Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции — различия между версиями

Материал из УВВ
Перейти к:навигация, поиск
(→‎5. Описание процесса)
 
(не показано 16 промежуточных версий этого же участника)
Строка 42: Строка 42:
  
 
== 5. Описание процесса==
 
== 5. Описание процесса==
−
5.1  Ежедневно до 10.00 и в 14.00 Офис-менеджер забирает подлежащую отправке корреспонденцию с заданием на отправку / заданием курьеру из лотков «Исходящие» на рабочих местах Директоров. Сотрудники могут поместить исходящую корреспонденцию в лоток «Исходящая корреспонденция» на столе Офис-менеджера или в лоток своего руководителя. <br />
+
===5.1===    
−
5.2  Офис-менеджер проверяет полноту и правильность заполнения задания на отправку / задания курьеру (контактная информация, наличие приложений и т.д.).
+
Ежедневно до 10.00 и в 14.00 Офис-менеджер забирает подлежащую отправке корреспонденцию с заданием на отправку / заданием курьеру из лотков «Исходящие» на рабочих местах Директоров. Сотрудники могут поместить исходящую корреспонденцию в лоток «Исходящая корреспонденция» на столе Офис-менеджера или в лоток своего руководителя. <br />
−
===5.3 Журналы регистрации===   
+
===5.2===    
−
Офис-менеджер в течение дня регистрирует всю входящую корреспонденцию в Журнале регистрации входящих документов. Журнал существует как в бумажном варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]» в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com]. Информация в электронный журнал заносится в течение рабочего дня.
+
Офис-менеджер проверяет полноту и правильность заполнения задания на отправку / задания курьеру (контактная информация, наличие приложений и т.д.).
 +
===5.3===   
 +
Документ регистрируется Офис-менеджером в Журнале регистрации исходящей корреспонденции. Журнал существует как в бумажном (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]».
 +
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Документ, поступивший Офис-менеджеру до 17-00, должен быть зарегистрирован и подготовлен к отправке в день поступления.'''</blockquote>
 
===5.4 Состав журналов регистрации===
 
===5.4 Состав журналов регистрации===
 
5.4.1  Бумажный журнал <br />
 
5.4.1  Бумажный журнал <br />
 
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
 
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
−
[[Изображение:УВВИ22.jpg|thumb|center|800px|'''Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации входящей корреспонденции''']]
+
[[Изображение:УВВ2.png|thumb|center|600px|'''Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации исходящей корреспонденции''']]
 
5.4.2  Электронный журнал <br />
 
5.4.2  Электронный журнал <br />
−
Папка «Корреспонденция [о]» разбита по годам, в ней есть папка «Входящие [о]», где лежат электронные журналы для регистрации (Рис. 2).
+
В папке «Корреспонденция [о]» есть папки по годам, в каждой из которых есть «Исходящие [о]», где и лежат электронные журналы и скан-копии исходящих документов (Рис. 2).  
−
[[Изображение:УВВИ33.jpg|thumb|center|514px|'''Рис.2 Путь к электронному журналу''']]
+
[[Изображение:УВВ3.png|thumb|center|434px|'''Рис.2 Путь к папке "Исходящие [о]"''']]
  
 
===5.5  Заполнение журналов===
 
===5.5  Заполнение журналов===
−
В графе «№ Вх.» документу присваивается входящий порядковый номер (Рис. 3.1).
+
Основываясь на информации, указанной исполнителем в задании на отправку / задании курьеру, Офис-менеджер регистрирует документы для отправки в журналах регистрации исходящей корреспонденции. <br />
−
Порядок формирования входящего регистрационного номера, например, УВВ-В-0001-11, следующий:
+
[[Изображение:УВВ4.png|thumb|center|645px|'''Рис.3 Бумажный Журнал регистрации исходящей корреспонденции''']]
 +
В графе «№ исх.» корреспонденции присваивается исходящий порядковый номер (Рис. 3.1).
 +
Порядок формирования исходящего регистрационного номера, например, УВВ-И-0001-11, следующий:
 
*УВВ — аббревиатура названия Компании;
 
*УВВ — аббревиатура названия Компании;
−
*В — отметка о том, что документ является входящим;
+
*И — исходящая корреспонденция;
−
*0001 — номер документа по порядку;
+
*0001 — номер по порядку;
 
*11 — 2011 год.
 
*11 — 2011 год.
−
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-В-004-11 не допускаются.'''</blockquote>
+
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.'''</blockquote>
−
[[Изображение:УВВИ44.png|thumb|center|762px|'''Рис.3 Бумажный Журнал регистрации входящей корреспонденции''']]
+
В графе «Дата» ставится дата поступления Офис-менеджеру Задания на отправку / задания курьеру и корреспонденции, подлежащей отправке (Рис. 3.2). <br />
−
В графе «Дата» указывается дата поступления документа Офис-менеджеру (Рис. 2.2). <br />
+
В графе «Срочность» указывается способ доставки — экспресс-почта / почта / отправка курьером / факс (Рис. 3.3). <br />
−
В графе «От кого оступил» указывается контрагент — Компания, из которой поступил документ (Рис. 3.3). Название контрагента пишется без кавычек. Сначала идет существенная часть названия — уникальное имя, например, ВымпелКом. Далее могут идти вспомогательные существительные типа Трест, ПМК и прочее. Название зарубежных компаний пишется на латыни, российских (или СНГ) — кириллицей. Форма собственности (ООО, ОАО...) не указывается. <br />
+
В графе «Вид почтового отправления» следует указать, каким образом должна быть отправлена корреспонденция — письмом, заказным письмом или бандеролью (прочие виды отправки — посылка, пакет и т.д. — указываются от руки в поле «бандероль» сопроводительного письма (Рис. 3.4). <br />
−
В том случае, если отправитель - частное лицо, указывается его ФИО в порядке «Фамилия И.О.». <br />
+
В графе «Кому, куда» - фиксируются следующие данные (Рис. 3.5): <br />
−
Если письмо, исходя из содержания, действительно представляет собой интерес и ценность, а отправителя определить не возможно, то в графе ставится прочерк. <br />
+
«Кому»: <br />
−
В графе «Способ доставки» указывается, каким образом документ поступил в Компанию: с внешним курьером, с курьером Компании, почтой, факсимильной почтой, электронной почтой (Рис. 3.4). <br />
+
*Для юридического лица — полное наименование с указанием формы собственности;
−
В графе «№ Исх.» указывается исходящий номер документа, присвоенный ему отправителем при регистрации (Рис. 3.5). <br />
+
*Для физического лица — ФИО получателя корреспонденции в порядке «Фамилия И.О.» в именительном падеже и его адрес.
−
В графе «Краткое содержание» указывается вид и краткое описание поступившего документа (Рис. 3.6). Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания. <br />
+
Должен соблюдаться следующий порядок написания почтового адреса: <br />
−
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: В сопроводительном письме отправителя, как правило, описывается краткое содержание приложенных документов.'''</blockquote>
+
*Название улицы, номер дома, номер офиса (квартиры);
−
При описании прочей документации указывается вид документа, его номер и дата. <br />
+
*Название населенного пункта (города, поселка и т. д.);
−
<blockquote>'''ПРИМЕР: Договор № 31 от 07.05.2011, Счет № HR-098765 от 12.08.2011.'''</blockquote>
+
*Название области, края, автономного округа (области), республики;
 +
*Страна (для международных почтовых отправлений);
 +
*Почтовый индекс.
 +
При написании адреса добавляйте общепринятые почтовые сокращения.
 +
 
 +
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Сокращения «г.», «д.», «стр.», «кор.», «оф.» (город, дом, строение, корпус, офис) пишутся перед значением атрибута. Сокращения «ул.», «пр-кт», «пр-д» (улица, проспект, проезд) пишутся в прямом порядке слов, например, ул. Отрадная, пр-кт Маршала Жукова, Невский пр-кт.'''</blockquote>
 +
Всегда заполняйте индекс. Если он не известен, то узнать индекс по адресу можно на сайте [http://www.ruspostindex.ru/ www.ruspostindex.ru]. <br />
 +
 
 +
В графе «Краткое содержание» указывается вид, номер и дата отправляемого документа. Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания (Рис. 3.6). <br />
 +
 
 +
В случае отправки с курьером или при составлении курьеру задания доставить в Компанию какой-либо товар или оборудование описывается, что именно курьер должен доставить. <br />
 +
 
