Согласование и визирование документов

Введение

Цель

Систематизация и стандартизация процедуры согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Директорами.

Назначение

Описание последовательности действий при регистрации и подаче документов для согласования Сотрудниками Компании и визирования Директорами, уполномоченными лицами, получении завизированных документов и определении ответственности по внутреннему движению документов.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае обновления используемого ПО.

Общее

• Создание системы согласования и визирования документов позволяет проводить регистрацию документов Офис-менеджером и контролировать весь цикл движения документов, требующих согласования, визирования Сотрудниками и Подписантами в Компании.
  
• Подписантами являются: Генеральный директор, Коммерческий директор, Заместитель Генерального директора по корпоративным вопросам, Заместитель Генерального директора по строительству, Заместитель Генерального директора по экономике и финансам.
  

Область применения

Данный документ используется в процессе согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Подписантами, уполномоченными лицами.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.

Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-1-ХХ Управление документами и информацией

• УВВ-З1-1К04-02 Согласование и визирование документов

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Необходимость согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Согласователями и Подписантами.

Требования ко входу процесса

• Наличие документов, требующих согласования и визирования.
  
• Наличие заполненного Сопроводительного письма с кратко изложенной информацией и конкретной просьбой по данному документу, позволяющей Сотрудникам Компании оперативно понять суть и отреагировать.
  
• Наличие штампа и подписи инициатора на Сопроводительном письме.
  

Требования к выходу процесса

• Документы, согласованные и/или завизированные Согласователями и Подписантами, уполномоченным лицом с заполненным сопроводительным письмом, либо с их мотивированным отказом в этих действиях.
  
• В поле "СОГЛАСОВАНИЕ" / "РЕЗОЛЮЦИЯ":
  • Подписанные - статус Утверждено (У), Подписано (П);
  • Не подписанные - статус Отклонено (О), с комментариями Согласователей и Подписантов (причины отклонения и резолюция).
• С проставленным штампом справа от согласования / резолюции с подписью и датой подписания.
  

Ресурсы

• Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет;
• Аккаунт в volsvl.egnyte.com;
• Бланк Сопроводительное письмо;
• Журнал регистрации документов для визирования в бумажном и электронном варианте;
• Штампы для всех участников процесса;
• Лоток Документы на визирование у Офис-менеджера для хранения в течение дня поступивших для согласования и визирования документов;
• Лотки Входящие, Исходящие на рабочих столах участников процесса.

Описание процесса

Журналы регистрации

Офис-менеджер в течение дня регистрирует все поступающие для визирования документы в Журнале регистрации документов для визирования. Журнал существует как в «бумажном» варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке Корреспонденция [о] в volsvl.egnyte.com.

Состав Журналов регистрации

• Бумажный журнал

Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку Документы на визирование после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата конца ведения журнала (Рис. 1.1), в новом – дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).

Рис. 1 Титульный лист Журнала регистрации документов на визирование

• Электронный журнал
  

Папка Корреспонденция [о] в volsvl.egnyte.com разбита по годам, в ней есть папка На визирование [о], где и лежат электронные журналы для регистрации (Рис. 2).

Рис. 2 Путь к папке "На визирование"

Заполнение журналов (Рис. 3).

Рис. 3 Журнал регистрации документов на визирование

В графе № ВН. документу присваивается внутренний порядковый номер (Рис. 3.1).
Порядок формирования внутреннего регистрационного номера, например УВВ-К-0001-11, следующий:

• УВВ – аббревиатура названия Компании;
• К - отметка о том, что документ является внутренним (от слова К – Компания);
• 0001 - номер по порядку в журнале регистрации;
• 11 - 2011 год.

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.

В графе Дата ставится дата регистрации документа Офис-менеджером (Рис. 3.2).
В графе От кого поступил указывается пятибуквенный код Сотрудника, от которого поступил документ (Рис. 3.3).
В графе Кому указываются Сотрудники Компании, которым необходимо передать документ для согласования/визирования, в порядке передачи документа (Рис. 3.4).
В графе Наименование документа указывается вид документа и краткое описание поступившего документа (Рис. 3.5). Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания.

При описании прочей документации указывается вид документа и его номер и дата.

ПРИМЕР: Письмо об отправке документов в «ВымпелКом»; Договор № 31 от 07.04.2011; Счет № HR-098765 от 12.04.2011.

Отметки в остальных графах журнала делаются Офис-менеджером по мере прохождения документом процесса согласования/визирования.

В случае, когда созданный Сотрудником документ, требующий согласования и визирования, согласовывается Сотрудником у руководителя самостоятельно и для регистрации в Административно-хозяйственный отдел поступает Офис-менеджеру более поздней датой, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале оставляется резервная строка (Рис. 3.6).

ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочими днями.

При заполнении бумажного журнала указывается только внутренний порядковый номер.

ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.

В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово Резерв (Рис. 4.1).

