Настройка электронной почты Gmail

Содержание

1 1. Введение
2 2.Область применения
3 3. Иерархия документов
4 4. Характеристика процесса
5 5. Описание процесса
- 5.1 5.1
- 5.2 5.2
6 6. Настройка автоподписи
7 Если у вас пока нет корпоративного фото, просто удалите ссылку (все, что красным цветом) из поля.
8 7. Поддержка
9 Источник

1. Введение

1.1 Цель

Повышение эффективности работы с электронной почтой, формирование единого корпоративного стиля автоподписи.

1.2 Назначение

Описание последовательности действий при настройке электронной почты Gmail.

1.3 Частота обновления

Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних <a href="%D0%9D%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B9%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82">НД</a>.
Внеплановый пересмотр — в случае обновления Gmail..

1.4 Общее

Компания УВВ работает с браузером Chrome и почтой Gmail. После приема на работу вам создали почтовый аккаунт на gmail.vols-vl.ru, а также аккаунт в файловом хранилище egnyte.com. Логин и временный пароль вы можете получить в <a href="http://volsvl.zendesk.com">Zendesk</a>.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе настройки электронной почты Gmail.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВ-З1-2 Производственная культура

УВВ-З1-202-01 Коммуникации
УВВ-З1-2К06-01 Настройка электронной почты Gmail

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Создан новый аккаунт в Gmail, который необходимо настроить.

4.2 Требования ко входу процесса

Новый аккаунт в Gmail.

4.3 Требования к выходу процесса

Аккаунт в Gmail, настроенный в соответствии с требованиями данной инструкции.

4.4 Ресурсы

Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет
Аккаунт в Gmail, Egnyte и Clip2Net

5. Описание процесса

5.1

Для начала работы нажмите иконку Google Chrome на рабочем столе вашего компьютера.
В открывшемся окне выбираем вкладку Почта (Рис. 1). <img src="/images/e/e0/G111.jpg" _fck_mw_filename="G111.jpg" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="729" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> В соответствующие поля вводим полученный адрес и временный пароль (Рис. 2). <img src="/images/6/62/G2222.png" _fck_mw_filename="G2222.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="210" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

5.2

Далее необходимо сменить временный пароль на постоянный. Для этого в верхнем правом углу нажимаем на поле со своим адресом (Рис. 3.1) и в открывшемся меню выбираем Настройки аккаунта (Рис. 3.2). <img src="/images/0/0d/G3333.png" _fck_mw_filename="G3333.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="217" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

На открывшейся странице выбираем Изменить пароль (Рис. 4), вводим новый пароль и сохраняем его (Рис. 5).

ПРИМЕЧАНИЕ: Далее, для более удобного процесса настройки почты рекомендуется воспользоваться электронной версией данной инструкции, которая расположена в файловом хранилище Egnyte (Рис. 6)

6. Настройка автоподписи

Автоподпись - это подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем вашим электронным письмам. Автоподпись настраивается с помощью программы <a href="http://www.wisestamp.com">WiseStamp</a>.

6.1

Для ее установки переходим по ссылке и выбираем Install on Chrome (Рис. 7). <img src="/images/2/2d/G777.png" _fck_mw_filename="G777.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="513" _fck_mw_type="thumb" alt="G777.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.2

Через несколько секунд в нижней части рабочего стола появится соответствующая надпись. Нажимаем Далее (Рис. 8). <img src="/images/9/97/G888.png" _fck_mw_filename="G888.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="551" _fck_mw_type="thumb" alt="G888.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.3

В открывшемся окне подтверждения установки нажимаем Установить (Рис. 9). <img src="/images/3/37/G999.png" _fck_mw_filename="G999.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="378" _fck_mw_type="thumb" alt="G999.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.4

После того, как программа установится, на странице вашей почты появится соответствующий значок. Заходим в программу, кликнув на иконку @ на панели инструментов Google Chrome (Рис. 10). <img src="/images/9/9d/G1010.png" _fck_mw_filename="G1010.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="251" _fck_mw_type="thumb" alt="G1010.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.5

Выбираем Open WiseStamp (Рис. 11). <img src="/images/6/64/G1111.png" _fck_mw_filename="G1111.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="200" _fck_mw_type="thumb" alt="G1111.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.6

В открывшемся окне программы выбираем HTML (Рис. 12). <img src="/images/0/07/G1313.jpg" _fck_mw_filename="G1313.jpg" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="595" _fck_mw_type="thumb" alt="G1313.jpg" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.7

Открывается еще одно окно, к которое нужно вставить шаблон кода (Рис. 13). <img src="/images/5/5f/G1212.png" _fck_mw_filename="G1212.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="617" _fck_mw_type="thumb" alt="G1212.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

6.8

В данное окно необходимо скопировать следующий текст:

<p> </p>

<div>

<table border="0" frame="below">

<tbody>

<tr>

<td rowspan="2"><img src="<a href="https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg">https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg</a>”alt="" width="100" height="100" /></td>

<td colspan="2">

<div>

<p><span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><strong><span>Николай Сабинин</span><br /></strong>и.о. генерального директора</span></p>

</div>

</td>

</tr>

<tr>

<td><span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><span>М: +7925 726 9145<br /></span><span>Ф: +7495 984 6631</span></span></td>

<td><span> <img src="<a href="https://vols-vl.box.com/shared/static/3e9vmbm1q1eg6gsk96i8.jpg">https://vols-vl.box.com/shared/static/3e9vmbm1q1eg6gsk96i8.jpg</a>" alt="UVV logo" width="100" /></span></td>

