Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции

1. Введение

1.1 Цель

Обеспечение учета и сохранности документов, поступающих в Компанию.

1.2 Назначение

Формулирование правил регистации и распределения входящей корреспонденции.

1.3 Частота обновления

Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.

1.4 Общее

В Компанию поступает множество различных документов. Документы могут быть получены по почте (в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания), приняты по факсу, электронной почте, доставлены внешним курьером или курьером Компании.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе регистрации и распределения корреспонденции, поступающей в Компанию.

 

ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании

• УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции.

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Документы, поступающие в Компанию и подлежащие регистрации, должны быть обработаны и зарегистрированы в Канцлярии.

4.2 Требования ко входу процесса

Документы, поступившие в Компанию.

4.3 Требования к выходу процесса

Поступившие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации входящей корреспонденции, с присвоенными регистрационными номерами и переданные в работу.

4.4 Ресурсы

• Журналы регистрации входящих документов — бумажный и электронный варианты;
  
• Лоток для хранения в течение дня поступивших и зарегистрированных документов;
  
• Папка для хранения резервных копий входящей документации;
  
• Доступ к папке «Корреспонденция [о]» в volsvl.egnyte.com;
  
• Штамп для входящих документов;
  
• Бланк сопроводительного письма.
  

5. Описание процесса

5.1

Сотрудник Канцелярии (Офис-менеджер) ситематически в течение дня получает корреспонденцию «в руки», просматривает факсимильную почту и электронную почту и проводит первичную обработку входящей корреспонденции.
При получении входящей корреспонденции Офис-менеджер проверяет правильность доставки, вскрывает конверты, проверяет количество листов документа и наличие приложений.

При отстутствии необходимого количества приложений или листов документа он ставит в изветстность отправителя и потенциального получателя. Такой документ хранится у Офис-менеджера до устранения несоответствий, если иное не оговорено с отправителем или потенциальным получателем. Документ, даже не полный, при передаче на руки получателю проходит процедуру регистрации в соответствии с настоящей инструкцией.

ВНИМАНИЕ: Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним необходимо узнать адрес отправителя, время отправки и получения документа, или когда на конверте имеется пометка «Срочно».

ВНИМАНИЕ: Не вскрываются письма, адресованные физическому лицу или с пометкой «Лично».

5.2

Подлежащая регистрации корреспонденция, полученная на общий электронный адрес Компании, а также пересылаемая Сотрудником документация, полученная им от Контрагента на корпоративный персональный электронный адрес, также должна быть распечатана и зарегистрирована.

5.3 Журналы регистрации

Офис-менеджер в течение дня регистрирует всю входящую корреспонденцию в Журнале регистрации входящих документов. Журнал существует как в бумажном варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]» в volsvl.egnyte.com. Информация в электронный журнал заносится в течение рабочего дня.

5.4 Состав журналов регистрации

5.4.1 Бумажный журнал
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).

Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации входящей корреспонденции

5.4.2 Электронный журнал
Папка «Корреспонденция [о]» разбита по годам, в ней есть папка «Входящие [о]», где лежат электронные журналы для регистрации (Рис. 2).

Рис.2 Путь к электронному журналу

5.5 Заполнение журналов

В графе «№ Вх.» документу присваивается входящий порядковый номер (Рис. 3.1). Порядок формирования входящего регистрационного номера, например, УВВ-В-0001-11, следующий:

• УВВ — аббревиатура названия Компании;
• В — отметка о том, что документ является входящим;
• 0001 — номер документа по порядку;
• 11 — 2011 год.

ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-В-004-11 не допускаются.

Рис.3 Бумажный Журнал регистрации входящей корреспонденции

В графе «Дата» указывается дата поступления документа Офис-менеджеру (Рис. 2.2).
В графе «От кого оступил» указывается контрагент — Компания, из которой поступил документ (Рис. 3.3). Название контрагента пишется без кавычек. Сначала идет существенная часть названия — уникальное имя, например, ВымпелКом. Далее могут идти вспомогательные существительные типа Трест, ПМК и прочее. Название зарубежных компаний пишется на латыни, российских (или СНГ) — кириллицей. Форма собственности (ООО, ОАО...) не указывается.
В том случае, если отправитель - частное лицо, указывается его ФИО в порядке «Фамилия И.О.».
Если письмо, исходя из содержания, действительно представляет собой интерес и ценность, а отправителя определить не возможно, то в графе ставится прочерк.
В графе «Способ доставки» указывается, каким образом документ поступил в Компанию: с внешним курьером, с курьером Компании, почтой, факсимильной почтой, электронной почтой (Рис. 3.4).
В графе «№ Исх.» указывается исходящий номер документа, присвоенный ему отправителем при регистрации (Рис. 3.5).
В графе «Краткое содержание» указывается вид и краткое описание поступившего документа (Рис. 3.6). Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания.

