|
|
| Строка 1: |
Строка 1: |
| − | [[Изображение:УВВИ-0-0.png|thumb|center||772px|]] | + | [[Изображение:УВВИ-0-1.png|thumb|center|Сюда загрузить шапку из инструкции|772px|]] |
| | ==1. Введение== | | ==1. Введение== |
| | ===1.1 Цель=== | | ===1.1 Цель=== |
| − | Обеспечение учета и сохранности [[документ]]ов, поступающих в [[компания|Компанию]].<br />
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ===1.2 Назначение=== | | ===1.2 Назначение=== |
| − | Формулирование правил регистации и распределения входящей корреспонденции. <br />
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ===1.3 Частота обновления=== | | ===1.3 Частота обновления=== |
| − | Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних [[нормативный документ|НД]].Внеплановый пересмотр — в соответствии с ''УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов''.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ===1.4 Общее=== | | ===1.4 Общее=== |
| − | В Компанию поступает множество различных документов. Документы могут быть получены по почте (в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания), приняты по факсу, электронной почте, доставлены внешним курьером или курьером Компании.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ==2.Область применения== | | ==2.Область применения== |
| − | Данный документ используется в [[процесс]]е регистрации и распределения корреспонденции, поступающей в Компанию. <br />
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.'''</blockquote>
| |
| − | Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании. <br />
| |
| − | Данный документ '''может'''/не может использоваться вне Компании.
| |
| − | | |
| | ==3. Иерархия документов== | | ==3. Иерархия документов== |
| − | 3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании | + | 3.1 УВВП-О-0-00 ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | *УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции. | + | *УВВИ-О-0-00-00 ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ==4. Характеристика процесса== | | ==4. Характеристика процесса== |
| | ===4.1 Инициирующие факторы=== | | ===4.1 Инициирующие факторы=== |
| − | Документы, поступающие в Компанию и подлежащие регистрации, должны быть обработаны и зарегистрированы в Канцлярии.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ===4.2 Требования ко входу процесса=== | | ===4.2 Требования ко входу процесса=== |
| − | Документы, поступившие в Компанию.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ===4.3 Требования к выходу процесса=== | | ===4.3 Требования к выходу процесса=== |
| − | Поступившие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации входящей корреспонденции, с присвоенными регистрационными номерами и переданные в работу.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ===4.4 Ресурсы=== | | ===4.4 Ресурсы=== |
| − | *Журналы регистрации входящих документов — бумажный и электронный варианты; <br /> | + | *ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | *Лоток для хранения в течение дня поступивших и зарегистрированных документов; <br /> | + | *ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | *Папка для хранения резервных копий входящей документации; <br /> | + | *ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | *Доступ к папке «Корреспонденция [о]» в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com]; <br /> | + | *ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | *Штамп для входящих документов; <br /> | + | *ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | *Бланк сопроводительного письма. <br /> | + | *ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | == 5. Описание процесса== | | == 5. Описание процесса== |
| − | ===5.1=== | + | ===5.1 ТЕКСТ ТЕКСТ=== |
| − | Сотрудник Канцелярии (Офис-менеджер) ситематически в течение дня получает корреспонденцию «в руки», просматривает факсимильную почту и электронную почту и проводит первичную обработку входящей корреспонденции. <br />
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | При получении входящей корреспонденции Офис-менеджер проверяет правильность доставки, вскрывает конверты, проверяет количество листов документа и наличие приложений. <br />
| + | ===5.2 ТЕКСТ ТЕКСТ=== |
| − | | + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ. |
| − | При отстутствии необходимого количества приложений или листов документа он ставит в изветстность отправителя и потенциального получателя. Такой документ хранится у Офис-менеджера до устранения несоответствий, если иное не оговорено с отправителем или потенциальным получателем. Документ, даже не полный, при передаче на руки получателю проходит процедуру регистрации в соответствии с настоящей инструкцией. <br />
| + | ===5.3 ТЕКСТ ТЕКСТ=== |
| − | | + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним необходимо узнать адрес отправителя, время отправки и получения документа, или когда на конверте имеется пометка «Срочно».'''</blockquote>
| + | ===5.4 === |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Не вскрываются письма, адресованные физическому лицу или с пометкой «Лично».'''</blockquote>
| + | 5.4.1 ТЕКСТ ТЕКСТ <br /> |
| − | | + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | ===5.2=== | + | 5.4.2 ТЕКСТ ТЕКСТ <br /> |
| − | Подлежащая регистрации корреспонденция, полученная на общий электронный адрес Компании, а также пересылаемая Сотрудником документация, полученная им от Контрагента на корпоративный персональный электронный адрес, также должна быть распечатана и зарегистрирована.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | ===5.3 Журналы регистрации=== | + | ===5.5 ТЕКСТ ТЕКСТ=== |
| − | Офис-менеджер в течение дня регистрирует всю входящую корреспонденцию в Журнале регистрации входящих документов. Журнал существует как в бумажном варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]» в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com]. Информация в электронный журнал заносится в течение рабочего дня.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| − | ===5.4 Состав журналов регистрации=== | |
| − | 5.4.1 Бумажный журнал <br /> | |
| − | Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
| |
| − | [[Изображение:УВВИ22.jpg|thumb|center|800px|'''Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации входящей корреспонденции''']]
| |
| − | 5.4.2 Электронный журнал <br /> | |
| − | Папка «Корреспонденция [о]» разбита по годам, в ней есть папка «Входящие [о]», где лежат электронные журналы для регистрации (Рис. 2).
| |
| − | [[Изображение:УВВИ33.jpg|thumb|center|514px|'''Рис.2 Путь к электронному журналу''']]
| |
| − | | |
| − | ===5.5 Заполнение журналов=== | |
| − | В графе «№ Вх.» документу присваивается входящий порядковый номер (Рис. 3.1).
| |
| − | Порядок формирования входящего регистрационного номера, например, УВВ-В-0001-11, следующий:
| |
| − | *УВВ — аббревиатура названия Компании;
| |
| − | *В — отметка о том, что документ является входящим;
| |
| − | *0001 — номер документа по порядку;
| |
| − | *11 — 2011 год.
| |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-В-004-11 не допускаются.'''</blockquote>
| |
| − | [[Изображение:УВВИ44.png|thumb|center|762px|'''Рис.3 Бумажный Журнал регистрации входящей корреспонденции''']]
| |
| − | В графе «Дата» указывается дата поступления документа Офис-менеджеру (Рис. 2.2). <br />
| |
| − | В графе «От кого оступил» указывается контрагент — Компания, из которой поступил документ (Рис. 3.3). Название контрагента пишется без кавычек. Сначала идет существенная часть названия — уникальное имя, например, ВымпелКом. Далее могут идти вспомогательные существительные типа Трест, ПМК и прочее. Название зарубежных компаний пишется на латыни, российских (или СНГ) — кириллицей. Форма собственности (ООО, ОАО...) не указывается. <br />
| |
| − | В том случае, если отправитель - частное лицо, указывается его ФИО в порядке «Фамилия И.О.». <br />
| |
| − | Если письмо, исходя из содержания, действительно представляет собой интерес и ценность, а отправителя определить не возможно, то в графе ставится прочерк. <br />
| |
| − | В графе «Способ доставки» указывается, каким образом документ поступил в Компанию: с внешним курьером, с курьером Компании, почтой, факсимильной почтой, электронной почтой (Рис. 3.4). <br />
| |
| − | В графе «№ Исх.» указывается исходящий номер документа, присвоенный ему отправителем при регистрации (Рис. 3.5). <br />
| |
| − | В графе «Краткое содержание» указывается вид и краткое описание поступившего документа (Рис. 3.6). Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания. <br />
| |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: В сопроводительном письме отправителя, как правило, описывается краткое содержание приложенных документов.'''</blockquote>
| |
| − | При описании прочей документации указывается вид документа, его номер и дата. <br />
| |
| − | <blockquote>'''ПРИМЕР: Договор № 31 от 07.05.2011, Счет № HR-098765 от 12.08.2011.'''</blockquote>
| |
| − | <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.'''</blockquote>
| |
| − | В графе «Адресовано» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому адресовано данное письмо (Рис. 3.7). Если имя конкретного адресата не следует из текста письма, то оно адресуется генеральному директору. <br />
| |
| − | При работе с прочими документами, если конкретный адресат не указан и не понятен из текста сообщения, то указываются следующие сотрудники:
| |
| − | *[[Договор]]ы и дополнительные соглашения к ним, [[техническая документация]] — Генеральному директору;
| |
| − | *Счета, счета-фактуры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные и [[ акт выполненных работ|акты выполненных работ]] — Финансовому директору.
| |
| − | Отметки в остальных графах журнала делаются по мере прохождения документом процедуры регистрации. <br />
| |
| − | В связи с тем, что входящая документация должна быть зарегистрирована в Канцелярии в день ее поступления в Компанию, но не всегда входящая документация, полученная сотрудником Компании, своевременно поступает Офис-менеджеру, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале оставляется резервная строка (Рис. 3.8).
