Настройка электронной почты Gmail

1. Введение

1.1 Цель

Повышение эффективности работы с электронной почтой, формирование единого корпоративного стиля автоподписи.

1.2 Назначение

Описание последовательности действий при настройке электронной почты Gmail.

1.3 Частота обновления

• Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.
• Внеплановый пересмотр — в случае обновления Gmail..

1.4 Общее

Компания УВВ работает с браузером Chrome и почтой Gmail. После приема на работу вам создали почтовый аккаунт на gmail.vols-vl.ru, а также аккаунт в файловом хранилище egnyte.com. Логин и временный пароль вы можете получить в Zendesk.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе настройки электронной почты Gmail.
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВ-З1-2 Производственная культура

• УВВ-З1-202-01 Коммуникации
• УВВ-З1-2К06-01 Настройка электронной почты Gmail

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Создан новый аккаунт в Gmail, который необходимо настроить.

4.2 Требования ко входу процесса

Новый аккаунт в Gmail.

4.3 Требования к выходу процесса

Аккаунт в Gmail, настроенный в соответствии с требованиями данной инструкции.

4.4 Ресурсы

• Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет
• Аккаунт в Gmail, Egnyte и Clip2Net

5. Описание процесса

5.1

Для начала работы нажмите иконку Google Chrome на рабочем столе вашего компьютера.
В открывшемся окне выбираем вкладку Почта (Рис. 1).

Рис.1 Главная страница Google

В соответствующие поля вводим полученный адрес и временный пароль (Рис. 2).

Рис.2 Вход в почту

5.2

Далее необходимо сменить временный пароль на постоянный. Для этого в верхнем правом углу нажимаем на поле со своим адресом (Рис. 3.1) и в открывшемся меню выбираем Настройки аккаунта (Рис. 3.2).

Рис.3 Настройка аккаунта

На открывшейся странице выбираем Изменить пароль (Рис. 4), вводим новый пароль и сохраняем его (Рис. 5).

Рис.4 Меню изменения пароля

Рис.5 Ввод нового пароля

ПРИМЕЧАНИЕ: Далее, для более удобного процесса настройки почты рекомендуется воспользоваться электронной версией данной инструкции, которая расположена в файловом хранилище Egnyte (Рис. 6)

Рис.6 Путь к электронной версии инструкции

6. Настройка автоподписи

Автоподпись - это подпись, которая будет автоматически добавляться ко всем вашим электронным письмам. Автоподпись настраивается с помощью программы WiseStamp.

6.1

Для ее установки переходим по ссылке и выбираем Install on Chrome (Рис. 7).

6.2

Через несколько секунд в нижней части рабочего стола появится соответствующая надпись. Нажимаем Далее (Рис. 8).

6.3

В открывшемся окне подтверждения установки нажимаем Установить (Рис. 9).

6.4

После того, как программа установится, на странице вашей почты появится соответствующий значок. Заходим в программу, кликнув на иконку @ на панели инструментов Google Chrome (Рис. 10).

6.5

Выбираем Open WiseStamp (Рис. 11).

6.6

В открывшемся окне программы выбираем HTML (Рис. 12).

6.7

Открывается еще одно окно, к которое нужно вставить шаблон кода (Рис. 13).

6.8

В данное окно необходимо скопировать следующий текст:

<p> </p>

<div>

<div>

<table border="0" frame="below">

<tbody>

<tr>

<td rowspan="2"><img src="https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg”alt="" width="100" height="100" /></td>

<td colspan="2">

<div>

<p><span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><strong><span>Николай Сабинин</span><br /></strong>и.о. генерального директора</span></p>

</div>

</td>

</tr>

<tr>

<td><span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><span>М: +7925 726 9145<br /></span><span>Ф: +7495 984 6631</span></span></td>

<td><span>   <img src="https://vols-vl.box.com/shared/static/3e9vmbm1q1eg6gsk96i8.jpg" alt="UVV logo" width="100" /></span></td>

</tr>

</tbody>

</table>

</div>

</div>

6.9

Теперь в этом окне в тексте кода заменяем информацию, выделенную красным цветом, на свою, а именно:

• Прямую ссылку на файл вашего фото:

Вместо https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg нужно вставить ссылку на свое фото в интернете.
Для хранения ссылки на фотографию используем бесплатное программное обеспечение Clip2Net. Иснструкцию по работе с этой программой можно найти в файловом хранилище Egnyte (Рис. 14).

Все фотографии сотрудников нашей компании лежат в файловом хранилище Egnyte в папке Фотографии сотрудников по адресу Shared»Ж[б]»Ж-Админ[б]»Контактные данные сотрудников[б]»Фотографии сотрудников (Рис. 15).

Загружаем свою фотографию из папки и с помощью программы Clip2Net закачиваем ее на сервер с неограниченным сроком хранения.

ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы под фотографией не было водяного знака Clip2Net, настройках аккаунта Clip2Net необходимо снять галочку в поле «Накладыать «водяной знак» на изображения (Рис. 16)

Рис. 16 Настройка аккаунта Clip2Net

В открывшемся окне в графе Код публикации копируем текст ссылки на вашу фотографию (Рис. 17).

Рис. 17 Ссылка на изображение

Скопированный адрес вставляем в код шаблона вместо https://vols-vl.box.net/shared/static/dtcvg6a77v.jpg

ПРИМЕЧАНИЕ: Фотографирование новых сотрудников происходит раз в квартал. Как только вы сфотографируетесь, вашу фотографию загрузят в Egnyte.

Далее в тексте шаблона заменяем:

• Ваши имя и фамилию
• Должность
• Номера служебного мобильного телефона и факс

Нажимаем Update.

6.10

Далее прописываем сервисы, которые также могут отображаться в автоподписи, а именно:

• Social Icons

Имеется возможность добавить в автоподпись ссылки на такие сервисы, как About.me, Tungle.me и др. Добавление этих ресурсов остается на ваше усмотрение. Для добавления ресурсов выбираем вкладку Social Icons (Рис. 19).

Рис. 19 Вкладка Social Icons

Добавляем нужные сервисы и нажимаем Format (Рис. 20).

Рис. 20 Кнопка Format

В открывшуюся пустую строку вставляем следующий текст:
<span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><span>О себе:</span> (Рис. 21).

Рис. 21 Вставка текста

Нажимаем Ok и сохраняем.

• Skype и Google Talk

ВНИМАНИЕ: Skype и Google Talk. Эти сервисы добавляем обязательно.

На вкладке IM Icons вставляем адрес Skype и Google Talk (Рис. 22).

Рис. 22 Вкладка IM Icons

Аналогично нажимаем Format и вставляем в пустой строке следующий текст:
<span style="font-family: 'trebuchet ms', geneva; font-size: small;"><span>Чат:</span>
Нажимаем Ок и сохраняем.

6.11

Последний шаг — надо настроить подпись. В окне программы WiseStamp выбираем “Settings” и попадаем в настройки подписи (Рис. 23).

Рис. 23 Настройка подписи

Во вкладке Account убираем галочку с фразы «Keep Wisestamp credit in the signatures» (Рис. 24).

Рис. 24 Вкладка Account

Устанавливаем порядок подписей таким образом, чтобы в новых письмах появлялась вся подпись, а при ответе и пересылке только краткая. Во вкладке Signature Insertion в меню Compose выставляем Personal, в меню Reply/Fwd — Business (Рис. 25).

Файл:G0025.jpg

Рис. 25 Установка порядка подписей

Нажимаем Ok и попадаем в главное меню.
Прописываем текст краткой бизнес-подписи.
В главном меню, в окошке с Personal выбираем Business (Рис. 26).

501

7. Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник

• УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции