почтового адреса:
- Название улицы, номер дома, номер офиса (квартиры);
- Название населенного пункта (города, поселка и т. д.);
- Название области, края, автономного округа (области), республики;
- Страна (для международных почтовых отправлений);
- Почтовый индекс.
При написании адреса добавляйте общепринятые почтовые сокращения.
ВНИМАНИЕ: Сокращения «г.», «д.», «стр.», «кор.», «оф.» (город, дом, строение, корпус, офис) пишутся перед значением атрибута. Сокращения «ул.», «пр-кт», «пр-д» (улица, проспект, проезд) пишутся в прямом порядке слов, например, ул. Отрадная, пр-кт Маршала Жукова, Невский пр-кт.
Всегда заполняйте индекс. Если он не известен, то узнать индекс по адресу можно на сайте www.ruspostindex.ru.
В графе «Краткое содержание» указывается вид, номер и дата отправляемого документа. Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания (Рис. 3.6).
В случае отправки с курьером или при составлении курьеру задания доставить в Компанию какой-либо товар или оборудование описывается, что именно курьер должен доставить.
ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.
Отметки в остальных графах журнала делаются по мере дальнейшего выполнения Офис-менеджером процедуры регистрации и отправки документа.
Если созданный Сотрудником исходящий документ должен быть зарегистрирован датой создания документа, исключая время согласования данного документа, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале остается резервная строка (Рис. 3.8).
ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.
ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочими днями.
При заполнении бумажного журнала указывается только исходящий порядковый номер.
ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.
электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).
Офис-менеджер сканирует готовое для отправки письмо и сохраняет его в папке «Корреспонденция [о]\ Исходящая корреспонденция [о] \ Текущий год [о]». В графе “Копия на диске” бумажного делается отметка о выполненном действии (Рис. 3.9), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).
ПРИМЕЧАНИЕ: Так как задания курьеру не связаны с отправкой корреспонденции, часть полей журналов может остаться незаполненными.
Офис-менеджер сканирует готовое для отправки письмо и сохраняет его в папке «Корреспонденция [о]\ Исходящая корреспонденция [о] \ Текущий год [о]». В графе “Копия на диске” бумажного делается отметка о выполненном действии (Рис. 3.9), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).
ПРИМЕЧАНИЕ: Так как задания курьеру не связаны с отправкой корреспонденции, часть полей журналов может остаться незаполненными..
6. Ответственность за несоблюдение
Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, влечет за собой отказ от принятия входящих документов в работу.
7. Поддержка
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
- Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
- Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)
|