 
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.'''</blockquote>
 
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.'''</blockquote>
−
В графе «Адресовано» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому адресовано данное письмо (Рис. 3.7). Если имя конкретного адресата не следует из текста письма, то оно адресуется генеральному директору. <br />
+
 
−
При работе с прочими документами, если конкретный адресат не указан и не понятен из текста сообщения, то указываются следующие сотрудники:
+
В графе «Исполнитель» указывается пятибуквенный код Сотрудника, инициирующего отправку корреспонденции (Рис. 3.7). <br />
−
*[[Договор]]ы и дополнительные соглашения к ним, [[техническая документация]] — Генеральному директору;
+
 
−
*Счета, счета-фактуры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные и [[ акт выполненных работ|акты выполненных работ]] — Финансовому директору.
+
Отметки в остальных графах журнала делаются по мере дальнейшего выполнения Офис-менеджером процедуры регистрации и отправки документа. <br />
−
Отметки в остальных графах журнала делаются по мере прохождения документом процедуры регистрации. <br />
+
 
−
В связи с тем, что входящая документация должна быть зарегистрирована в Канцелярии в день ее поступления в Компанию, но не всегда входящая документация, полученная сотрудником Компании, своевременно поступает Офис-менеджеру, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале оставляется резервная строка (Рис. 3.8).
+
Если созданный Сотрудником исходящий документ должен быть зарегистрирован датой создания документа, исключая время согласования данного документа, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале остается резервная строка (Рис. 3.8). <br />
 +
 
 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.'''</blockquote>
 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.'''</blockquote>
−
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочим днями.'''</blockquote>
+
 
−
При заполнении бумажного журнала указывается только входящий порядковый номер.
+
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочими днями.'''</blockquote>
 +
 
 +
При заполнении бумажного журнала указывается только исходящий порядковый номер. <br />
 +
 
 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.'''</blockquote>
 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.'''</blockquote>
−
В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).
 
−
[[Изображение:УВВИ55.png|thumb|center|776px|'''Рис. 4 Электронный вид журнала регистрации входящей корреспонденции''']]
 
−
На зарегистрированных документах в нижнем правом углу Офис-менеджер ставит штамп — отметку о поступлении документа в организацию (Рис. 5). <br />
 
−
[[Изображение:Штамп.jpg|209px|thumb|center|'''Рис.5 Штамп''']]
 
−
При этом штамп ставится только на следующих документах:
 
−
*Письмах отправителя;
 
−
*Сопроводительных письмах отправителя к любым документам;
 
−
*Копиях (факсимильных, электронных, ксерокопиях).
 
  
−
Для остальных документов штамп ставится на прикладываемом сопроводительном письме в правом нижнем углу. <br />
+
В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1). <br />
−
Ко всем зарегистрированным документам Офис-менеджер заполняет сопроводительное письмо (Рис. 6). <br />
 
−
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: На сопроводительных письмах Компании штамп Офис-менеджера ставится в специальном поле для штампа в верхнем правом углу (Рис. 6.1).'''</blockquote>
 
−
[[Изображение:УВВИ6.png|thumb|right|420px|'''Рис.6 Сопроводительное письмо''']]
 
−
В верхней строке проставляются дата и номер документа (Рис. 6.2), в первом поле указывается просьба (Рис. 6.3), во втором — краткое описание и номер входящего документа (Рис. 6.4). В верхнем левом углу полей «Согласование» и «Резолюция» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому документ передан к рассмотрению (Рис. 6.5). <br />
 
−
Ежедневно после проставления штампа и присвоения входящего номера Офис-менеджер сканирует, копирует и сохраняет все входящие зарегистрированные в течение дня документы в папке для резервного копирования. Документы в папку подшиваются в порядке присвоенного входящему документу номера. При этом делается отметка о выполнении в графе журнала регистрации «Отметка о резервной копии» (Рис. 3.9). <br />
 
  
−
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Если штамп не может быть проставлен на самом документе, то Офис-менеджер снимает копию с первого листа документа, ставит на нем штамп, затем сканирует копию первого листа со штампом и остальные листы оригинального документа.'''</blockquote>
+
[[Изображение:УВВ5.png|thumb|center|646px|'''Рис. 4 Электронный журнал регистрации исходящей корреспонденции''']]
−
Если документация поступает в сшитом виде, неудобном для копирования, делается копия только первого листа и листа с визами (если имеется), в графе «Отметка о резервной копии» указывается, что скопирован 1 (2, 3...) лист из N, где N — общее количество листов поступившем документе. В этом случае документ отдается адресату лично в руки, а адресат расписывается в графе «Оригинал получен» (Рис. 7). <br />
 
−
[[Изображение:УВВИ7.png|thumb|center|646px|'''Рис.7 Графа "Оригинал получен"''']]
 
−
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Наличие подписи получателя документа означает, что в виду отсутствия резервной копии ответственность за сохранность документа полностью лежит на его получателе.'''</blockquote>
 
−
Файлу со сканированным письмом присваивается номер по номеру входящего. Документ сохраняется в папке «Корреспонденция [о] \ Входящая корреспонденция [о]». <br />
 
−
В бумажном журнале делается отметка в графе «Копия на диске» о выполнении процедуры (Рис. 3.10), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2). <br />
 
−
Сотрудники, отсутствующие в офисе, могут просматривать прикрепленные Офис-менеджером в базу сканированные копии входящих документов и начинать работу с ними, не дожидаясь прихода оригинала на руки. <br />
 
−
Ежедневно в процессе рабочего дня Офис-менеджер вносит всю информацию в электронный журнал для входящей корреспонденции. <br />
 
  
−
==6. Ответственность за несоблюдение==
+
На зарегистрированном документе в специально отведенном для этого поле Офис-менеджер пишет исходящий номер, дату поступления документа Офис-менеджеру. Также на основании приведенной в проекте письма информации Офис-менеджер указывает входящий номер и дату получения письма, на которое дается ответ, если таковое имеется (Рис. 5).
−
Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, влечет за собой отказ от принятия входящих документов в работу.
+
 
−
==7. Поддержка==
+
[[Изображение:УВВ6.png|324px|thumb|center|'''Рис. 5 Поля: "Исходящий номер" и "Дата поступления"''']]
 +
 
 +
Офис-менеджер сканирует готовое для отправки письмо и сохраняет его в папке «Корреспонденция [о]\ Исходящая корреспонденция [о] \ Текущий год [о]». В графе “Копия на диске” бумажного делается отметка о выполненном действии (Рис. 3.9), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2). <br />
 +
 
 +
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Так как задания курьеру не связаны с отправкой корреспонденции, часть полей журналов может остаться незаполненными..'''</blockquote>
 +
 
 +
==6. Отправка==
 +
При отправке почтой документы конвертуются (упаковываются). На конверте указывается почтовый адрес получателя и его наименование. <br />
 +
 
 +
При отправке корреспонденции в фирменном конверте Офис-менеджер готовит и наклеивает наклейки с адресом отправителя и получателя письма. В качестве отправителя указывается наименование Компании. <br />
 +
 
 +
Оформленная корреспонденция передается курьеру, который отправляет ее в почтовом отделении связи.
 +
При отправке корреспонденции с помощью экспресс-почты Офис-менеджер заполняет соответствующий бланк, в котором указывается:
 +
*Точный адрес получателя;
 +
*Контактное лицо (адресат);
 +
*Контактный телефон адресата;
 +
*Адрес Компании (отправителя);
 +
*Контактное лицо (Офис-менеджер);
 +
*Контактный телефон отправителя (Офис-менеджера).
 +
После этого Офис-менеджер связывается с представителем курьерской компании, занимающейся доставкой экспресс-почты, сообщает информацию, занесенную в бланк, и оговаривает возможность отправки почты. В назначенное время представитель курьерской компании забирает корреспонденцию, подлежащую отправке экспресс-почтой. <br />
 +
 <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: В случае, если на один почтовый адрес заявлена доставка различной корреспонденции как экспресс-почтой, так и доставка почтой, то вся корреспонденция отправляется с помощью экспресс-почтой, при условии, что вес корреспонденции несущественно влияет на стоимость доставки.'''</blockquote>
 +
 
 +
==7. Контроль доставки==
 +
Спустя определенное количество времени, необходимое для доставки корреспонденции получателю, Офис-менеджер должен позвонить адресату и удостовериться в получении им корреспонденции.
 +
 
 +
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Типичный срок доставки экспресс-почтой — 1-2 дня, почтой по городу — неделя, по стране — в зависимости от дальности региона, курьером — 1-2 дня, в зависимости от времени подачи документов и загруженности курьера.'''</blockquote>
 +
 
 +
Офис-менеджер запрашивает номер и дату получения письма у контрагента. Эти данные он заносит в графы «№ вх.» и «Дата получения» журналов регистрации исходящей документации (Рис. 3.10). <br />
 +
 
 +
При доставке курьером факт получения корреспонденции контрагентом подтверждается наличием подписи получателя на накладной Пони Экспресс или на бланке «Задание на отправку» с проставлением даты доставки. <br />
 +
 
 +
Для выяснения номера, присвоенного доставленному курьером документу, Офис-менеджер должен связаться с адресатом по телефону, указанному в задании на отправку. <br />
 +
 
 +
Сразу после выяснения факта доставки / не доставки корреспонденции Офис-менеджер обязан известить об этом инициатора отправки, при возможности сообщить о дате доставки и присвоенного документу входящего номера. <br />
 +
 
 +
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: В случае утери корреспонденции, при ее отправке по неверному адресу, задержках в отправке и в прочих ситуациях, когда корреспонденция не может быть доставлена контрагенту в предполагаемый инициатором срок, Офис-менеджер обязан немедленно оповестить об этом инициатора отправки с указанием причин инцидента.'''</blockquote>
 +
 
 +
==8. Ответственность за несоблюдение==
 +
Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, повышает вероятность утери корреспонденции и может привести ошибкам и задержкам в ее доставке, а также влечет за собой невозможность прослеживания последовательности действий, осуществляемых с корреспонденцией, подлежащей отправке из Компании.
 +
 
 +
==9. Ответственность за несоблюдение==
 
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
 
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
−
*Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
+
*'''Анна Захарченко''', Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
−
*Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)
+
*'''Светлана Рассадина''', Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)
 +
 
 +
== Источник==
 +
*УВВИ-О-1-02-01 Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции
 
[[Категория:Инструкции]]
 
[[Категория:Инструкции]]
−
|
 

Текущая версия на 12:40, 24 ноября 2011

УВВ1.png

1. Введение[править]

1.1 Цель[править]

Обеспечение учета и контроль над надлежащим оформлением корреспонденции, исходящей из Компании, своевременной ее отправки, а также контроль доставки адресату..

1.2 Назначение[править]

Формулирование правил регистации и отправки исходящей корреспонденции.

1.3 Частота обновления[править]

  • Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.
  • Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.

1.4 Общее[править]

Исходящая корреспонденция может быть отправлена:

  • Курьером Компании (курьером может выступать любой Сотрудник Компании);
  • Почтой (Правила написания почтового адреса см. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи)»;
  • Экспресс-почтой;
  • Факсом;
  • E-mail.

2.Область применения[править]

Данный документ используется в процессе регистрации и отправки исходящей корреспонденции.

 

ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов[править]

3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании

  • УВВИ-О-1-01-01 Регистрация и отправка исходящей корреспонденции.

4. Характеристика процесса[править]

4.1 Инициирующие факторы[править]

Документы, исходящие из Компании, должны быть зарегистрированы в Административно-хозяйственном отделе (АХО) Компании.

4.2 Требования ко входу процесса[править]

Документы, подлежащие отправке.

4.3 Требования к выходу процесса[править]

Исходящие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации исходящей корреспонденции (бумажном и электронном), с присвоенными регистрационными номерами и отправленные адресату.

4.4 Ресурсы[править]

  • Журнал регистрации исходящей документации (бумажный и электронный вид);
  • Папка «Исходящие [о]»;
  • Сканер;
  • Доступ к папке «Корреспонденция [o] » в volsvl.egnyte.com;
  • Лоток «Исходящая корреспонденция» у Сотрудника АХО (Офис-менеджера) для хранения в течение дня поступившей корреспонденции, подлежащей отправке;
  • Бланк задания на отправку / задания курьеру.

5. Описание процесса[править]

5.1[править]

Ежедневно до 10.00 и в 14.00 Офис-менеджер забирает подлежащую отправке корреспонденцию с заданием на отправку / заданием курьеру из лотков «Исходящие» на рабочих местах Директоров. Сотрудники могут поместить исходящую корреспонденцию в лоток «Исходящая корреспонденция» на столе Офис-менеджера или в лоток своего руководителя.