</tr>

</tbody>

</table>

</div>

6.9

Теперь в этом окне в тексте кода заменяем информацию, выделенную красным цветом, на свою, а именно:

Прямую ссылку на файл вашего фото:

Вместо <a href="https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg">https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg</a> нужно вставить ссылку на свое фото в интернете.
Для хранения ссылки на фотографию используем бесплатное программное обеспечение Clip2Net. Иснструкцию по работе с этой программой можно найти в файловом хранилище Egnyte (Рис. 14). <img src="/images/1/14/G1414.png" _fck_mw_filename="G1414.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="436" _fck_mw_type="thumb" alt="G1414.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Все фотографии сотрудников нашей компании лежат в файловом хранилище Egnyte в папке Фотографии сотрудников по адресу Shared»Ж[б]»Ж-Админ[б]»Контактные данные сотрудников[б]»Фотографии сотрудников (Рис. 15). <img src="/images/a/ac/G1515.png" _fck_mw_filename="G1515.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="283" _fck_mw_type="thumb" alt="G1515.png" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Загружаем свою фотографию из папки и с помощью программы Clip2Net закачиваем ее на сервер с неограниченным сроком хранения.

ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы под фотографией не было водяного знака Clip2Net, настройках аккаунта Clip2Net необходимо снять галочку в поле «Накладыать «водяной знак» на изображения (Рис. 16)

<img src="/images/6/6d/G1616.png" _fck_mw_filename="G1616.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="526" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> В открывшемся окне в графе Код публикации копируем текст ссылки на вашу фотографию (Рис. 17). <img src="/images/c/c1/G1717.png" _fck_mw_filename="G1717.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="521" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

Скопированный адрес вставляем в код шаблона вместо <a href="https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg">https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg</a>

ПРИМЕЧАНИЕ: Фотографирование новых сотрудников происходит раз в квартал. Как только вы сфотографируетесь, вашу фотографию загрузят в Egnyte.

Далее в тексте шаблона заменяем:

Ваши имя и фамилию
Должность
Номера служебного мобильного телефона и факс

Нажимаем Update.

6.10

Далее прописываем сервисы, которые также могут отображаться в автоподписи, а именно:

Social Icons

Имеется возможность добавить в автоподпись ссылки на такие сервисы, как About.me, Tungle.me и др. Добавление этих ресурсов остается на ваше усмотрение. Для добавления ресурсов выбираем вкладку Social Icons (Рис. 19). <img src="/images/4/4c/G2020.png" _fck_mw_filename="G2020.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="361" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

Добавляем нужные сервисы и нажимаем Format (Рис. 20).

<img src="/images/1/10/G2121.png" _fck_mw_filename="G2121.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="196" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> В открывшуюся пустую строку вставляем следующий текст:
<span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><span>О себе:</span> (Рис. 21). <img src="/images/1/1e/G212121.png" _fck_mw_filename="G212121.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="300" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Нажимаем Ok и сохраняем.

Skype и Google Talk

ВНИМАНИЕ: Skype и Google Talk. Эти сервисы добавляем обязательно.

На вкладке IM Icons вставляем адрес Skype и Google Talk (Рис. 22). <img src="/images/a/af/G0022.png" _fck_mw_filename="G0022.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="383" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Аналогично нажимаем Format и вставляем в пустой строке следующий текст:
<span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><span>Чат:</span>
Нажимаем Ок и сохраняем.

6.11

Последний шаг — надо настроить подпись. В окне программы WiseStamp выбираем “Settings” и попадаем в настройки подписи (Рис. 23). <img src="/images/a/af/G0022.png" _fck_mw_filename="G0022.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="501" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Во вкладке Account убираем галочку с фразы «Keep Wisestamp credit in the signatures» (Рис. 24). <img src="/images/e/e9/G0024.png" _fck_mw_filename="G0024.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="550" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Устанавливаем порядок подписей таким образом, чтобы в новых письмах появлялась вся подпись, а при ответе и пересылке только краткая. Во вкладке Signature Insertion в меню Compose выставляем Personal, в меню Reply/Fwd — Business (Рис. 25). <img src="/images/7/70/GGG.png" _fck_mw_filename="GGG.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="467" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Нажимаем Ок и попадаем в главное меню.
Прописываем текст краткой бизнес-подписи.
В главном меню, в окошке с Personal выбираем Business (Рис. 26). <img src="/images/f/f6/GG26.png" _fck_mw_filename="GG26.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="601" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> В пустом окне вводим текст краткой подписи по шаблону:

Фамилия Имя
Должность
ОАО “Управление ВОЛС-ВЛ”
Номер корпоративного мобильного телефона (Рис. 27).

<img src="/images/6/63/GG2626.png" _fck_mw_filename="GG2626.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="592" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" /> Не забываем сохранить внесенные изменения. Нажимаем Ok и попадаем в главное меню.
Если все было сделано правильно, Вы увидите свою автоподпись. Проверьте внимательно, правильно ли указаны все данные. Если да, то нажимаем Apply и Ok (Рис. 28). <img src="/images/6/63/GG2626.png" _fck_mw_filename="GG2626.png" _fck_mw_location="center" _fck_mw_width="592" _fck_mw_type="thumb" alt="" class="fck_mw_frame fck_mw_center" />

Если у вас пока нет корпоративного фото, просто удалите ссылку (все, что красным цветом) из поля.

7. Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции

Инструкции