Настройка электронной почты Gmail
Содержание
1. Введение
1.1 Цель
Повышение эффективности работы с электронной почтой, формирование единого корпоративного стиля автоподписи.
1.2 Назначение
Описание последовательности действий при настройке электронной почты Gmail.
1.3 Частота обновления
- Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.
- Внеплановый пересмотр — в случае обновления Gmail..
1.4 Общее
Компания УВВ работает с браузером Chrome и почтой Gmail. После приема на работу вам создали почтовый аккаунт на gmail.vols-vl.ru, а также аккаунт в файловом хранилище egnyte.com. Логин и временный пароль вы можете получить в Zendesk.
2.Область применения
Данный документ используется в процессе настройки электронной почты Gmail.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.
3. Иерархия документов
3.1 УВВ-З1-2 Производственная культура
- УВВ-З1-202-01 Коммуникации
- УВВ-З1-2К06-01 Настройка электронной почты Gmail
4. Характеристика процесса
4.1 Инициирующие факторы
Создан новый аккаунт в Gmail, который необходимо настроить.
4.2 Требования ко входу процесса
Новый аккаунт в Gmail.
4.3 Требования к выходу процесса
Аккаунт в Gmail, настроенный в соответствии с требованиями данной инструкции.
4.4 Ресурсы
- Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет
- Аккаунт в Gmail, Egnyte и Clip2Net
5. Описание процесса
5.1
Для начала работы нажмите иконку Google Chrome на рабочем столе вашего компьютера.
В открывшемся окне выбираем вкладку Почта (Рис. 1).
В соответствующие поля вводим полученный адрес и временный пароль (Рис. 2).
5.2
Далее необходимо сменить временный пароль на постоянный. Для этого в верхнем правом углу нажимаем на поле со своим адресом (Рис. 3.1) и в открывшемся меню выбираем Настройки аккаунта (Рис. 3.2).
На открывшейся странице выбираем Изменить пароль (Рис. 4), вводим новый пароль и сохраняем его (Рис. 5).
ПРИМЕЧАНИЕ: Далее, для более удобного процесса настройки почты рекомендуется воспользоваться электронной версией данной инструкции, которая расположена в файловом хранилище Egnyte (Рис. 6)
6. Настройка автоподписи
Автоподпись - это подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем вашим электронным письмам. Автоподпись настраивается с помощью программы WiseStamp.
6.1
Для ее установки переходим по ссылке и выбираем Install on Chrome (Рис. 7).
6.2
Через несколько секунд в нижней части рабочего стола появится соответствующая надпись. Нажимаем Далее (Рис. 8).
6.3
В открывшемся окне подтверждения установки нажимаем Установить (Рис. 9).
6.4
После того, как программа установится, на странице вашей почты появится соответствующий значок. Заходим в программу, кликнув на иконку @ на панели инструментов Google Chrome (Рис. 10).
6.5
Выбираем Open WiseStamp (Рис. 11).
6.6
В открывшемся окне программы выбираем HTML (Рис. 12).
6.7
Открывается еще одно окно, к которое нужно вставить шаблон кода (Рис. 13).
6.8
В данное окно необходимо скопировать следующий текст:
| <img src="https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg” alt="" width="100" height="100" /> |
Николай Сабинин |
|
| М: +7925 726 9145 Ф: +7495 984 6631 |
<img src="https://vols-vl.box.com/shared/static/3e9vmbm1q1eg6gsk96i8.jpg" alt="UVV logo" width="100" /> | |
6.9
Теперь в этом окне в тексте кода заменяем информацию, выделенную красным цветом, на свою, а именно: Прямую ссылку на файл вашего фото Вместо https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg нужно вставить ссылку на свое фото в интернете. Для хранения ссылки на фотографию используем бесплатное программное обеспечение Clip2Net. Иснструкцию по работе с этой программой можно найти в файловом хранилище Egnyte (Рис. 14).
7. Поддержка
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
- Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
- Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)
Источник
- УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции
