Ведение календаря. Google

Введение

Цель

Планирование рабочего дня (недели, месяца), назначение встреч и фиксирование информации по ним, бюджетирование времени на выполнение задач в Google календаре.

Назначение

Описание принципов и правил ведения календаря, последовательности действий при создании мероприятий и фиксировании информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям с помощью Google календаря.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае изменения интерфейса календаря Google.

Общее

Сотрудники Компании при планировании рабочего дня и назначении мероприятий используют Google календарь. Календарь помогает планировать конкретные действия во времени и используется в Компании для организации мероприятий, фиксирования информации по прошедшим и предстоящим мероприятиям и для учета рабочего времени Сотрудников.

Область применения

Данный документ используется в процессе планирования рабочего дня и назначении мероприятий.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-2-01 Производственная культура

• УВВ-З1-212-01 Тайм-менеджмент
  • УВВ-З1-2К03-01 Ведение календаря. Google.

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Необходимость планирования рабочего времени Сотрудников.

Требования ко входу процесса

Наличие встреч и задач, которые необходимо спланировать и внести в календарь.

Требования к выходу процесса

• Спланированный рабочий день (неделя, месяц) в календаре Google.
• Внесенная информация по прошедшим мероприятиям.

Ресурсы

• Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет.
• Аккаунт в Google.

Планирование

При создании аккаунта в Gmail у Вас автоматически появляется Ваш календарь, чтобы зайти в него нажмите на вкладку Календарь в меню Google слева в верхней части страницы (Рис. 1).

Рис. 1 Открытие календаря из меню Google

Принципы планирования в Google календаре

При планировании мероприятий и задач в календаре необходимо придерживаться следующих правил:

• Личный список дел Сотрудника на день в календаре планируется с учетом режима рабочего дня компании, описанного в политике УВВ-З1-2-01 ПВТР и положении УВВ-З1-212-01 Тайм-менеджмент.
• Первыми в календарь на день попадают уже оговоренные встречи и мероприятия, привязанные к конкретному времени, потом - задачи из списка RTM, обладающие наиболее высоким приоритетом или конкретным сроком выполнения.
• Задачи менее приоритетные или не привязанные жестко ко времени выполнения дополняют список дел на день в календаре
• Календарь на день не должен планироваться плотно - обязательно необходимо оставлять совокупно 1-2 часа в течении дня незанятыми для выполнения незапланированных задач, срочных для выполнения.

Режим дня

Сотрудник должен сразу внести к себе в календарь мероприятия, на которые в соответствии с положением УВВ-З1-212-01 Тайм-менеджмент отведено конкретное время согласно установленному Режиму рабочего дня (Рис. 2).
9:00 – 9:15 – Планирование рабочего дня
9:15 – 9:30 – Просмотр электронной почты
9:30 – 10:30 – Закрытый час
12:00 – 14:00 – Просмотр электронной почты
17:00 – 17:45 – Просмотр электронной почты
17:45 – 18:00 – Закрытие рабочего дня

ВНИМАНИЕ: Запрещается ставить в календаре просмотр электронной почты с 12:00 до 14:00 и с 17:00 до 17:45, необходимо выделять на это 15-30 минут в установленные промежутки времени.

Рис. 2 Внесение в календарь мероприятий по ТМ

Календари

Виды календарей

Ваш основной календарь будет отображаться в списке Мои календари в левой части страницы (Рис. 4.1). Помимо него там будут видны те календари, создателем которых Вы являетесь, и те к которым у Вас есть доступ уровня “Вносить изменения + предоставлять доступ” (подробнее о правах доступа в п. 6.4 Открытие доступа). Сотрудникам, часто выезжающим на встречи и в командировки, необходимо создать дополнительный календарь “Отсутствия” (см. п. 6.2 Создание/удаление календаря). Календарь необходимо называть: Отсутствие фамилия в р.п.

ПРИМЕР: Отсутствие Корнеевой (Рис. 3)

В нем необходимо отмечать командировки, отпуска, больничные т.е. мероприятия, подразумевающие Ваше отсутствие в офисе весь день. Календарь отсутствия необходимо открыть своему непосредственному руководителю с доступом уровня «Просматривать сведения о мероприятиях». Он автоматически появится у вашего руководителя в списке Другие календари.

Рис. 3 Создание календаря отсутствия

В левом столбце Другие календари отображаются календари, которые вы можете просматривать, а также календари к которым есть доступ уровня “Вносить изменения”. Здесь вы можете добавить интересующие Вас календари коллег (Рис. 4.2).

Рис. 4 Виды календарей

Создание/удаление нового календаря

Чтобы создать новый календарь, выполните указанные ниже действия:

• Нажмите кнопку со стрелкой рядом со списком Мои календари и выберите “Создать календарь”.
• В меню Создать новый календарь введите необходимую информацию
• Нажмите Создать календарь.
  

Созданный календарь появится в списке Мои календари.

ВНИМАНИЕ: Количество календарей, которые можно создать за один раз, ограничено. Если при создании нового календаря появляется сообщение об ошибке, подождите 24 часа и повторите попытку

Чтобы навсегда удалить календарь из списка, выполните следующие действия:

• Нажмите на значок шестеренки в верхней части страницы и выберите пункт Настройки Календаря (Рис. 5.1), затем нажмите вкладку Календари (Рис. 5.2).
• Нажмите на ссылку Отменить подписку (Рис. 5.3) или Удалить (Рис. 5.4) рядом с календарем, который нужно стереть.

Рис. 5 Удаление календаря

При нажатии ссылки Удалить календарь будет удален навсегда. Доступа к нему не будет ни у кого, включая создателей и подписчиков.

ВНИМАНИЕ: Не удаляйте календари, создателями которых вы не являетесь

При удалении календаря появляется предупреждение (Рис. 6).

Рис. 6 Предупреждение об удалении календаря общего пользования

Календарь коллеги

Чтобы добавить календарь коллеги, выполните следующие действия:

• Нажмите Добавить календарь коллеги, в поле для ввода введите соответствующий электронный адрес коллеги, календарь которого вы ищите и нажмите кнопку Enter (Рис. 7).

Рис. 7 Добавление календаря коллеги

Если календарь коллеги открыт для совместного доступа, он появится в левом столбце в разделе "Другие календари". Если календарь является закрытым, вы сможете увидеть на какие часы запланированы мероприятия у коллеги, но не сможете просматривать информацию о них. Все мероприятия будут отображаться у вас с пометкой “Занято” (Рис. 8).

Рис. 8 Закрытый календарь

Коллега может открыть вам доступ к своему закрытому календарю. Чтобы это сделать, ему нужно выполнить действия из п. 6.4 Открытие доступа. После того как доступ к календарю коллеги будет открыт, он автоматически появится в вашем списке при следующем входе в Календарь Google.

Открытие доступа

Чтобы предоставить общий доступ к календарю, выполните указанные ниже действия:

• В списке календарей в левой части страницы нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с соответствующим календарем и выберите команду Открытие общего доступа к этому календарю. Откроется меню Подробные сведения и вкладка Открытие общего доступа к этому календарю (Рис. 9).
• Напротив графы Предоставить доступ к календарю всем пользователям, входящим в организацию ОАО “Управление ВОЛС-ВЛ”, вы можете выбрать (Рис. 9.1):
  • Просматривать все сведения о мероприятиях. Это значит, что все сотрудники смогут просматривать информацию о мероприятиях в Вашем календаре.
  • Просматривать только информацию о свободном и занятом времени (скрыть подробности). В этом случае все мероприятия в Вашем календаре будут отображаться для Ваших коллег с пометкой “Занято” (Рис. 8).
    

Также вы можете предоставлять разный уровень доступа для отдельных пользователей. Для этого в том же меню необходимо выполнить следующие действия:

• Введите адрес электронной почты пользователя, которому нужно открыть доступ к календарю (Рис. 9.2).
• В настройках разрешений выберите необходимый уровень доступа (Рис. 9.3):
  • Вносить изменения + предоставлять доступ. Такой вид доступа позволяет создавать, изменять и удалять мероприятия. Это удобно для использования совместных ресурсов. Пример: календарь “Переговорная 424”. Однако, такой вид доступа не рекомендуется предоставлять для основного календаря, т.к. он позволяет удалить и сам календарь.
  • Вносить изменения. При таком уровне доступа Ваш коллега сможет создавать/изменять/удалять мероприятия в Вашем календаре и просматривать информацию о них. Данный вид доступа удобен для работы администратора с календарем руководителя.
  • Просматривать все сведения о мероприятиях (см. выше)
  • Просматривать только информацию о свободном и занятом времени (скрыть подробности) (см. выше)
• После этого нажмите кнопку Добавить (Рис. 9.4).
  

Если вы хотите удалить имеющийся доступ к Вашему календарю для конкретного пользователя нажмите на значок корзины справа от электронного адреса пользователя, которого необходимо удалить (Рис. 9.5).

Рис. 9 Открытие доступа

Режим просмотра календаря

Существуют разные режимы просмотра календаря Google: по дням, неделям и месяцам. Кроме того, можно настроить режим просмотра календаря, в котором будет отображаться столько дней, сколько вам нужно (Рис. 10).

Рис. 10 Выбор режима просмотра

Переключение между разными режимами просмотра осуществляется при помощи кнопок в правом верхнем углу календаря (Рис. 10.1). Чтобы быстро настроить режим просмотра, нажмите на нужную дату в мини-календаре и выделите период времени до желаемой конечной даты, не отпуская кнопку мыши (Рис. 10.2).
Режимы просмотра:

• День. В режиме просмотра "День" отображаются мероприятия одного дня. Чтобы открыть этот режим просмотра, нажмите кнопку День в правом верхнем углу календаря (Рис. 11.1). Одиночные стрелки в левом верхнем углу календаря позволяют перейти на день назад или вперед (Рис. 11.2). Для возврата в текущий день нажмите кнопку Сегодня (Рис. 11.3) или выберите нужную дату в мини-календаре, который отображается слева (Рис. 11.4).
  

Мероприятия на весь день отображаются в верхней части представления.

Рис. 11 Режим просмотра "День"

В таком режиме удобно просматривать запланированные задачи и мероприятия на конкретный день.

• Неделя. В режиме просмотра "Неделя" отображаются мероприятия текущей недели. Этот режим просмотра включен по умолчанию.
• Месяц. В режиме просмотра "Месяц" отображаются мероприятия текущего месяца. Чтобы открыть этот режим просмотра, нажмите кнопку Месяц в правом верхнем углу календаря (Рис. 11.5).
  

В режимах просмотра “Неделя” и “Месяц” удобно планировать свое рабочее время на более длительный период: выбрать день для длительной встречи, запланировать командировку и т.д. Помимо этого такие представления календаря позволяют быстрее просматривать уже прошедшие мероприятия.

Мероприятия

Создание мероприятия

• Создание с помощью ссылки "Создать"
  

Нажмите ссылку "Создать" в левом столбце календаря (Рис. 12.1). Откроется страница, на которой можно ввести любую информацию о мероприятии.

• Создание в списке календарей
  

Слева в списке календарей нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с соответствующим календарем (Рис. 12.2). Затем выберите пункт "Создать мероприятие в этом календаре" (Рис. 12.3).

Рис. 12 Создание мероприятия

Мероприятия в Вашем календаре появляются не только при создании их самостоятельно, но и тогда, когда Вы соглашаетесь принять участие в мероприятии, на которое Вас пригласили. Когда Вас приглашают принять участие в мероприятии, используя Календарь Google, они автоматически появляются в Вашем календаре. Чтобы дать ответ, нажмите на мероприятие и выберите “Да”, “Может быть” или “Нет” (Рис. 13).

Рис. 13 Ответ на приглашение в календаре

Также можно ответить нажав ссылку на мероприятии "Изменить сведения о мероприятии"и выбрать соответствующий ответ в разделе "Придете?" (Рис. 14.1), при желании добавить заметку и затем нажать "Сохранить" (Рис. 14.2).

Рис. 14 Ответ на приглашение в меню Мероприятие

Если Вы хотите изменить решение об участии в мероприятии, снова перейдите на страницу мероприятия и нажмите на ссылку "Добавить комментарий или изменить свой ответ" (Рис. 15).

Рис. 15 Добавление комментария или изменение ответа

В случае, если Вы отказываетесь от участия в мероприятии, необходимо обязательно указать причину Вашего отказа в графе “Добавление заметки” (Рис. 16).

Рис. 16 Отказ от мероприятия

Вы также получите сообщение с текстом приглашения по электронной почте. Пользователь Gmail может непосредственно ответить на приглашение, полученное по электронной почте (Рис. 17).

Рис. 17 Приглашение на мероприятие по электронной почте

Изменение мероприятия

Чтобы просмотреть или изменить сведения о мероприятии, выберите его и нажмите на ссылку Изменить мероприятие (Рис. 18).

Рис. 18 Изменение мероприятия

Кроме того, можно нажать на название мероприятия, чтобы открыть страницу со сведениями о нем. На этой странице можно вносить изменения и просматривать ответы гостей. После внесения необходимых изменений нажмите кнопку Сохранить.
Обратите внимание, что изменять мероприятия можно только в календарях, для которых имеется разрешение на изменение, т.е. уровень доступа не ниже “Вносить изменения".

ВНИМАНИЕ:При внесении каких-либо изменений в мероприятие, не забудьте уведомить гостей

Удаление мероприятия

Чтобы удалить мероприятие из календаря, нажмите на это мероприятие. В результате появится всплывающее окно данного мероприятия. В этом окне находится кнопка для удаления мероприятия или стирания его из календаря (Рис. 19).

Рис. 19 Удаление мероприятия

• Удалить из этого календаря
  

Эта функция доступна только для мероприятий, на которые вы приглашены и которые не можете изменить. После вызова этой команды мероприятие исчезнет только из вашего календаря, но останется в календарях других гостей и организатора.

• Удаление мероприятия
  

Эта функция доступна только для мероприятий, создателем которых Вы являетесь и которые Вы можете изменять. После нажатия кнопки “Удалить”, появится запрос (Рис. 20).

Рис. 20 Уведомление гостей об отмене мероприятия

Выберите Удалить и уведомить гостей. После вызова этой команды мероприятие исчезнет как из вашего календаря, так и из календарей приглашенных гостей. Таким образом, мероприятие будет полностью удалено.

ВНИМАНИЕ: Удаленное мероприятие может остаться в календарях ваших гостей. Предположим, вас пригласили на мероприятие, а вы пригласили на него дополнительных гостей. Если вы удалите это мероприятие из своего календаря, оно не исчезнет из их календарей. Удалить мероприятие из календарей всех гостей может только владелец мероприятия

При удалении повторяющегося мероприятия можно выбрать один из указанных ниже вариантов:

• Чтобы удалить только одно мероприятие в серии, нажмите кнопку Только это мероприятие (Рис. 21.1).
• Чтобы удалить все следующие мероприятия в серии, нажмите Все следующие (Рис. 21.3).
• Чтобы удалить все мероприятия в серии, нажмите Все мероприятия в этой серии (Рис. 21.2).

Рис. 21 Удаление повторяющегося мероприятия

Название мероприятия

После создания мероприятия необходимо внести основную информацию о нем. Название должно быть коротким и содержать основную информацию о мероприятии. Это необходимо для быстрого поиска как прошедших так и предстоящих встреч. Поэтому, назначая в календаре встречу, сотрудники компании должны придерживаться следующих правил:

• Встреча с сотрудником по конкретному проекту. Вначале необходимо указать название проекта, далее ключевой момент, который будет обсуждаться.

ПРИМЕР: Р-Контакты: встреча РГ, план работ по чистке Soocial

• Встреча с сотрудником не привязана к проектам, или подразумевает обсуждение нескольких проектов. Вначале указывается пятибуквенный код сотрудника, далее тема встречи.

ПРИМЕР: KloIY: отчет по командировке в Тверь; LeoDV: проекты типа П

• Встреча с представителем сторонней организации. В этом случае вначале указывается контрагент (если имеется), фамилия контакта (основного если их несколько), далее тема встречи.

ПРИМЕР: ВК, Клетинская: согласование договорной конструкции

• Встреча по проекту с представителем другой организации. Необходимо вначале указать название проекта, далее фамилию контакта и тему встречи.

ПРИМЕР: Р-ТМ, Профатилов: обсуждение плана реализации проекта

Начало/окончание, повторяющиеся мероприятия

Создавая мероприятие необходимо указать дату и время начала, а также дату и время окончания. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• Нажмите кнопку Дата начала/Дата окончания.
• В появившемся всплывающем календаре выберите дату.
• Нажмите кнопку Время начала/Время окончания.
• В появившемся всплывающем окне установите время начала/окончания мероприятия (Рис. 22).

Рис. 22 Начало и окончание мероприятия

Чтобы создать повторяющееся мероприятие, выполните указанные ниже действия:

• На странице сведений о мероприятии установите флажок Повторить...(Рис. 23.1).
• В появившемся всплывающем окне настройте нужные параметры (Рис. 23.2). Проверьте поле Сводка, чтобы убедиться, что все настройки верны (Рис. 23.3), и нажмите кнопку Готово (Рис. 23.4).

Рис. 23 Повторяющиеся мероприятия

Мероприятие на весь день

Мероприятие на весь день - это мероприятие, продолжающееся целый день. Чтобы создать мероприятие на весь день, установите флажок "Весь день" на странице "Создать мероприятие" (Рис. 24). Можно добавлять информацию о отпусках, командировках, больничных. Напоминания о мероприятиях на весь день по умолчанию ( изменить эти настройки нельзя) отправляются в 17:00 накануне (в соответствии с выбранным часовым поясом).

Рис. 24 Мероприятие на весь день

Такие мероприятия необходимо вносить в календари отсутствия (см. п. 6.1 Виды календарей). Также для таких мероприятий удобно использовать функцию “Автоматическое отклонение приглашений” (Подробнее в п. 7.14 Автоматическое отклонение приглашений).

Место проведения

В поле "Место" укажите адрес физического места, к которому надо привязать событие (Рис. 25.1). После сохранения события и повторного входа под полем место появится окошко с фрагментом интерактивной карты из Google Maps (Рис. 25.2).

Рис. 25 Назначение места проведения мероприятия

Это также удобно для поиска прошедших мероприятий. При вводе соответствующего адреса в поле Поиска, отобразятся все мероприятия, привязанные к этому адресу (Рис. 26).

Рис. 26 Поиск мероприятия по адресу

Приложения

Создавая мероприятие вы можете “прикрепить” к нему необходимые документы из ваших Google документов (если этих документов там еще нет, необходимо их загрузить). Помимо этого необходимо прикреплять документы и необходимую информацию по мероприятию после его окончания (протокол, записи, которые велись в ходе встречи, раздаточные материалы). Так Вы всегда сможете не только найти встречу спустя длительное время, но и все сопровождающие документы.
Чтобы добавить приложение откройте страницу “Создать мероприятие” и нажмите Добавить приложение (Рис. 27.1), в появившемся всплывающем окне выберите необходимый документ из вашего архива (Рис. 27.2) и нажмите Выбрать (Рис. 27.3).

Рис. 27 Добавление приложений из Google Документов

ВНИМАНИЕ: Убедитесь, что у гостей есть разрешение на доступ к приложенным файлам (см. УВВ-З1-2К08-01 Совместная работа над документом. Google Docs.)

Помимо этого вы можете “прикреплять” необходимую информацию в виде ссылки на Box.net, Egnyte, на различные сайты и т.д. Ссылку необходимо добавлять в поле Описание (Рис. 28).

ПРИМЕЧАНИЕ:Т.к. адрес url может оказаться длинным и не удобным для просмотра с мобильных устройств, желательно пользоваться укороченной ссылкой, полученной на [http://goo.gl/]. Кроме того, такая ссылка выглядит более эстетично и более удобна для копирования при необходимости

Рис. 28 Материалы к встрече

Конфиденциальность

Описанные ниже параметры позволяют управлять доступностью отдельных мероприятий в календаре:

• По умолчанию. Если выбрать данный параметр настройки, конфиденциальности мероприятия будут совпадать с настройками конфиденциальности календаря. Например, если календарь является закрытым, все запланированные мероприятия по умолчанию также будут закрытыми. Такой же принцип действует и для открытых календарей. Следующие два параметра позволяют управлять доступностью отдельных мероприятий в открытых, закрытых календарях и календарях с открытым доступом.
• Личное. Если выбрать данный параметр, мероприятие и сведения о нем в открытом календаре или календаре с открытым доступом будут доступны только Вам и пользователям с правами не ниже уровня "Вносить изменения".
• Общедоступное. Данный параметр делает сведения о мероприятии доступными для пользователей, имеющих доступ к информации о свободном и занятом времени. Если информация о свободном и занятом времени календаря доступна определенному человеку или всем пользователям, данный параметр позволяет таким пользователям просматривать все сведения о конкретном мероприятии (Рис. 29).

Рис. 29 Конфиденциальность мероприятия

Настройка напоминаний

Календарь Google поддерживает несколько вариантов напоминаний. Можно выбрать получение напоминаний о мероприятиях по SMS, электронной почте или через всплывающие окна в самом Календаре Google.
Чтобы настроить параметры напоминаний, выполните следующие действия:

• Слева в списке календарей нажмите кнопку со стрелкой вниз напротив нужного календаря и выберите пункт Уведомления (Рис. 30).