Рис. 4 Электронный Журнал регистрации документов на визирование"

Действия инициатора

Оформить Сопроводительное письмо и приложить его к документу (Рис. 5). В первом поле указывается просьба (Рис. 5.1), во втором - тип документа, а также краткое содержание (Рис. 5.2). В поле Место для штампа проставляется штамп, содержащий следующую информацию:

• ФИО инициатора;
• Подпись;
• Дата передачи документов для визирования (Рис. 5.3).

В верхнем левом углу полей Согласование и Резолюция указывается пятибуквенный код Согласователя/Подписанта, в порядке передачи документа (Рис. 5.4).

ПРИМЕЧАНИЕ: Если документ необходимо согласовать нескольким Сотрудникам, то они указываются в поле «Согласование», а Директор - в поле «Резолюция».

Если документ идет на подпись одному человеку, то его указывают в поле «Резолюция».

Если в процессе согласования требуются дополнительные поля для согласования, то Офис-менеджер на оборотную сторону Сопроводительного письма ставит необходимое количество штампов с дополнительным полем для согласования.

Подойти к Офис-менеджеру и отдать документы для визирования или поместить их в лоток Документы для визирования на столе Офис-менеджера.

По окончанию прохождения процедуры согласования/подписания получить от Офис-менеджера завизированную документацию и расписаться в Журнале регистрации в графе Подпись инициатора (Рис. 3.7).

ВНИМАНИЕ:Наличие подписи контролирует Офис-менеджер.

Рис. 5 Сопроводительное письмо

Ответственность за своевременное получение, доработку, контроль за дальнейшим исполнением того или иного документа, проработанного Сотрудниками и/или Директором и прошедшего полный цикл регистрации у Офис-менеджера несет инициатор.

Действия Офис-менеджера

Получить от инициатора документы для визирования.
Проверить правильность составления Сопроводительного письма и наличие штампа, наличие документов указанных в сопроводительном письме.
Зарегистрировать в Журналах регистрации документов для визирования входящий документ, поставить регистрационный номер на Сопроводительном письме, приложенном к документу (Рис. 5.5).
В 14:00 передавать документы Сотрудникам, указанным в Сопроводительном письме, в руки или раскладывать в лотки Входящие для рассмотрения.
В 09:30 забирать у Директоров из лотка Исходящие завизированные/согласованные документы.
Отсканировать Сопроводительное письмо к документам, прошедшим согласование/визирование, и выложить в электронную папку Корреспонденция [о]\На визирование [о]. Файлу со сканированным письмом присваивается номер по номеру внутреннего.
В бумажном журнале делается отметка в графе Копия на диске о выполнении процедуры (Рис. 3.8), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).
Оригинал Сопроводтельного письма Офис-менеджер подшивает в папку Документы на визирование. Документы передаются инициатору с копией сопроводительного письма.
В графе Статус документа после рассмотрения дата подписания указываются все перечисленные данные, которые берутся Офис-менеджером из информации, указанной в сопроводительном письме рассмотренного документа и проставленного штампа (Рис. 3.9, Рис. 5.6).
Данные указываются в формате: У/20.01, О/21.01, где первый реквизит - статус документа после рассмотрения, второй - число и месяц. Реквизиты указываются через косую черту (слеш).
После завершения процесса регистрации документов (собранных в 09:30 и 14:00 текущего дня) разнести по Сотрудникам проработанные документы.
Ежедневно в 16:30 Офис-менеджер вносит всю информацию в электронный журнал для документов на визирование.
1 раз в 2 недели Офис-менеджер составляет и предоставляет Начальнику АХО отчет по невернувшимся сопроводительным письмам за предыдущие 2 недели.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если отчет предоставляется на 47-ой неделе года, то необходимо анализировать 44-ю и 45-ю недели года.

Ответственность за регистрацию, хранение, цикл ведения документа от получения его от инициатора/предыдущего согласующего и до отправления документа в лоток следующему согласующему, а также за возврат инициатору несет Офис-менеджер.

Действия Согласователей и Директоров

Ежедневно в 9:30 и 14:00 принимать документы для согласования/визирования.
Прорабатывать документы после получения, комментировать свои пожелания, направлять на проработку другим Сотрудникам, визировать и в графе Согласование/Резолюция Сопроводительного письма ставить Утверждено (У) или Отклонено (О), в зависимости от принятого решения, и складывать их в лоток Исходящие.
Предоставлять Офис-менеджеру возможность забирать документы из лотка Исходящие самостоятельно или по мере подписания передавать их Офис-менеджеру лично в руки.
Согласователи и Директора несут ответственность за хранение документов в период визирования, исполнители — в период работы с документами.

Исключения и отклонения

Если кто-либо из Согласователей присвоил документу статус Отклонено (О), документ передается Исполнителю для исправления документа в соответствии с замечаниями или для ответа на замечания, если таковые имеются.
При повторной передаче документа Сотрудником после устранения всех замечаний при необходимости следует приложить изначальный вариант документа (если он содержит правки в тексте).

Ответственность за несоблюдение

Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, может повести за собой отказ от подписания/рассмотрения/согласования документов.

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-1К04-02 Согласование и визирование документов