Настройка и работа с хранилищем. Egnyte.

Введение

Цель

Корректное наполнение и пользование файловым хранилищем Компании.

Назначение

Описание последовательности действий при настройке профиля пользователя хранилища, а также последующей работы с ним.

Частота обновления

• плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
• внеплановый пересмотр — в случае обновления системы Egnyte.

Общее

Единообразный подход в работе с хранилищем Компании является необходимым условием поддержания порядка в хранении файлов, что позволит сократить время на поиск необходимой информации.

Область применения

Данный документ используется в процессе работы с файловым хранилищем Egnyte. Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании. Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

Иерархия документов

УВВ-З1-1-01 Управление документами и информацией

• УВВ-З1-109-01 Файловое хранилище и архив
  • УВВ-З1-1К10-01 Настройка и работа с хранилищем. Egnyte.

Характеристика процесса

Инициирующие факторы

• Необходимость размещения для совместного пользования и организации доступа сотрудников Компании к информационным ресурсам.

Требования ко входу процесса

• Созданная учетная запись Egnyte.
  

Требования к выходу процесса

• Корректное пользование файловым хранилищем Компании.

Ресурсы

• Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет.
• Учетная запись Egnyte.

Заполнение информации о пользователе

5.1 При регистрации в Egnyte администратор базы отправляет на вашу электронную почту письмо с приглашением, в котором содержится ваш временный пароль.
5.2 Для авторизации на сервисе Egnyte необходимо перейти по ссылке из письма.
5.3 Далее необходимо сменить временный пароль на постоянный и заполнить личную информацию (Рис. 1).

ВНИМАНИЕ: Если вы не произведете авторизацию и не зададите постоянный пароль до момента окончания действия временного (срок — неделя с момента получения письма), то системный администратор будет вынужден заводить вашу учетную запись повторно.
Постарайтесь не тратить рабочее время коллег в пустую!

5.4 Поля First Name и Last Name заполняются кириллицей.

Смена временного пароля

Общая структура хранилища

6.1 Хранилище имеет одну основную папку для совместной работы — Shared (Рис. 2).

Структура хранилища

В Shared вы можете видеть общие папки, к которым вам дан доступ. При необходимости получения доступа к дополнительным папкам обращайтесь к администраторам базы.

ПРИМЕЧАНИЕ: У пользователей с уровнем доступа в систему Power User в корне имеется также папка Private. В Private хранятся ваши личные файлы.

Папки в системе сгруппированы по типу проекта, а внутри них — по проектам. Структура проектных папок различна и зависит от типа проекта.
При создании папки к ней дается доступ группам пользователей, работающих по данной теме. Группы пользователей, которым требуется дать доступ, и их состав определяют руководители дирекций или менеджер проекта, если папка создается для работы над проектом, находящимся в ведении нескольких дирекций, и направляет запрос администратору на открытие доступа в систему через zendesk.
Добавление, удаление или перенос пользователя из одной группы в другую также направляется администратору системы через zendesk.
При создании подпапок в папке проекта доступ к ним групп пользователей, указанных в папке проекта, автоматически распространится и на создаваемые подпапки. Аналогично система работает и для папок третьего, четвертого и тд уровней вложенности.
Если доступ сотрудников к папке нижнего уровня необходимо ограничить, то руководитель проекта или создатель данной подпапки должен предварительно с помощью администратора системы настроить доступ к ней только тех сотрудников, которых он считает необходимыми.

ВНИМАНИЕ: Если размещаемая вами информация содержит конфиденциальные данные, то прежде, чем выкладывать в папку файлы, обязательно убедитесь, что администратор настроил доступ к ней только тем пользователям и с тем уровнем, каким Вы ему указали.

При переносе подпапки доступ сотрудникам к этой подпапке пропадает, если его нет в той папке, куда происходит перенос. В связи с этим в подобной ситуации необходимо с помощью администратора системы снова настраивать к ней доступ необходимым группам пользователей.
Также обратите внимание на то, что и уровень доступа (чтение, запись, удаление) сотрудника становится таким, каким он задан в корневой папке. Уровень доступа также настраивается с помощью администраторов системы.

Синхронизация на локальном компьютере

7.1 Для синхронизации используется утилита Map Drive, ее установкой занимаются системные администраторы. Данная опция доступна только для пользователей Egnyte с уровнем доступа не ниже Power User.
7.2 После установки утилиты в окне Мой компьютер появляется сетевой диск, дающий прямой доступ к файловому хранилищу (Рис. 3).

Синхронизация на локальном компьютере

Настройки FTPдоступа (FTP-клиент Filezilla)

8.1 FTP доступ — это доступ к хранилищу через особый протокол передачи файлов (англ. File Transfer Protocol — протокол передачи файлов). Данный протокол позволяет подключаться к серверам FTP, просматривать содержимое каталогов и загружать файлы с сервера или на сервер; кроме того, возможен режим передачи файлов между серверами.
8.2 Для FTP доступа к файловому хранилищу используется утилита FileZilla, значок для запуска которой находится на вашем рабочем столе (Рис. 4).

