Настройка электронной почты Gmail

Введение

Цель

Повышение эффективности работы с электронной почтой, формирование единого корпоративного стиля автоподписи.

Назначение

Описание последовательности действий при настройке электронной почты Gmail.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае обновления Gmail.

Общее

Компания УВВ работает с браузером Chrome и почтой Gmail. После приема на работу вам создали почтовый аккаунт на gmail.vols-vl.ru, а также аккаунт в файловом хранилище egnyte.com. Логин и временный пароль вы можете получить в http://volsvl.zendesk.com.

Область применения

Данный документ используется в процессе настройки электронной почты Gmail.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-2-XX Производственная культура

• УВВ-З1-202-XX Коммуникации
  • УВВ-З1-2К06-01 Настройка электронной почты Gmail

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Создан новый аккаунт в Gmail, который необходимо настроить.

Требования ко входу процесса

Новый аккаунт в Gmail

Требования к выходу процесса

Аккаунт в Gmail, настроенный в соответствии с требованиями данной инструкции

Ресурсы

• Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет
• Аккаунт в Gmail, Egnyte и Clip2Net

Начало работы

Название подпункта

Для начала работы нажмите иконку Google Chrome на рабочем столе вашего компьютера.
В открывшемся окне выбираем вкладку Почта (Рис. 1).

В соответствующие поля вводим полученный адрес и временный пароль (Рис. 2).

Далее необходимо сменить временный пароль на постоянный. Для этого в верхнем правом углу нажимаем на поле со своим адресом (Рис. 3.1) и в открывшемся меню выбираем Настройки аккаунта (Рис. 3.2).

На открывшейся странице выбираем Изменить пароль (Рис. 4), вводим новый пароль и сохраняем его (Рис. 5).

ПРИМЕЧАНИЕ: Далее, для более удобного процесса настройки почты рекомендуется воспользоваться электронной версией данной инструкции, которая расположена в файловом хранилище Egnyte (Рис. 6).

Настройка автоподписи

Автоподпись - это подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем вашим электронным письмам. Автоподпись настраивается с помощью программы WiseStamp.
Для ее установки переходим по ссылке и выбираем Install on Chrome (Рис. 7).

Через несколько секунд в нижней части рабочего стола появится соответствующая надпись. Нажимаем Далее (Рис. 8).

В открывшемся окне подтверждения установки нажимаем Установить (Рис. 9).

После того, как программа установится, на странице вашей почты появится соответствующий значок. Заходим в программу, кликнув на иконку @ на панели инструментов Google Chrome (Рис. 10).

Выбираем Open WiseStamp (Рис. 11).

В открывшемся окне программы выбираем HTML (Рис. 12).

Открывается еще одно окно, к которое нужно вставить шаблон кода (Рис. 13).

В данное окно необходимо скопировать следующий текст:

Теперь в этом окне в тексте кода заменяем информацию, выделенную красным цветом, на свою, а именно:

• Прямую ссылку на файл вашего фото
  

Вместо https://clip2net.com/clip/dtcvg6a77v.jpg нужно вставить ссылку на свое фото в интернете.
Для хранения ссылки на фотографию используем бесплатное программное обеспечение Clip2Net. Инструкцию по работе с этой программой можно найти в файловом хранилище Egnyte (Рис. 14).

Все фотографии сотрудников нашей компании лежат в файловом хранилище Egnyte в папке Фотографии сотрудников по адресу Shared»Ж[б]»Ж-Админ[б]»Контактные данные сотрудников[б]»Фотографии сотрудников (Рис. 15).

Загружаем свою фотографию из этой папки и с помощью программы Clip2Net закачиваем ее на сервер с неограниченным сроком хранения.

ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы под фотографией не было водяного знака Clip2Net, в настройках аккаунта Clip2Net на сайте программы необходимо снять галочку в поле «Накладыать «водяной знак» на изображения». Данное меню расположено в графе Аккаунт — Настройка картинок. (Рис. 16)

После того, как фотография будет загружена на сервер Clip2Net, октроется окно, предлагающее 2 типа ссылок на вашу фотографию. В графе Код публикации копируем текст ссылки на вашу фотографию без кавычек(Рис. 17).

