Работа с библиотекой - История изменений

KraYS в 15:58, 27 июня 2012

2012-06-27T15:58:59Z

KraYS в 15:52, 27 июня 2012

2012-06-27T15:52:28Z

KraYS: /* Первичная сдача Материала в Библиотеку */

2012-06-27T15:45:54Z

‎Первичная сдача Материала в Библиотеку

KraYS: /* Первичная сдача Материала в Библиотеку */

2012-06-27T15:44:15Z

‎Первичная сдача Материала в Библиотеку

KraYS: /* Регистрация нового пользователя в Библиотеке */

2012-06-27T15:43:45Z

‎Регистрация нового пользователя в Библиотеке

KraYS: /* Первичная сдача Материала в Библиотеку */

2012-06-27T15:43:07Z

‎Первичная сдача Материала в Библиотеку

KraYS: /* Первичная сдача Материала в Библиотеку */

2012-06-27T15:40:53Z

‎Первичная сдача Материала в Библиотеку

KraYS: Новая страница: «761px| ==Введение== ===Цель=== Облегчение работы сотру...»

2012-06-27T15:39:40Z

Новая страница: «thumb|center|761px| ==Введение== ===Цель=== Облегчение работы сотру...»

Новая страница

[[Изображение:Шапка Библиотека.jpg|thumb|center|761px|]]
==Введение==
===Цель===
Облегчение работы сотрудников с библиотекой Компании (далее — Библиотека), которое достигается за счет прозрачности и строгой регламентированности процедуры работы с книгами, журналами, каталогами, дисками (далее — Материалы) из Библиотеки.
===Назначение===
Описание последовательности действий при пользовании Библиотекой, а именно получения Материалов и их внесения в Библиотеку (возврат или впервые).
===Частота обновления===
*плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
*внеплановый пересмотр — в случае обновления используемого ПО.

===Общее===
В процессе трудовой деятельности почти каждого сотрудника Компании часто возникает необходимость, а порой и собственное желание, быстро и с минимальными затратами ресурсов найти нужный материал по таким специфичным отраслям человеческой деятельности, как тайм-менеджмент или волоконно-оптическая техника, и ознакомиться с его содержанием. Электронная Библиотека Компании — серверное ПО, которое позволяет в кратчайшие сроки получить требуемый материал и максимально облегчить контроль за содержимым Библиотеки. Также облегчается процедура внесения нового материала в Библиотеку. 
Библиотека Компании находится в помещении Архива.
==Область применения==
Данный документ используется в процессе работы с Материалами из Библиотеки Компании. 
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании. 
Данный документ '''может'''/не может использоваться вне Компании. 
==Иерархия документов==
УВВ-З1-1-XX Управление документами и информацией
*УУВВ-З1-110-01-XX Библиотека
**УВВ-З1-1К15-02 Работа с библиотекой
==Характеристика процесса==
===Инициирующие факторы===
Потребность сотрудника ознакомится с каким-либо Материалом из Библиотеки или вернуть проработанный, а также внести новый Материал.
===Требования ко входу процесса===
Материал, содержащийся в Библиотеке, или требующий внесения в Библиотеку (возврат или впервые).

===Требования к выходу процесса===
Сданный в Библиотеку Материал.
===Ресурсы===
*Материал, содержащийся в Библиотеке или требующий внесения в Библиотеку (возврат или впервые).
*Серверное ПО — электронная Библиотека Компании.
*Учетная запись в Архиве Компании.
*Персональный компьютер с выходом в интернет .
*Принтер для печати штрих-кода.
*Сканер штрих-кода.
*МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) для сканирования обложек и печати расписок.
==Регистрация нового пользователя в Библиотеке==
Новый Материал может быть сдан в Библиотеку только зарегистрированным пользователем и только после оформления электронной заявки. 
Регистрационные данные (логин и пароль для входа в систему) можно получить у ответственных сотрудников, указанных в п. 8 настоящей инструкции. 
В адресной строке браузера Google Chrome введите путь к электронной Библиотеке: [[http://archive.vols-vl.ru http://archive.vols-vl.ru]]. 
Появляется главная страница, где необходимо заполнить следующие поля:
*Логин — обязательно (Рис. 1.1);
*Пароль — обязательно (Рис. 1.2);
*Флажок «Запомнить меня» выставляется опционально (Рис. 1.3).
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Вводимый пользователем пароль чувствителен к регистру вводимых символов!'''</blockquote>
[[Изображение:Библиотека Рис. 1. Авторизация в Архиве Компании.jpg|thumb|center|319px|Рис. 1. Авторизация в Архиве Компании]]
После чего необходимо нажать кнопку '''Войти''' (Рис. 1.4). 
В результате вы попадаете на главную страницу Архива. 
Далее требуется выбрать требуемый модуль Архива — модуль Библиотеки. Для этого необходимо открыть выпадающий список в правом верхнем углу главной страницы (Рис. 2.1), затем выбрать пункт '''Библиотека''' (Рис. 2.2). В результате вы попадаете на главную страницу Библиотеки: 
[[Изображение:Библиотека Рис. 2. Выбор модуля - Библиотека.jpg|thumb|center|301px|Рис. 2. Выбор модуля - Библиотека]]
==Первичная сдача Материала в Библиотеку==
Для того чтобы оформить заявку на первичную сдачу Материала в Библиотеку, нужно в поле главной страницы выбрать закладку '''Новый''' (Рис. 3). 
[[Изображение:Библиотека Рис. 3. Создание заявки на первичную сдачу материала в Библиотеку.jpg|thumb|center|398px|Рис. 3. Создание заявки на первичную сдачу материала в Библиотеку]]
Затем перед вами открывается карточка документа, в которую необходимо внести все необходимые сведения:
*'''Тип документа'''. Здесь необходимо описать, какой именно документ подлежит занесению в Библиотеку: книга, диск, журнал или каталог (Рис. 4.1);
*'''Автор документа'''. Здесь необходимо указать автора документа (Рис. 4.2);
*'''Наименование'''. Здесь необходимо указать полное название документа, который подлежит занесению в Библиотеку (Рис. 4.3);
*'''Издательство'''. Здесь необходимо указать полное наименование издательства, которое осуществило выпуск данного документа (Рис. 4.4)
*'''Год выпуска'''. Здесь указывается, в каком году был создан документ (Рис. 4.5);
*'''Переплет'''. Здесь указывается тип покрытия документа (Рис. 4.6);
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: У документа типа «диск» поле Переплет отсутствует'''</blockquote>
*'''Цена'''. Требуется указать рыночную стоимость данного документа. Эту сумму должен будет возместить сотрудник при утере/порче документа (Рис. 4.7);
*'''Описание'''. Здесь необходимо привести краткое описание документа: о чем идет речь в документе, аудитория, на которую он рассчитан и т.п. (Рис. 4.8);
*'''Загрузите электронный оригинал''' (только для документа типа «диск»). Требуется загрузить электронную версию документа (Рис. 5);
*'''Загрузите обложку для книги'''. Необходимо загрузить электронную версию обложки — найденную в интернете или отсканированную (Рис. 4.9). 
После заполнения всех полей формы необходимо нажать Загрузить (Рис. 4.10). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 4.11). 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием обложек документов (книг) все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук)'''</blockquote>
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[www.ozon.ru www.ozon.ru]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
[[Изображение:Библиотека Рис. 4. Заполнение карточки на документ.jpg|thumb|center|526px|Рис. 4. Заполнение карточки на документ]]
[[Изображение:Библиотека Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа Диск.jpg|thumb|center|572px|Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа "Диск"]]
После завершения загрузки документа автоматически открывается страница, где можно распечатать штрих-код, идентифицирующий данный документ в Библиотеке. Этот штрих-код в дальнейшем можно использовать в том числе и для поиска книги в списке: необходимо отсканировать штрих-код или ввести цифры кода (Рис. 6.1) и нажать '''Искать''' (Рис. 6.2). 
[[Изображение:Библиотека Рис. 6. Поиск документа по цифрам штрих-кода.jpg|thumb|center|228px|Рис. 6. Поиск документа по цифрам штрих-кода]]
После того, как штрих-код распечатан, документ появляется в базе данных Библиотеки (Рис. 7). 
[[Изображение:Библиотека Рис. 7. Внесенный документ в базе Библиотеки.jpg|thumb|center|671px|Рис. 7. Внесенный документ в базе Библиотеки]]
Для того, чтобы узнать:
*информацию по документу, нужно нажать на символ '''+''', расположенный слева от названия документа (Рис. 8);
[[Изображение:Библиотека Рис. 8. Поиск документа по цифрам штрих-кода.jpg|thumb|center|323px|Рис. 8. Поиск документа по цифрам штрих-кода]]
*текущий статус документа, нужно посмотреть содержание колонок '''Всего''' (Рис. 9.1) и '''Доступно''' (Рис. 9.2), они расположены справа. Если значение поля '''Доступно''' равно значению поля '''Всего''' — все книги находятся в библиотеке, если значение поля '''Доступно''' меньше значения поля '''Всего''' — какие-то экземпляры книги находятся у сотрудников на руках.
[[Изображение:Библиотека Рис. 9. получение информации о статусе документа.jpg|thumb|center|223px|Рис. 9. получение информации о статусе документа]]
*общую информацию по Библиотеке, нужно посмотреть в левый верхний угол главной страницы Библиотеки (Рис. 10). Там можно получить информацию о типах документов и текущем их количестве.
[[Изображение:Библиотека Рис. 10. Общая информация о Библиотеке.jpg|thumb|center|229px|Рис. 10. Общая информация о Библиотеке]]
Если все оформлено правильно, архивариус должен наклеить штрих-код на внутреннюю сторону задней части переплета и внести документ в Библиотеку. 
С возможными действиями над материалами из Библиотеки можно ознакомиться, вызвав контекстное меню. Сделать это можно, кликнув правой кнопкой мыши по любой книге из библиотеки. 
[[Изображение:Библиотека Рис. 11. получение информации о статусе документа.jpg|thumb|center|371px|Рис. 11. Получение информации о статусе документа]]
Возможный набор действий с материалами из Библиотеки:
*'''Редактировать''' (Рис. 11.1) — открывается окно (Рис. 12), в котором можно отредактировать название книги (а также любого другого издания) и т.д.;
*'''Распечатать штрих-код''' (Рис. 11.2) — позволяет распечатать штрих-код текущего издания для маркировки экземпляра;
*'''Удалить''' (Рис. 11.3) — позволяет удалить все экземпляры издания из электронной библиотеки;
*'''Выдать документ''' (Рис. 11.4) — позволяет выдать экземпляр издания сотруднику;
*'''Принять документ''' (Рис. 11.5) — позволяет принять экземпляр издания у сотрудника.
[[Изображение:Библиотека Рис. 12. Окно редактирования издания.jpg|thumb|center|456px|Рис. 12. Окно редактирования издания]]
==Получение и возврат документа из Библиотеки==
Получить доступ к документу, находящемуся в Библиотеке можно двумя способами: либо по ссылке (электронная версия), либо взять оригинал в Библиотеке. 
Для того, чтобы получить оригинал документа, необходимо прийти в Библиотеку (помещение Архива) (без предварительной заявки) и указать архивариусу, какой именно документ необходим. 
После того, как архивариус убедился, что документ есть в наличии, он должен вызвать контекстное меню (см. пп. 6.7 - 6.8 ) (Рис. 11.4). 
В появившемся окне необходимо:
*выбрать получателя документа (Рис. 13.1) — обязательно;
*отметить '''Отправлять уведомления''' (Рис. 13.2) — опционально;
*нажать '''Далее''' (Рис. 13.3) — если все правильно;
*нажать '''Отмена''' (Рис. 13.4) — если выдача отменена.
[[Изображение:Библиотека Рис. 13. Выбор получателя материала.jpg|thumb|center|385px|Рис. 13. Выбор получателя материала]]
В появившемся окне архивариус должен распечатать '''Расписку на документ''' (Рис. 14). В обеих половинках Расписки должны расписаться архивариус и сотрудник, требующий документ. Одна половинка Расписки остается у архивариуса, другая — у сотрудника. 
[[Изображение:Библиотека Рис. 14. Расписка на документ.jpg|thumb|center|397px|Рис. 14. Расписка на документ]]
Получив свою половинку Расписки и сам документ, сотрудник может начинать знакомство с документом. 
После того, как работа с документом закончилась, сотруднику необходимо взять сам документ и Расписку на него и прийти в Библиотеку. 
Архивариус при помощи считывающего устройства должен распознать штрих-код на Расписке (в списке книг Библиотеки будет автоматически выбран возвращаемый документ) и затем, вызвав контекстное меню (см. пп. 6.7 - 6.8 ), нажать Вернуть документ (Рис. 11.5). 
В появившемся окне необходимо:
*выбрать сотрудника, возвращающего документ (Рис. 15.1) — обязательно. Как правило, это поле заполняется системой автоматически на основании информации о выдаче документа;
*нажать '''Далее''' (Рис. 15.2) — если все правильно;
*нажать '''Отмена''' (Рис. 15.3) — для отмены возврата документа.
[[Изображение:Библиотека Рис. 15. Выбор сотрудника, возращающего документ.jpg|thumb|center|386px|Рис. 15. Выбор сотрудника, возращающего документ]]
В появившемся окне необходимо:
*нажать '''Yes''' — если документ возвращен успешно (Рис. 16.1);
*нажать '''No''' — если возврат документа отменен (Рис. 16.2).
[[Изображение:Библиотека Рис. 16. Подтверждение возврата документа.jpg|thumb|center|269px|Рис. 16. Подтверждение возврата документа]]
После этого, если все в порядке, архивариус должен забрать Расписку и документ у сотрудника для возврата в Библиотеку.

