Работа с библиотекой

Введение

Цель

Облегчение работы сотрудников с библиотекой Компании (далее — Библиотека), которое достигается за счет прозрачности и строгой регламентированности процедуры работы с книгами, журналами, каталогами, дисками (далее — Материалы) из Библиотеки.

Назначение

Описание последовательности действий при пользовании Библиотекой, а именно получения Материалов и их внесения в Библиотеку (возврат или впервые).

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае обновления используемого ПО.

Общее

В процессе трудовой деятельности почти каждого сотрудника Компании часто возникает необходимость, а порой и собственное желание, быстро и с минимальными затратами ресурсов найти нужный материал по таким специфичным отраслям человеческой деятельности, как тайм-менеджмент или волоконно-оптическая техника, и ознакомиться с его содержанием. Электронная Библиотека Компании — серверное ПО, которое позволяет в кратчайшие сроки получить требуемый материал и максимально облегчить контроль за содержимым Библиотеки. Также облегчается процедура внесения нового материала в Библиотеку.
Библиотека Компании находится в помещении Архива.

Область применения

Данный документ используется в процессе работы с Материалами из Библиотеки Компании.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-1-XX Управление документами и информацией

• УУВВ-З1-110-01-XX Библиотека
  • УВВ-З1-1К15-02 Работа с библиотекой

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

Потребность сотрудника ознакомится с каким-либо Материалом из Библиотеки или вернуть проработанный, а также внести новый Материал.

Требования ко входу процесса

Материал, содержащийся в Библиотеке, или требующий внесения в Библиотеку (возврат или впервые).

Требования к выходу процесса

Сданный в Библиотеку Материал.

Ресурсы

• Материал, содержащийся в Библиотеке или требующий внесения в Библиотеку (возврат или впервые).
• Серверное ПО — электронная Библиотека Компании.
• Учетная запись в Архиве Компании.
• Персональный компьютер с выходом в интернет .
• Принтер для печати штрих-кода.
• Сканер штрих-кода.
• МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) для сканирования обложек и печати расписок.

Регистрация нового пользователя в Библиотеке

Новый Материал может быть сдан в Библиотеку только зарегистрированным пользователем и только после оформления электронной заявки.
Регистрационные данные (логин и пароль для входа в систему) можно получить у ответственных сотрудников, указанных в п. 8 настоящей инструкции.
В адресной строке браузера Google Chrome введите путь к электронной Библиотеке: [http://archive.vols-vl.ru].
Появляется главная страница, где необходимо заполнить следующие поля:

• Логин — обязательно (Рис. 1.1);
• Пароль — обязательно (Рис. 1.2);
• Флажок «Запомнить меня» выставляется опционально (Рис. 1.3).

ВНИМАНИЕ: Вводимый пользователем пароль чувствителен к регистру вводимых символов!

Рис. 1. Авторизация в Архиве Компании

После чего необходимо нажать кнопку Войти (Рис. 1.4).
В результате вы попадаете на главную страницу Архива.
Далее требуется выбрать требуемый модуль Архива — модуль Библиотеки. Для этого необходимо открыть выпадающий список в правом верхнем углу главной страницы (Рис. 2.1), затем выбрать пункт Библиотека (Рис. 2.2). В результате вы попадаете на главную страницу Библиотеки:

Рис. 2. Выбор модуля - Библиотека

Первичная сдача Материала в Библиотеку

Для того чтобы оформить заявку на первичную сдачу Материала в Библиотеку, нужно в поле главной страницы выбрать закладку Новый (Рис. 3).

Рис. 3. Создание заявки на первичную сдачу материала в Библиотеку

Затем перед вами открывается карточка документа, в которую необходимо внести все необходимые сведения:

• Тип документа. Здесь необходимо описать, какой именно документ подлежит занесению в Библиотеку: книга, диск, журнал или каталог (Рис. 4.1);
• Автор документа. Здесь необходимо указать автора документа (Рис. 4.2);
• Наименование. Здесь необходимо указать полное название документа, который подлежит занесению в Библиотеку (Рис. 4.3);
• Издательство. Здесь необходимо указать полное наименование издательства, которое осуществило выпуск данного документа (Рис. 4.4)
• Год выпуска. Здесь указывается, в каком году был создан документ (Рис. 4.5);
• Переплет. Здесь указывается тип покрытия документа (Рис. 4.6);

ПРИМЕЧАНИЕ: У документа типа «диск» поле Переплет отсутствует

• Цена. Требуется указать рыночную стоимость данного документа. Эту сумму должен будет возместить сотрудник при утере/порче документа (Рис. 4.7);
• Описание. Здесь необходимо привести краткое описание документа: о чем идет речь в документе, аудитория, на которую он рассчитан и т.п. (Рис. 4.8);
• Загрузите электронный оригинал (только для документа типа «диск»). Требуется загрузить электронную версию документа (Рис. 5);
• Загрузите обложку для книги. Необходимо загрузить электронную версию обложки — найденную в интернете или отсканированную (Рис. 4.9).
  

После заполнения всех полей формы необходимо нажать Загрузить (Рис. 4.10). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 4.11).

ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием обложек документов (книг) все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук)

ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [http://www.ozon.ru/]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно

Рис. 4. Заполнение карточки на документ

Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа "Диск"

После завершения загрузки документа автоматически открывается страница, где можно распечатать штрих-код, идентифицирующий данный документ в Библиотеке. Этот штрих-код в дальнейшем можно использовать в том числе и для поиска книги в списке: необходимо отсканировать штрих-код или ввести цифры кода (Рис. 6.1) и нажать Искать (Рис. 6.2).

Рис. 6. Поиск документа по цифрам штрих-кода

После того, как штрих-код распечатан, документ появляется в базе данных Библиотеки (Рис. 7).

Рис. 7. Внесенный документ в базе Библиотеки

Для того, чтобы узнать:

• информацию по документу, нужно нажать на символ +, расположенный слева от названия документа (Рис. 8);

Рис. 8. Поиск документа по цифрам штрих-кода

• текущий статус документа, нужно посмотреть содержание колонок Всего (Рис. 9.1) и Доступно (Рис. 9.2), они расположены справа. Если значение поля Доступно равно значению поля Всего — все книги находятся в библиотеке, если значение поля Доступно меньше значения поля Всего — какие-то экземпляры книги находятся у сотрудников на руках.

Рис. 9. получение информации о статусе документа

• общую информацию по Библиотеке, нужно посмотреть в левый верхний угол главной страницы Библиотеки (Рис. 10). Там можно получить информацию о типах документов и текущем их количестве.

Рис. 10. Общая информация о Библиотеке

Если все оформлено правильно, архивариус должен наклеить штрих-код на внутреннюю сторону задней части переплета и внести документ в Библиотеку.
С возможными действиями над материалами из Библиотеки можно ознакомиться, вызвав контекстное меню. Сделать это можно, кликнув правой кнопкой мыши по любой книге из библиотеки.

Рис. 11. Получение информации о статусе документа

Возможный набор действий с материалами из Библиотеки:

• Редактировать (Рис. 11.1) — открывается окно (Рис. 12), в котором можно отредактировать название книги (а также любого другого издания) и т.д.;
• Распечатать штрих-код (Рис. 11.2) — позволяет распечатать штрих-код текущего издания для маркировки экземпляра;
• Удалить (Рис. 11.3) — позволяет удалить все экземпляры издания из электронной библиотеки;
• Выдать документ (Рис. 11.4) — позволяет выдать экземпляр издания сотруднику;
• Принять документ (Рис. 11.5) — позволяет принять экземпляр издания у сотрудника.

Рис. 12. Окно редактирования издания

Получение и возврат документа из Библиотеки

Получить доступ к документу, находящемуся в Библиотеке можно двумя способами: либо по ссылке (электронная версия), либо взять оригинал в Библиотеке.
Для того, чтобы получить оригинал документа, необходимо прийти в Библиотеку (помещение Архива) (без предварительной заявки) и указать архивариусу, какой именно документ необходим.
После того, как архивариус убедился, что документ есть в наличии, он должен вызвать контекстное меню (см. пп. 6.7 - 6.8 ) (Рис. 11.4).
В появившемся окне необходимо:

• выбрать получателя документа (Рис. 13.1) — обязательно;
• отметить Отправлять уведомления (Рис. 13.2) — опционально;
• нажать Далее (Рис. 13.3) — если все правильно;
• нажать Отмена (Рис. 13.4) — если выдача отменена.

Рис. 13. Выбор получателя материала

В появившемся окне архивариус должен распечатать Расписку на документ (Рис. 14). В обеих половинках Расписки должны расписаться архивариус и сотрудник, требующий документ. Одна половинка Расписки остается у архивариуса, другая — у сотрудника.

Рис. 14. Расписка на документ

Получив свою половинку Расписки и сам документ, сотрудник может начинать знакомство с документом.
После того, как работа с документом закончилась, сотруднику необходимо взять сам документ и Расписку на него и прийти в Библиотеку.
Архивариус при помощи считывающего устройства должен распознать штрих-код на Расписке (в списке книг Библиотеки будет автоматически выбран возвращаемый документ) и затем, вызвав контекстное меню (см. пп. 6.7 - 6.8 ), нажать Вернуть документ (Рис. 11.5).
В появившемся окне необходимо:

• выбрать сотрудника, возвращающего документ (Рис. 15.1) — обязательно. Как правило, это поле заполняется системой автоматически на основании информации о выдаче документа;
• нажать Далее (Рис. 15.2) — если все правильно;
• нажать Отмена (Рис. 15.3) — для отмены возврата документа.

Рис. 15. Выбор сотрудника, возращающего документ

В появившемся окне необходимо:

• нажать Yes — если документ возвращен успешно (Рис. 16.1);
• нажать No — если возврат документа отменен (Рис. 16.2).

Рис. 16. Подтверждение возврата документа

После этого, если все в порядке, архивариус должен забрать Расписку и документ у сотрудника для возврата в Библиотеку.

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Николай Губин, инженер-технолог (gubinnikolai@gmail.com)
• Александра Кулыгина, разработчик ПО (aleksandra.kulygina@gmail.com)
• Елена Медведева, офис-менеджер (MedES@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-1К15-02 Работа с библиотекой