Согласование и визирование документов - История изменений

KraYS в 15:12, 14 июня 2012

2012-06-14T15:12:53Z

KraYS в 15:11, 14 июня 2012

2012-06-14T15:11:43Z

KraYS в 15:10, 14 июня 2012

2012-06-14T15:10:42Z

KraYS в 15:09, 14 июня 2012

2012-06-14T15:09:16Z

Внесённые изменения

UstNA: /* 1. Введение */

2011-12-05T07:38:06Z

‎1. Введение

UstNA в 07:35, 5 декабря 2011

2011-12-05T07:35:38Z

UstNA в 07:31, 5 декабря 2011

2011-12-05T07:31:14Z

UstNA в 07:21, 5 декабря 2011

2011-12-05T07:21:54Z

Внесённые изменения

UstNA: /* 5. Описание процесса */

2011-12-05T06:57:41Z

‎5. Описание процесса

Внесённые изменения

UstNA в 06:13, 5 декабря 2011

2011-12-05T06:13:03Z

@@ Строка 1: / Строка 1: @@
 [[Изображение:Шапка согласование и визирование.jpg|thumb|center|762px|]]
-==1. Введение==
+==Введение==
 ===Цель===
@@ Строка 13: / Строка 13: @@
 *Подписантами являются: Генеральный директор, Коммерческий директор, Заместитель Генерального директора по корпоративным вопросам, Заместитель Генерального директора по строительству, Заместитель Генерального директора по экономике и финансам. <br />
-==2. Область применения==
+==Область применения==
 Данный документ используется в процессе согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Подписантами, уполномоченными лицами.<br />
@@ Строка 20: / Строка 20: @@
 Данный документ '''может'''/не может использоваться вне Компании.
-==3. Иерархия документов==
+==Иерархия документов==
 УВВ-З1-1-ХХ Управление документами и информацией
 *УВВ-З1-1К04-02 Согласование и визирование документов
-==4. Характеристика процесса==
+==Характеристика процесса==
 ===Инициирующие факторы===
@@ Строка 50: / Строка 50: @@
 *Лотки '''Входящие''', '''Исходящие''' на рабочих столах участников процесса.
-== 5. Описание процесса==
+==Описание процесса==
-=== Журналы регистрации===
+===Журналы регистрации===
 Офис-менеджер в течение дня регистрирует все поступающие для визирования документы в Журнале регистрации документов для визирования. Журнал существует как в «бумажном» варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке '''Корреспонденция [о]''' в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com].
-=== Состав Журналов регистрации===
+===Состав Журналов регистрации===
 *Бумажный журнал
 Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку '''Документы на визирование''' после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата конца ведения журнала (Рис. 1.1), в новом – дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
@@ Строка 143: / Строка 143: @@
 Согласователи и Директора несут ответственность за хранение документов в период визирования, исполнители — в период работы с документами. <br />
-==6. Исключения и отклонения==
+==Исключения и отклонения==
 Если кто-либо из Согласователей присвоил документу статус '''Отклонено (О)''', документ передается Исполнителю для исправления документа в соответствии с замечаниями или для ответа на замечания, если таковые имеются. <br />
 При повторной передаче документа Сотрудником после устранения всех замечаний при необходимости следует приложить изначальный вариант документа (если он содержит правки в тексте). <br />
-==7. Ответственность за несоблюдение==
+==Ответственность за несоблюдение==
 Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, может повести за собой отказ от подписания/рассмотрения/согласования документов.
-==8. Поддержка==
+==Поддержка==
 По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
 *'''Анна Захарченко''', Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
@@ Строка 156: / Строка 156: @@
 == Источник==
-*УВВИ-О-1-03-01 Согласование и визирование документов
+*УВВ-З1-1К04-02 Согласование и визирование документов
 [[Категория:Инструкции]]

@@ Строка 2: / Строка 2: @@
 ==1. Введение==
-===1.1 Цель===
+===Цель===
 Систематизация и стандартизация процедуры согласования документов Сотрудниками Компании и визирования [[документ]]ов [[Директор]]ами.<br />
-===1.2 Назначение===
+===Назначение===
 Описание последовательности действий при регистрации и подаче документов для согласования Сотрудниками Компании и визирования Директорами, уполномоченными лицами, получении завизированных документов и определении ответственности по внутреннему движению документов. <br />
-===1.3 Частота обновления===
+===Частота обновления===
 *плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
 *внеплановый пересмотр — в случае обновления используемого ПО.
-===1.4 Общее===
+===Общее===
 *Создание системы согласования и визирования документов позволяет проводить регистрацию документов Офис-менеджером и контролировать весь цикл движения документов, требующих согласования, визирования Сотрудниками и Подписантами в Компании. <br />
 *Подписантами являются: Генеральный директор, Коммерческий директор, Заместитель Генерального директора по корпоративным вопросам, Заместитель Генерального директора по строительству, Заместитель Генерального директора по экономике и финансам. <br />
@@ Строка 21: / Строка 21: @@
 ==3. Иерархия документов==
-.1 УВВ-З1-1-ХХ Управление документами и информацией
+УВВ-З1-1-ХХ Управление документами и информацией
 *УВВ-З1-1К04-02 Согласование и визирование документов
@@ Строка 51: / Строка 51: @@
 == 5. Описание процесса==
-=== 5.1  Журналы регистрации===
+=== Журналы регистрации===
 Офис-менеджер в течение дня регистрирует все поступающие для визирования документы в Журнале регистрации документов для визирования. Журнал существует как в «бумажном» варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке '''Корреспонденция [о]''' в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com].
-=== 5.2  Состав Журналов регистрации===
+=== Состав Журналов регистрации===
 *Бумажный журнал
 Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку '''Документы на визирование''' после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата конца ведения журнала (Рис. 1.1), в новом – дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
@@ Строка 61: / Строка 61: @@
 [[Изображение:УВО33.png|thumb|center|546px| '''Рис. 2 Путь к папке "На визирование"''']]
-=== 5.3  Заполнение журналов (Рис. 3).===
+===Заполнение журналов (Рис. 3).===
 [[Изображение:УВО34.png|thumb|center|676px|'''Рис. 3 Журнал регистрации документов на визирование]]
 В графе '''№ ВН.''' документу присваивается внутренний порядковый номер (Рис. 3.1). <br />
@@ Строка 95: / Строка 95: @@
 [[Изображение:УВО35.png|thumb|center|676px|'''Рис. 4 Электронный Журнал регистрации документов на визирование"''']]
-===5.4  Действия инициатора===
+===Действия инициатора===
 Оформить Сопроводительное письмо и приложить его к документу (Рис. 5).
 В первом поле указывается просьба (Рис. 5.1), во втором - тип документа, а также краткое содержание (Рис. 5.2).
@@ Строка 118: / Строка 118: @@
 Ответственность за своевременное получение, доработку, контроль за дальнейшим исполнением того или иного документа, проработанного Сотрудниками и/или Директором и прошедшего полный цикл регистрации у Офис-менеджера несет инициатор. <br />
-===5.5  Действия Офис-менеджера===
+===Действия Офис-менеджера===
 Получить от инициатора документы для визирования. <br />
 Проверить правильность составления Сопроводительного письма и наличие штампа, наличие документов указанных в сопроводительном письме. <br />
@@ Строка 137: / Строка 137: @@
 Ответственность за регистрацию, хранение, цикл ведения документа от получения его от инициатора/предыдущего согласующего и до отправления документа в лоток следующему согласующему, а также за возврат инициатору несет Офис-менеджер. <br />
-===5.6 Действия Согласователей и Директоров===
+===Действия Согласователей и Директоров===
 Ежедневно в 9:30 и 14:00 принимать документы для согласования/визирования. <br />
 Прорабатывать документы после получения, комментировать свои пожелания, направлять на проработку другим Сотрудникам, визировать и в графе '''Согласование/Резолюция''' Сопроводительного письма ставить '''Утверждено (У)''' или Отклонено (О)''', в зависимости от принятого решения, и складывать их в лоток '''Исходящие'''. <br />

@@ Строка 26: / Строка 26: @@
 ==4. Характеристика процесса==
-===4.1 Инициирующие факторы===
+===Инициирующие факторы===
 Необходимость согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Согласователями и Подписантами.
-===4.2 Требования ко входу процесса===
+===Требования ко входу процесса===
 *Наличие документов, требующих согласования и визирования. <br />
 *Наличие заполненного Сопроводительного письма с кратко изложенной информацией и конкретной просьбой по данному документу, позволяющей Сотрудникам Компании оперативно понять суть и отреагировать. <br />
 *Наличие штампа и подписи инициатора на Сопроводительном письме. <br />
-===4.3 Требования к выходу процесса===
+===Требования к выходу процесса===
 *Документы, согласованные и/или завизированные Согласователями и Подписантами, уполномоченным лицом с заполненным сопроводительным письмом, либо с их мотивированным отказом в этих действиях. <br />
 *В поле "СОГЛАСОВАНИЕ" / "РЕЗОЛЮЦИЯ":
@@ Строка 41: / Строка 41: @@
 *С проставленным штампом справа от согласования / резолюции с подписью и датой подписания. <br />
-===4.4 Ресурсы===
+===Ресурсы===
 *Компьютер или смартфон с возможностью выхода в интернет;
 *Аккаунт в  [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com];

@@ Строка 3: / Строка 3: @@
 ===1.1 Цель===
-Систематизация и стандартизация процедуры согласования документов Сотрудниками Компании и визирования документов Директорами.<br />
+Систематизация и стандартизация процедуры согласования документов Сотрудниками Компании и визирования [[документ]]ов [[Директор]]ами.<br />
 ===1.2 Назначение===
-Формулирование правил систематизации регистрации и подачи документов для согласования Сотрудниками Компании и визирования Директорами, уполномоченными лицами, получение завизированных документов и определение ответственности по внутреннему движению документов. <br />
+Формулирование правил систематизации регистрации и подачи документов для согласования [[Сотрудник]]ами Компании и визирования Директорами, уполномоченными лицами, получение завизированных документов и определение ответственности по внутреннему движению документов. <br />
 ===1.3 Частота обновления===
 *Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних [[нормативный документ|НД]].
@@ Строка 11: / Строка 11: @@
 ===1.4 Общее===
 .4.1  Создание системы согласования и визирования документов позволяет проводить регистрацию документов Офис-менеджером и контролировать весь цикл движения документов, требующих согласования, визирования Сотрудниками и Директорами в Компании. <br />
 .4.2  Под Директором подразумевается: Генеральный директор, Коммерческий, Финансовый, Технический директора, Директор по качеству. <br />
 ==2. Область применения==

@@ Строка 70: / Строка 70: @@
 *11 - 2011 год.
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-И-004-11 не допускаются.'''</blockquote>
 .3.2  В графе «Дата» ставится дата регистрации документа Офис-менеджером (Рис. 3.2). <br />

@@ Строка 51: / Строка 51: @@
 == 5. Описание процесса==
-===5.1===
+=== 5.1  Журналы регистрации===
-Ежедневно до 10.00 и в 14.00 Офис-менеджер забирает подлежащую отправке корреспонденцию с заданием на отправку / заданием курьеру из лотков «Исходящие» на рабочих местах Директоров. Сотрудники могут поместить исходящую корреспонденцию в лоток «Исходящая корреспонденция» на столе Офис-менеджера или в лоток своего руководителя. <br />
+Офис-менеджер в течение дня регистрирует все поступающие для визирования документы в Журнале регистрации документов для визирования. Журнал существует как в «бумажном» варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]» в http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com].<br />
-===5.2===
+=== 5.2  Состав Журналов регистрации===
-Офис-менеджер проверяет полноту и правильность заполнения задания на отправку / задания курьеру (контактная информация, наличие приложений и т.д.).
+.2.1 Бумажный журнал
 ===5.3===
 Документ регистрируется Офис-менеджером в Журнале регистрации исходящей корреспонденции. Журнал существует как в бумажном (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]».