ВНИМАНИЕ: В сопроводительном письме отправителя, как правило, описывается краткое содержание приложенных документов.

При описании прочей документации указывается вид документа, его номер и дата.

ПРИМЕР: Договор № 31 от 07.05.2011, Счет № HR-098765 от 12.08.2011.

ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.

В графе «Адресовано» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому адресовано данное письмо (Рис. 3.7). Если имя конкретного адресата не следует из текста письма, то оно адресуется генеральному директору.
При работе с прочими документами, если конкретный адресат не указан и не понятен из текста сообщения, то указываются следующие сотрудники:

• Договоры и дополнительные соглашения к ним, техническая документация — Генеральному директору;
• Счета, счета-фактуры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные и акты выполненных работ — Финансовому директору.

Отметки в остальных графах журнала делаются по мере прохождения документом процедуры регистрации.
В связи с тем, что входящая документация должна быть зарегистрирована в Канцелярии в день ее поступления в Компанию, но не всегда входящая документация, полученная сотрудником Компании, своевременно поступает Офис-менеджеру, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале оставляется резервная строка (Рис. 3.8).

ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочим днями.

При заполнении бумажного журнала указывается только входящий порядковый номер.

ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.

В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).

Рис. 4 Электронный вид журнала регистрации входящей корреспонденции

На зарегистрированных документах в нижнем правом углу Офис-менеджер ставит штамп — отметку о поступлении документа в организацию (Рис. 5).

Рис.5 Штамп

При этом штамп ставится только на следующих документах:

• Письмах отправителя;
• Сопроводительных письмах отправителя к любым документам;
• Копиях (факсимильных, электронных, ксерокопиях).

Для остальных документов штамп ставится на прикладываемом сопроводительном письме в правом нижнем углу.
Ко всем зарегистрированным документам Офис-менеджер заполняет сопроводительное письмо (Рис. 6).

ПРИМЕЧАНИЕ: На сопроводительных письмах Компании штамп Офис-менеджера ставится в специальном поле для штампа в верхнем правом углу (Рис. 6.1).

Рис.6 Сопроводительное письмо

В верхней строке проставляются дата и номер документа (Рис. 6.2), в первом поле указывается просьба (Рис. 6.3), во втором — краткое описание и номер входящего документа (Рис. 6.4). В верхнем левом углу полей «Согласование» и «Резолюция» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому документ передан к рассмотрению (Рис. 6.5).
Ежедневно после проставления штампа и присвоения входящего номера Офис-менеджер сканирует, копирует и сохраняет все входящие зарегистрированные в течение дня документы в папке для резервного копирования. Документы в папку подшиваются в порядке присвоенного входящему документу номера. При этом делается отметка о выполнении в графе журнала регистрации «Отметка о резервной копии» (Рис. 3.9).

ВНИМАНИЕ: Если штамп не может быть проставлен на самом документе, то Офис-менеджер снимает копию с первого листа документа, ставит на нем штамп, затем сканирует копию первого листа со штампом и остальные листы оригинального документа.

Если документация поступает в сшитом виде, неудобном для копирования, делается копия только первого листа и листа с визами (если имеется), в графе «Отметка о резервной копии» указывается, что скопирован 1 (2, 3...) лист из N, где N — общее количество листов поступившем документе. В этом случае документ отдается адресату лично в руки, а адресат расписывается в графе «Оригинал получен» (Рис. 7).

Рис.7 Графа "Оригинал получен"

ВНИМАНИЕ: Наличие подписи получателя документа означает, что в виду отсутствия резервной копии ответственность за сохранность документа полностью лежит на его получателе.

Файлу со сканированным письмом присваивается номер по номеру входящего. Документ сохраняется в папке «Корреспонденция [о] \ Входящая корреспонденция [о]».
В бумажном журнале делается отметка в графе «Копия на диске» о выполнении процедуры (Рис. 3.10), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2).
Сотрудники, отсутствующие в офисе, могут просматривать прикрепленные Офис-менеджером в базу сканированные копии входящих документов и начинать работу с ними, не дожидаясь прихода оригинала на руки.
Ежедневно в процессе рабочего дня Офис-менеджер вносит всю информацию в электронный журнал для входящей корреспонденции.

6. Ответственность за несоблюдение

Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, влечет за собой отказ от принятия входящих документов в работу.

7. Поддержка

По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:

• Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
• Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)