В нашем случае это http://clip2net.com/clip/m123651/1331810069-clip-27kb.jpg
Скопированный адрес вставляем в код шаблона вместо https://clip2net.com/clip/dtcvg6a77v.jpg
Если у вас пока нет корпоративного фото, просто удалите ссылку (все, что красным цветом) из поля.

ПРИМЕЧАНИЕ: Фотографирование новых сотрудников происходит раз в квартал. Как только вы сфотографируетесь и ваше фото будет обработано, его загрузят в Egnyte.

Далее в тексте шаблона заменяем:

• Ваши имя и фамилию с заглавной буквы, далее строчные, например: Никита Устынюк;
• Должность, как она указана в вашем трудовом договоре, с маленькой буквы;
• Номера служебного мобильного телефона и факс в формате +7ХХХ ХХХ ХХХХ, например +7925 792 5293.
  

Нажимаем Update (Рис. 13).
Далее прописываем сервисы, которые также могут отображаться в автоподписи, а именно:

• Social Icons
  

Имеется возможность добавить в автоподпись ссылки на такие сервисы, как About.me, Tungle.me и др. Добавление этих ресурсов остается на ваше усмотрение.
Для добавления ресурсов выбираем вкладку Social Icons (Рис. 18).

Формат текста, которым будут в вашей автоподписи прописаны сервисы, также необходимо настроить. Он должен быть максимально прибижен по внешнему виду к корпоративному шрифту Компании (Charter CTT). Наиболее близкий к нему к из предустановленных Windows по умолчанию — Trebuchet MS.
Добавляем нужные сервисы и нажимаем Format (Рис. 19).

В открывшуюся строку Label вставляем следующий текст: О себе: (Рис. 20).

Нажимаем Ok и сохраняем.

• Skype и Google Talk
  

ВНИМАНИЕ: Сервисы Skype и Google Talk добавляем обязательно.

На вкладке IM Icons вставляем адрес Skype и Google Talk (Рис. 21).

Аналогично нажимаем Format и вставляем в пустой строке следующий текст:
Чат:
Нажимаем Ок и сохраняем.
Последний шаг — надо настроить параметры подписи.
В окне программы WiseStamp выбираем “Settings” и попадаем в настройки подписи (Рис. 22).

Во вкладке Account убираем галочку с фразы «Keep Wisestamp credit in the signatures» (Рис. 23).

Устанавливаем порядок подписей таким образом, чтобы в новых письмах появлялась вся подпись, а при ответе и пересылке только краткая. Во вкладке Signature Insertion в меню Compose выставляем Personal, в меню Reply/Fwd — Business (Рис. 24).

Нажимаем Ok и попадаем в главное меню.
Прописываем текст краткой бизнес-подписи. Она будет отображаться во всех письмах, кроме новых. Например, при ответе на письмо.
В главном меню, в окошке с Personal выбираем Business (Рис. 25).

В пустом окне вводим текст краткой подписи по шаблону:

• Имя Фамилия, например: Светлана Рассадина;
• Должность, как она указана в вашем трудовом договоре, с маленькой буквы;
• ОАО “Управление ВОЛС-ВЛ”
• Номер корпоративного мобильного телефона в формате М: +7ХХХ ХХХ ХХХХ, например +7925 792 5293 (Рис. 26).

ВНИМАНИЕ: Шрифт текста, используемого для краткой подписи, — Trebuchet MS, размер 3(12pt), цвет шрифта черный. Не забудьте выбрать именно такие параметры текста.

Не забываем сохранить внесенные изменения. Нажимаем Ok и попадаем в главное меню.
Если все было сделано правильно, Вы увидите свою автоподпись. Проверьте внимательно, правильно ли указаны все данные. Если да, то нажимаем Apply. (Рис. 27).

Чтобы использовать созданную автоподпись на других компьютерах, сохраните ее на сервере WiseStamp. Для этого в настройках (Settings) основного меню WiseStamp выбираем вкладку синхронизации (Synk) и нажимаем кнопку Save & Backup (Рис. 28.1). В открывшемся окне нажмите кнопку Yes.

Чтобы применить Вашу автоподпись на другом компьютере, откройте в нем свой аккаунт WiseStamp, в настройках (Settings) основного меню таже выберите вкладку синхронизации (Synk) и нажмите кнопку Load Settings (Рис. 28.2).
Ваши подписи загрузятся с теми же настройками, которые Вы задали для вашего рабочего компьютера (Рис. 29).

Настройка почты Gmail

Снова открываем почту gmail и заходим в Настройки почты. Для этого нажимаем на шестеренку в правом верхнем углу (Рис. 30).

В настройках в графе Подпись выбираем пункт Без подписи (Рис. 31). Иначе у нас появятся 2 подписи в письме – одна из gmail, вторая – из WiseStamp.

В разделе Моя картинка добавляем свою фотографию. Выбираем параметр – «Отображается для всех» (Рис. 32).

Также необходимо настроить отображение своего имени в письмах, которые Вы будете направлять коллегам. При отображении сначала фамилии, а потом имени гораздо легче происходит поиск письма (Рис. 33):

Заходим в меню Настройки/Аккаунты и нажимаем ссылку «Изменить» напротив строки «Отправлять письма как» (Рис. 34):

В открывшемся окне ставим маркер напротив пустого поля и в него вписываем Ваше имя в формате Фамилия, Имя О. латиницей, например: Rassadina, Svetlana A. и нажимаем кнопку «Сохранить изменения» (Рис. 35):

Также рекомендуется настроить несколько дополнительных функций, которые сделают работу с почтой проще:

• Ответить всем по умолчанию – в нашей Компании принято отвечать по умолчанию всем (УВВ-З1-2К07-01 Правила пользования электронной почтой Gmail).
• Вложенные ярлыки – возможность использования вложенных ярлычков.
• Быстрые ссылки – позволяет сделать несколько коротких ссылок на другие сайты.
• Настройка расположения подписи – позволяет расположить подпись перед цитируемым текстом в ответном письме и *убрать строку "–" перед подписью.
• Суперметки – дополнительные значки, которыми можно отметить письма.
• Отмена отправки писем.
• Включить оповещения чата – позволяет отображать всплывающие оповещения на рабочем столе при поступлении новых сообщений в чате и по электронной почте.

Настройка почты мобильного телефона

Android
В главном меню телефона выбираем значок Gmail (Рис. 36).

Далее нажимаем левую клавишу выбора и в открывшемся меню выбираем Опции (Рис. 37).

Далее выбираем Настройки (Рис. 38).

Если у вас еще нет аккаунта почты на телефоне, его следует завести. Для этого выбираем Добавить аакаунт и вводим данные своей почты (логин и пароль) (Рис. 39).

После этого заходим в Общие настройки (Рис. 40).

Ставим галочку в графе Отвечать всем.
Далее выбираем пункт Подпись.
В открывшемся окне вводим:

• Ваши имя и фамилию с заглавной буквы, далее строчные, например: Никита Устынюк;
• Номер служебного мобильного телефона в формате М: +7ХХХ ХХХ ХХХХ, например М: +7925 792 5293;
• строчку «отправлено с мобильного».
  

Нажимаем кнопку ОК и Ваша подпись сохранится в настройках телефона. При написании писем с мобильного она будет отображаться следующим образом (Рис. 41):

Получатели ваших писем будут осведомлены, что Вы отправили письмо с телефона и не будут придирчивы к вашей излишней краткости или опечаткам.
Настройки шрифтов на вашем мобильном устройстве не влияют на отображение шрифта в подписи вашего письма: Название подподпункта

iPhone
Чтобы настроить автоподпись на iPhone, вам необходимо сделать следующее:

• Откройте Настройки
• Далее Mail, Контакты, Календари
• Внизу выбираем Подпись
• Вводим тот же текст подписи, что и для Android.

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Никита Устынюк, инженер (UstNA@vols-vl.ru)

Источник

УВВ-З1-2К06-01 Настройка электронной почты Gmail