5.2[править]

Офис-менеджер проверяет полноту и правильность заполнения задания на отправку / задания курьеру (контактная информация, наличие приложений и т.д.).

5.3[править]

Документ регистрируется Офис-менеджером в Журнале регистрации исходящей корреспонденции. Журнал существует как в бумажном (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]».

ВНИМАНИЕ: Документ, поступивший Офис-менеджеру до 17-00, должен быть зарегистрирован и подготовлен к отправке в день поступления.

5.4 Состав журналов регистрации[править]

5.4.1 Бумажный журнал
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).

Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации исходящей корреспонденции

5.4.2 Электронный журнал
В папке «Корреспонденция [о]» есть папки по годам, в каждой из которых есть «Исходящие [о]», где и лежат электронные журналы и скан-копии исходящих документов (Рис. 2).

Рис.2 Путь к папке "Исходящие [о]"

5.5 Заполнение журналов[править]

Основываясь на информации, указанной исполнителем в задании на отправку / задании курьеру, Офис-менеджер регистрирует документы для отправки в журналах регистрации исходящей корреспонденции.

Рис.3 Бумажный Журнал регистрации исходящей корреспонденции

В графе «№ исх.» корреспонденции присваивается исходящий порядковый номер (Рис. 3.1). Порядок формирования исходящего регистрационного номера, например, УВВ-И-0001-11, следующий:

  • УВВ — аббревиатура названия Компании;
  • И — исходящая корреспонденция;
  • 0001 — номер по порядку;
  • 11 — 2011 год.

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.

В графе «Дата» ставится дата поступления Офис-менеджеру Задания на отправку / задания курьеру и корреспонденции, подлежащей отправке (Рис. 3.2).
В графе «Срочность» указывается способ доставки — экспресс-почта / почта / отправка курьером / факс (Рис. 3.3).
В графе «Вид почтового отправления» следует указать, каким образом должна быть отправлена корреспонденция — письмом, заказным письмом или бандеролью (прочие виды отправки — посылка, пакет и т.д. — указываются от руки в поле «бандероль» сопроводительного письма (Рис. 3.4).
В графе «Кому, куда» - фиксируются следующие данные (Рис. 3.5):
«Кому»:

  • Для юридического лица — полное наименование с указанием формы собственности;
  • Для физического лица — ФИО получателя корреспонденции в порядке «Фамилия И.О.» в именительном падеже и его адрес.

Должен соблюдаться следующий порядок написания почтового адреса:

  • Название улицы, номер дома, номер офиса (квартиры);
  • Название населенного пункта (города, поселка и т. д.);
  • Название области, края, автономного округа (области), республики;
  • Страна (для международных почтовых отправлений);
  • Почтовый индекс.

При написании адреса добавляйте общепринятые почтовые сокращения.

ВНИМАНИЕ: Сокращения «г.», «д.», «стр.», «кор.», «оф.» (город, дом, строение, корпус, офис) пишутся перед значением атрибута. Сокращения «ул.», «пр-кт», «пр-д» (улица, проспект, проезд) пишутся в прямом порядке слов, например, ул. Отрадная, пр-кт Маршала Жукова, Невский пр-кт.

Всегда заполняйте индекс. Если он не известен, то узнать индекс по адресу можно на сайте www.ruspostindex.ru.

В графе «Краткое содержание» указывается вид, номер и дата отправляемого документа. Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания (Рис. 3.6).

В случае отправки с курьером или при составлении курьеру задания доставить в Компанию какой-либо товар или оборудование описывается, что именно курьер должен доставить.

ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.

В графе «Исполнитель» указывается пятибуквенный код Сотрудника, инициирующего отправку корреспонденции (Рис. 3.7).

Отметки в остальных графах журнала делаются по мере дальнейшего выполнения Офис-менеджером процедуры регистрации и отправки документа.

Если созданный Сотрудником исходящий документ должен быть зарегистрирован датой создания документа, исключая время согласования данного документа, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале остается резервная строка (Рис. 3.8).

ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочими днями.

При заполнении бумажного журнала указывается только исходящий порядковый номер.

ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.

В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).