| |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.'''</blockquote>
| |
| − | <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочим днями.'''</blockquote>
| |
| − | При заполнении бумажного журнала указывается только входящий порядковый номер.
| |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.'''</blockquote>
| |
| − | В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).
| |
| − | [[Изображение:УВВИ55.png|thumb|center|776px|'''Рис. 4 Электронный вид журнала регистрации входящей корреспонденции''']]
| |
| − | На зарегистрированных документах в нижнем правом углу Офис-менеджер ставит штамп — отметку о поступлении документа в организацию (Рис. 5). <br />
| |
| − | [[Изображение:Штамп.jpg|209px|thumb|center|'''Рис.5 Штамп''']]
| |
| − | При этом штамп ставится только на следующих документах:
| |
| − | *Письмах отправителя;
| |
| − | *Сопроводительных письмах отправителя к любым документам;
| |
| − | *Копиях (факсимильных, электронных, ксерокопиях).
| |
| − | | |
| − | Для остальных документов штамп ставится на прикладываемом сопроводительном письме в правом нижнем углу. <br />
| |
| − | Ко всем зарегистрированным документам Офис-менеджер заполняет сопроводительное письмо (Рис. 6). <br />
| |
| − | <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: На сопроводительных письмах Компании штамп Офис-менеджера ставится в специальном поле для штампа в верхнем правом углу (Рис. 6.1).'''</blockquote>
| |
| − | [[Изображение:УВВИ6.png|thumb|center|420px|'''Рис.6 Сопроводительное письмо''']]
| |
| − | | |
| − | В верхней строке проставляются дата и номер документа (Рис. 6.2), в первом поле указывается просьба (Рис. 6.3), во втором — краткое описание и номер входящего документа (Рис. 6.4). В верхнем левом углу полей «Согласование» и «Резолюция» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому документ передан к рассмотрению (Рис. 6.5). <br />
| |
| − | Ежедневно после проставления штампа и присвоения входящего номера Офис-менеджер сканирует, копирует и сохраняет все входящие зарегистрированные в течение дня документы в папке для резервного копирования. Документы в папку подшиваются в порядке присвоенного входящему документу номера. При этом делается отметка о выполнении в графе журнала регистрации «Отметка о резервной копии» (Рис. 3.9). <br />
| |
| − | | |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Если штамп не может быть проставлен на самом документе, то Офис-менеджер снимает копию с первого листа документа, ставит на нем штамп, затем сканирует копию первого листа со штампом и остальные листы оригинального документа.'''</blockquote>
| |
| − | Если документация поступает в сшитом виде, неудобном для копирования, делается копия только первого листа и листа с визами (если имеется), в графе «Отметка о резервной копии» указывается, что скопирован 1 (2, 3...) лист из N, где N — общее количество листов поступившем документе. В этом случае документ отдается адресату лично в руки, а адресат расписывается в графе «Оригинал получен» (Рис. 7). <br />
| |
| − | [[Изображение:УВВИ7.png|thumb|center|646px|'''Рис.7 Графа "Оригинал получен"''']]
| |
| − | <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Наличие подписи получателя документа означает, что в виду отсутствия резервной копии ответственность за сохранность документа полностью лежит на его получателе.'''</blockquote>
| |
| − | Файлу со сканированным письмом присваивается номер по номеру входящего. Документ сохраняется в папке «Корреспонденция [о] \ Входящая корреспонденция [о]». <br />
| |
| − | В бумажном журнале делается отметка в графе «Копия на диске» о выполнении процедуры (Рис. 3.10), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2). <br />
| |
| − | Сотрудники, отсутствующие в офисе, могут просматривать прикрепленные Офис-менеджером в базу сканированные копии входящих документов и начинать работу с ними, не дожидаясь прихода оригинала на руки. <br />
| |
| − | Ежедневно в процессе рабочего дня Офис-менеджер вносит всю информацию в электронный журнал для входящей корреспонденции. <br />
| |
| − | | |
| | ==6. Ответственность за несоблюдение== | | ==6. Ответственность за несоблюдение== |
| − | Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, влечет за собой отказ от принятия входящих документов в работу.
| + | ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | ==7. Поддержка== | | ==7. Поддержка== |
| | По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к: | | По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к: |
| − | *Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru) | + | *Имя Фамилия, Должность (AdcDE@vols-vl.ru) |
| − | *Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru) | + | *Имя Фамилия, Должность (AdcDE@vols-vl.ru) |
| | == Источник== | | == Источник== |
| − | *УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции | + | *УВВИ-О-0-00-00 ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ ТЕКСТ |
| | [[Категория:Инструкции]] | | [[Категория:Инструкции]] |