Рис. 30 Вход в настройки уведомлений

• В разделе "Напоминания" выберите способ и время по умолчанию для мероприятий, запланированных в данном календаре (Рис. 31.1). На этой странице также можно настроить напоминание в разделе "Как вас уведомлять" (Рис. 31.2).
• Нажмите Сохранить (Рис. 31.3).

Рис. 31 Настройка уведомлений

ВНИМАНИЕ:Изменения в настройках напоминаний о мероприятиях в календаре касаются только того пользователя, который их вносит. Приглашенные гости или лица, имеющие доступ к мероприятиям, будут получать напоминания в соответствии со своими настройками напоминаний Календаря Google

Чтобы получать уведомления на свой мобильный телефон, необходимо его зарегистрировать и получить проверочный код. Для этого выполните указанные ниже действия:

• Зайдите в настройки календаря (Рис. 32.1).
• Откройте вкладку Настройка для мобильных устройств(Рис. 32.2).
• Введите свой номер телефона в поле Телефон (Рис. 32.3).
• Нажмите кнопку Отправить проверочный код (Рис. 32.4). После этого Вы получите текстовое сообщение на мобильный телефон.
• Получив это сообщение, введите код в поле Проверочный код (Рис. 32.5).
• Нажмите кнопку Завершить настройку (Рис. 32.6).
• Нажмите кнопку Сохранить (Рис. 32.7).

Рис. 32 Настройки для мобильных устройств

Приглашение гостей на мероприятие

С помощью Календаря Google можно создавать приглашения на мероприятия, отправлять их коллегам и отслеживать ответы и комментарии к ним.
Чтобы пригласить пользователя принять участие в мероприятии, выполните указанные ниже действия:

• Выберите мероприятие или создайте новое.
• В разделе Добавить гостей, справа, введите адрес электронной почты каждого из гостей и нажмите кнопку Добавить (Рис. 33.1). В результате все добавленные пользователи появятся ниже, в разделе Гости (Рис. 33.2).
• В разделе Гости могут выберите подходящие параметры (Рис. 33.3).

Рис. 33 Приглашение гостей

• При нажатии кнопки Сохранить, появится всплывающее окно Отправка приглашений, после нажатия кнопки Отправить Вашим гостям придет приглашение на почту (Рис. 34).

Рис. 34 Отправка приглашений

Описание мероприятия

В поле Описание вносится любая дополнительная информация о мероприятии. Это может быть: комментарий к встрече, комментарий к приложенным документам, повестка совещания и т.д. Помимо этого, в поле описание попадают ссылки на документы и необходимую информацию (Рис. 35).

Рис. 35 Описание мероприятия

Автоматическое отклонение приглашений

Эта функция удобна для мероприятий на весь день, а также в случаях, когда Вы будете заняты и не сможете отклонить приглашение вручную. Она дает возможность блокировать время в календаре, когда вы недоступны. Приглашения на любые мероприятия, назначенные на этот период, автоматически отклоняются. Пользователю, который отправил вам приглашение придет уведомление (Рис. 36).

Рис. 36 Уведомление об отклоненном приглашении

На Вашу почту придет обычное приглашение на мероприятие. В случае, если Вы по каким-либо причинам готовы изменить свои планы, Вы можете принять приглашение.

ВНИМАНИЕ: Если Вы соглашаетесь на участие в мероприятии, необходимо дополнительно уведомить организатора, т.к. ему придет автоматическое отклонение приглашения

Для подключения данной функции выполните указанные ниже действия:

• Откройте вкладку Лаборатория/// (Рис. 37.1) в меню настроек календаря.
• На странице настроек экспериментальных функций найдите “Автоматическое отклонение приглашений”. Установите переключатель Включить (Рис. 37.2).
• Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить (Рис. 37.3).

Рис. 37 Настройка функции автоматического отклонения приглашений

После включения этой функции в поле "Мой статус:" отобразится параметр "Занят (отклонять приглашения)" (Рис. 38). При создании мероприятия на весь день, не забывайте ставить этот статус.

Рис. 38 Статус Занят (отклонять приглашения)

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Екатерина Корнеева, специалист по корпоративному управлению (KorEA@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-2К03-01 Ведение календаря. Google.