Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции

1. Введение

1.1 Цель

Обеспечение учета и сохранности документов, поступающих в Компанию.

1.2 Назначение

Формулирование правил регистации и распределения входящей корреспонденции.

1.3 Частота обновления

Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних НД.Внеплановый пересмотр — в соответствии с УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов.

1.4 Общее

В Компанию поступает множество различных документов. Документы могут быть получены по почте (в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания), приняты по факсу, электронной почте, доставлены внешним курьером или курьером Компании.

2.Область применения

Данный документ используется в процессе регистрации и распределения корреспонденции, поступающей в Компанию.

 

ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.

Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании.
Данный документ может/не может использоваться вне Компании.

3. Иерархия документов

3.1 УВВП-О-1-01 Документы Компании

• УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции.

4. Характеристика процесса

4.1 Инициирующие факторы

Документы, поступающие в Компанию и подлежащие регистрации, должны быть обработаны и зарегистрированы в Канцлярии.

4.2 Требования ко входу процесса

Документы, поступившие в Компанию.

4.3 Требования к выходу процесса

Поступившие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации входящей корреспонденции, с присвоенными регистрационными номерами и переданные в работу.

4.4 Ресурсы

Журналы регистрации входящих документов — бумажный и электронный варианты;
Лоток для хранения в течение дня поступивших и зарегистрированных документов;
Папка для хранения резервных копий входящей документации;
Доступ к папке «Корреспонденция [о]» в volsvl.egnyte.com;
Штамп для входящих документов;
Бланк сопроводительного письма.