Рис. 4 Электронный журнал регистрации исходящей корреспонденции

На зарегистрированном документе в специально отведенном для этого поле Офис-менеджер пишет исходящий номер, дату поступления документа Офис-менеджеру. Также на основании приведенной в проекте письма информации Офис-менеджер указывает входящий номер и дату получения письма, на которое дается ответ, если таковое имеется (Рис. 5).

Рис. 5 Поля: "Исходящий номер" и "Дата поступления"

Офис-менеджер сканирует готовое для отправки письмо и сохраняет его в папке «Корреспонденция [о]\ Исходящая корреспонденция [о] \ Текущий год [о]». В графе “Копия на диске” бумажного делается отметка о выполненном действии (Рис. 3.9), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).

ПРИМЕЧАНИЕ: Так как задания курьеру не связаны с отправкой корреспонденции, часть полей журналов может остаться незаполненными..

6. Отправка[править]

При отправке почтой документы конвертуются (упаковываются). На конверте указывается почтовый адрес получателя и его наименование.

При отправке корреспонденции в фирменном конверте Офис-менеджер готовит и наклеивает наклейки с адресом отправителя и получателя письма. В качестве отправителя указывается наименование Компании.

Оформленная корреспонденция передается курьеру, который отправляет ее в почтовом отделении связи. При отправке корреспонденции с помощью экспресс-почты Офис-менеджер заполняет соответствующий бланк, в котором указывается:

  • Точный адрес получателя;
  • Контактное лицо (адресат);
  • Контактный телефон адресата;
  • Адрес Компании (отправителя);
  • Контактное лицо (Офис-менеджер);
  • Контактный телефон отправителя (Офис-менеджера).

После этого Офис-менеджер связывается с представителем курьерской компании, занимающейся доставкой экспресс-почты, сообщает информацию, занесенную в бланк, и оговаривает возможность отправки почты. В назначенное время представитель курьерской компании забирает корреспонденцию, подлежащую отправке экспресс-почтой.

 

ПРИМЕЧАНИЕ: В случае, если на один почтовый адрес заявлена доставка различной корреспонденции как экспресс-почтой, так и доставка почтой, то вся корреспонденция отправляется с помощью экспресс-почтой, при условии, что вес корреспонденции несущественно влияет на стоимость доставки.

7. Контроль доставки[править]

Спустя определенное количество времени, необходимое для доставки корреспонденции получателю, Офис-менеджер должен позвонить адресату и удостовериться в получении им корреспонденции.

ПРИМЕЧАНИЕ: Типичный срок доставки экспресс-почтой — 1-2 дня, почтой по городу — неделя, по стране — в зависимости от дальности региона, курьером — 1-2 дня, в зависимости от времени подачи документов и загруженности курьера.

Офис-менеджер запрашивает номер и дату получения письма у контрагента. Эти данные он заносит в графы «№ вх.» и «Дата получения» журналов регистрации исходящей документации (Рис. 3.10).

При доставке курьером факт получения корреспонденции контрагентом подтверждается наличием подписи получателя на накладной Пони Экспресс или на бланке «Задание на отправку» с проставлением даты доставки.

Для выяснения номера, присвоенного доставленному курьером документу, Офис-менеджер должен связаться с адресатом по телефону, указанному в задании на отправку.

Сразу после выяснения факта доставки / не доставки корреспонденции Офис-менеджер обязан известить об этом инициатора отправки, при возможности сообщить о дате доставки и присвоенного документу входящего номера.

ВНИМАНИЕ: В случае утери корреспонденции, при ее отправке по неверному адресу, задержках в отправке и в прочих ситуациях, когда корреспонденция не может быть доставлена контрагенту в предполагаемый инициатором срок, Офис-менеджер обязан немедленно оповестить об этом инициатора отправки с указанием причин инцидента.

8. Ответственность за несоблюдение[править]

Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, повышает вероятность утери корреспонденции и может привести ошибкам и задержкам в ее доставке, а также влечет за собой невозможность прослеживания последовательности действий, осуществляемых с корреспонденцией, подлежащей отправке из Компании.

9. Ответственность за несоблюдение[править]

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

  • Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
  • Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)

Источник[править]

  • УВВИ-О-1-02-01 Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции
Источник — «https://wiki.econtractor.ru/index.php?title=Первичная_обработка_и_регистрация_исходящей_корреспонденции&oldid=3771»