Утилита Filezilla

8.3 Для соединения с файловым хранилищем необходимо заполнить поля:
Host — ftp-volsvl.egnyte.com

• Имя пользователя — ваше_имя_пользователя@volsvl
• Пароль — ваш пароль
  

и нажать конпку «Быстрое соединение»
8.4 При повторном соединениии данные вводить не требуется, достаточно нажать на стрелку рядом с кнопкой «Быстрое содинение» и выбрать из списка задач пункт вида ваше_имя_пользователя@volsvl@ftp-volsvl.egnyte.com (Рис. 5).

Утилита Filezilla

Загрузка файлов

9.1 Существует три способа загрузки документов в хранилище:

• Загрузка единичных файлов — используется для загрузки одного файла объемом менее 25 Мб.
• Пакетная загрузка файлов и папок — используется для загрузки группы файлов или папки/папок объемом 25 Мб до 1 Гб.
• Загрузка через ftp — используется для загрузки одного файлов или папок объемом более 1 Гб.

9.2 Загрузка единичных файлов
9.2.1 Выберите через вэб-интерфейс в Egnyte папку назначения (Рис. 6).

Выбор папки для загрузки файла

9.2.2 Нажмите конопку Upload (Рис. 7).

Вызов окна загрузки

9.2.3 Далее в открывшемся окне выберите путь до файла (Рис. 8.1)и нажмите Start Upload (Рис. 8.3). При необходимости напишите комментарий к загружаемому файлу (Рис. 8.2).

Загрузка единичных файлов

9.3 Пакетная загрузка файлов и папок (от 25 мб до 1 гб)
9.3.1 Повторите п. 9.2.1 .
9.3.2 В окне загрузки выберите Java Uploader (Рис. 8.4).
9.3.3 Откроется окно загрузки Java Uploader (Рис. 9).

Окно загрузки Java Uploader

9.3.4 После того как загрузка приложения Java будет окончена, в центре окна вместо логотипа Java (Рис. 9.1) появится область, в которую можно перетащить необходимые файлы или папки.

ВНИМАНИЕ: Если вы понимаете, что будете чаще загружать несколько файлов а не один, то для удобства дальнейшей работы с Java Uploader необходимо поставить флажок Use this plugin as my default for all file uploads (Рис. 9.2)

9.4 Загрузка через FTP (более 1 гб)
Загрузка может быть осуществлена через интерфейс FTP-клиента Filezilla.
9.4.1 После подключения FTP-клиента (см. п. 8.3 ) вы увидите интерфейс программы, состоящий из двух окон. Левое — диски с файлами и папками, расположенные локально на вашем компьютере (Рис. 10.1), правое — корневые папки файлового хранилища (Рис. 10.2).

Окно загрузки Java Uploader

9.4.2 Для загрузки файлов и папок в хранилище откройте в правом окне директорию, куда вы хотите произвести загрузку, и перетащите мышью необходимые файлы и папки из левого окна или из любого другого места на вашем компьютере.

Создание и обмен ссылками на файлы

10.1 Для отправки ссылки на документ выберите в Egnyte искомый файл и нажмите кнопку Send на панели инструментов. Egnyte прелагает два типа отправки документов из файлового хранилища: ссылкой или вложением. В повседневной работе Сотрудники должны пользоваться лишь отправкой ссылки на документ. При открытии ссылки получателем начинается скачивание отправленного файла. (Рис. 11.1).

ВНИМАНИЕ: В Компании запрещена пересылка файлов между Сотрудниками в качестве вложения в e-mail. Все файлы находятся в Хранилище, а Сотрудники могут лишь обмениваться ссылками на них.

10.2 Для отправки вы можете выбрать почтовый адрес из вашей адресной книги или адресата из списка пользователей Egnyte (Рис. 11.2).
10.3 К отправляемой ссылке может быть приложен комментарий (Рис. 11.3).

Создание и обмен ссылками на файл

10.4 Далее расположены настройки срока действия ссылки — по времени или по количеству обращений (Рис. 11.4). Там можно настроить количество дней, которое направляемая адресату ссылка будет действовать, или после скольки скачиваний она будет деактивирована.

ПРИМЕЧАНИЕ: Данный раздел тесно связан с темами конфиденциальности и раскрытия информации и будет дополнен по мере разработки этих тем применительно к Egnyte.

10.5 Также в Egnyte предусмотрена возможность включения уведомления о просмотрах ссылки (Рис. 11.5). Включив это уведомление, вы сможете быть в курсе, что отправленной вами ссылкой воспользовались.
10.6 Вы можете указать на какую версию файла — текущую или последнюю — (на момент обращения Получателя письма со ссылкой) ссылку вы хотите отправить (Рис. 11.6).
10.7 Внизу формы расположено поле, в котором можно просмотреть и скопировать создаваемую ссылку, например, для отправки в GoogleTalk или вставки в письмо Gmail (Рис. 11.7).

ПРИМЕЧАНИЕ: Так как размер данной ссылки довольно большой, рекомендуется укорачивать ссылку для вставки с помощью сервиса Google Shortener [www.goo.gl www.goo.gl].

10.8 Для отправки ссылки необходимо нажать кнопку Send (Рис. 11.8).

Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Антон Федосеев, системный администратор (FedAV@vols-vl.ru)

Источник

• УВВ-З1-1К10-01 Настройка и работа с хранилищем. Egnyte.