Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции

1. Введение

1.1 Цель

Обеспечение учета и сохранности документов, поступающих в Компанию.

1.2 Назначение

Формулирование правил регистации и распределения входящей корреспонденции.

1.3 Частота обновления

Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.

1.4 Общее

В Компанию поступает множество различных документов. Документы могут быть получены по почте (в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания), приняты по факсу, электронной почте, доставлены внешним курьером или курьером Компании.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе регистрации и распределения корреспонденции, поступающей в Компанию.

 

ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании

• УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции.

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Документы, поступающие в Компанию и подлежащие регистрации, должны быть обработаны и зарегистрированы в Канцлярии.

4.2 Требования ко входу процесса

Документы, поступившие в Компанию.

4.3 Требования к выходу процесса

Поступившие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации входящей корреспонденции, с присвоенными регистрационными номерами и переданные в работу.

4.4 Ресурсы

• Журналы регистрации входящих документов — бумажный и электронный варианты;
  
• Лоток для хранения в течение дня поступивших и зарегистрированных документов;
  
• Папка для хранения резервных копий входящей документации;
  
• Доступ к папке «Корреспонденция [о]» в volsvl.egnyte.com;
  
• Штамп для входящих документов;
  
• Бланк сопроводительного письма.
  

5. Описание процесса

5.1

Сотрудник Канцелярии (Офис-менеджер) ситематически в течение дня получает корреспонденцию «в руки», просматривает факсимильную почту и электронную почту и проводит первичную обработку входящей корреспонденции. При получении входящей корреспонденции Офис-менеджер проверяет правильность доставки, вскрывает конверты, проверяет количество листов документа и наличие приложений. При отстутствии необходимого количества приложений или листов документа он ставит в изветстность отправителя и потенциального получателя. Такой документ хранится у Офис-менеджера до устранения несоответствий, если иное не оговорено с отправителем или потенциальным получателем. Документ, даже не полный, при передаче на руки получателю проходит процедуру регистрации в соответствии с настоящей инструкцией.

Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним необходимо узнать адрес отправителя, время отправки и получения документа, или когда на конверте имеется пометка «Срочно».

Не вскрываются письма, адресованные физическому лицу или с пометкой «Лично».

5.2

Подлежащая регистрации корреспонденция, полученная на общий электронный адрес Компании, а также пересылаемая Сотрудником документация, полученная им от Контрагента на корпоративный персональный электронный адрес, также должна быть распечатана и зарегистрирована.