==Поддержка==
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
*Николай Губин, инженер-технолог (gubinnikolai@gmail.com)
*Александра Кулыгина, разработчик ПО (aleksandra.kulygina@gmail.com)
*Елена Медведева, офис-менеджер (MedES@vols-vl.ru)
== Источник==
*УВВ-З1-1К15-02 Работа с библиотекой
[[Категория:Инструкции]]

@@ Строка 68: / Строка 68: @@
 После заполнения всех полей формы необходимо нажать Загрузить (Рис. 4.10). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 4.11).<br />
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием обложек документов (книг) все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук)'''</blockquote>
-<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[http//:ozon.ru http//:ozon.ru]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
+<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[http://www.ozon.ru/ http://www.ozon.ru/]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
 [[Изображение:Библиотека Рис. 4. Заполнение карточки на документ.jpg|thumb|center|526px|Рис. 4. Заполнение карточки на документ]]
 [[Изображение:Библиотека Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа Диск.jpg|thumb|center|572px|Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа "Диск"]]

@@ Строка 68: / Строка 68: @@
 После заполнения всех полей формы необходимо нажать Загрузить (Рис. 4.10). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 4.11).<br />
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием обложек документов (книг) все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук)'''</blockquote>
-<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[http//:ozon.ru www.ozon.ru]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
+<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[http//:ozon.ru http//:ozon.ru]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
 [[Изображение:Библиотека Рис. 4. Заполнение карточки на документ.jpg|thumb|center|526px|Рис. 4. Заполнение карточки на документ]]
 [[Изображение:Библиотека Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа Диск.jpg|thumb|center|572px|Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа "Диск"]]

@@ Строка 50: / Строка 50: @@
 Далее требуется выбрать требуемый модуль Архива — модуль Библиотеки. Для этого необходимо открыть выпадающий список в правом верхнем углу главной страницы (Рис. 2.1), затем выбрать пункт '''Библиотека''' (Рис. 2.2). В результате вы попадаете на главную страницу Библиотеки: <br />
 [[Изображение:Библиотека Рис. 2. Выбор модуля - Библиотека.jpg|thumb|center|301px|Рис. 2. Выбор модуля - Библиотека]]
 ==Первичная сдача Материала в Библиотеку==
 Для того чтобы оформить заявку на первичную сдачу Материала в Библиотеку, нужно в поле главной страницы выбрать закладку '''Новый''' (Рис. 3). <br />

@@ Строка 67: / Строка 67: @@
 После заполнения всех полей формы необходимо нажать Загрузить (Рис. 4.10). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать Отмена (Рис. 4.11).<br />
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием обложек документов (книг) все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук)'''</blockquote>
-<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[www.ozon.ru]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
+<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Изображение обложки для загрузки в Библиотеку рекомендуется найти в интернете, например, на сайте [[http//:ozon.ru www.ozon.ru]]. Размер изображения - не менее 100 пикселей по меньшей стороне. Сканирование допускается лишь в случае, когда найти изображение обложки оказывается затруднительно'''</blockquote>
 [[Изображение:Библиотека Рис. 4. Заполнение карточки на документ.jpg|thumb|center|526px|Рис. 4. Заполнение карточки на документ]]
 [[Изображение:Библиотека Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа Диск.jpg|thumb|center|572px|Рис. 5. Загрузка оригинала документа типа "Диск"]]

@@ Строка 1: / Строка 1: @@
 [[Изображение:Шапка Библиотека.jpg|thumb|center|761px|]]
 ==Введение==
 ===Цель===