Работа с архивом - История изменений

KraYS: /* Первичная сдача документа в Архив при условии, что сотрудником предварительно создана электронная версия документа */

2012-06-26T14:09:29Z

‎Первичная сдача документа в Архив при условии, что сотрудником предварительно создана электронная версия документа

KraYS в 14:08, 26 июня 2012

2012-06-26T14:08:46Z

KraYS: Новая страница: «744px| ==Введение== ===Цель=== Повышение эффективности рабо...»

2012-06-25T18:24:00Z

Новая страница: «thumb|center|744px| ==Введение== ===Цель=== Повышение эффективности рабо...»

Новая страница

[[Изображение:Шапка Архив.jpg|thumb|center|744px|]]
==Введение==
===Цель===
Повышение эффективности работы сотрудников с Архивом документов Компании (далее — Архив), которое достигается за счет прозрачности и строгой регламентированности процедуры работы с документами из Архива.
===Назначение===
Описание последовательности действий при пользовании Архивом, включающим в себя электронную и бумажную версии.
===Частота обновления===
*плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
*внеплановый пересмотр — в случае обновления используемого ПО.

===Общее===
В процессе трудовой деятельности почти каждого сотрудника Компании часто возникает необходимость быстро и с минимальными затратами ресурсов найти нужный документ и ознакомиться с его содержанием. Электронный Архив Компании — серверное ПО, которое позволяет в кратчайшие сроки получить требуемый документ (с учетом степени его конфиденциальности), а также по требованию (заявлению) сотрудника внести в Архив новый документ. Твердая копия всех документов хранится в специально выделенной для этого комнате. Доступ к электронной версии документа осуществляется по ссылке на документ.
==Область применения==
Данный документ используется в процессе работы с документами из Архива Компании. 
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании. 
Данный документ '''может'''/не может использоваться вне Компании.
==Иерархия документов==
УВВ-З1-1-XX Управление документами и информацией
*УВВ-З1-1К14-02 Работа с Архивом
==Характеристика процесса==
===Инициирующие факторы===
Потребность сотрудника ознакомиться с содержанием документа из Архива, сдать проработанный документ или внести в Архив новый документ.
===Требования ко входу процесса===
*Документ, содержащийся в Архиве.
*Документ, требующий внесения в Архив.
===Требования к выходу процесса===
Сданный в Архив документ.
===Ресурсы===
*Документ, содержащийся в Архиве, или требующий внесения в Архив (возврат или впервые).
*Серверное ПО — электронный Архив Компании.
*Учетная запись в Архиве Компании.
*Персональный компьютер с выходом в интернет .
*Принтер для печати штрих-кода и ярлыка с указанием ячейки документа в Архиве.
*Сканер штрих-кода.
*МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) для сканирования документов для Архива и печати расписок.
==Регистрация нового пользователя в архиве и техническая поддержка==
Документ может быть сдан в Архив только зарегистрированным пользователем и только после оформления электронной заявки.
Регистрационные данные (логин и пароль для входа в систему) можно получить у ответственных сотрудников, указанных в п. 9 настоящей инструкции.
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: По всем возникающим вопросам можно обращаться по телефону службы технической поддержки (helpdesk): +7 (495) 363 4691'''</blockquote>
В адресной строке браузера Google Chrome введите путь к электронному архиву: [[http://archive.vols-vl.ru/ http://archive.vols-vl.ru/]]. 
На открывшейся главной странице, заполните следующие поля: 
*Логин — обязательно (Рис. 1.1);
*Пароль — обязательно (Рис. 1.2); 
*Флажок «Запомнить меня» выставляется опционально (Рис. 1.3).
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Вводимый пользователем пароль чувствителен к регистру вводимых символов!'''</blockquote>
Нажав кнопку '''Войти''' (Рис. 1.4), вы попадаете на главную страницу Архива.
==Первичная сдача документа в Архив при условии, что сотрудником предварительно создана электронная версия документа==
Lля того чтобы оформить заявку на первичную сдачу документа в Архив, необходимо в поле главной страницы выбрать закладку '''Новый''' (Рис. 2). 
В открывшейся карточке документа необходимо внести следующие сведения: 
*'''Тип документа'''. Здесь необходимо описать, какой именно документ подлежит занесению в архив: договор, чертеж, письмо и т.д. (Рис. 3.1);
*'''Формат документа'''. Как правило, это А4, но можно выбрать и другие: А2, А3 и т.д. В случае, если в печатной версии документа встречаются разные форматы, то указывается максимальный формат документа (Рис. 3.2);
*'''Тип хранения'''. Необходимо выбрать соответствующий тип хранения: операционное или архивное (Рис. 3.3);
*'''Название документа'''. Здесь необходимо указать полное название документа, который подлежит архивации (Рис. 3.4);
*'''Стоимость документа'''. Поскольку каждый документ имеет стоимость, необходимо в обязательном порядке ее указать. Уточнить стоимость документа необходимо у компетентного лица — чаще всего это руководитель сотрудника или инициатор создания документа (Рис. 3.5);
*'''Дата'''. Здесь указывается дата документа (Рис. 3.6);
*'''Контрагент'''. Требуется отметить, с каким контрагентом связан данный документ. Если документ внутренний, необходимо указать ОАО «Управление ВОЛС-ВЛ» (Рис. 3.7);
*'''Номер документа'''. Как правило, вся документация регистрируется с присвоением номера (Рис. 3.8);
*'''Конфиденциальность'''. Требуется выбрать степень конфиденциальности документа согласно номенклатуре Компании. Это делается либо самостоятельно, либо с привлечением компетентного лица (Рис. 3.9);
*'''Количество страниц'''. Здесь необходимо указать, сколько страниц в данной версии документа (Рис. 3.10);
*'''Регламентный срок хранения'''. Необходимо выбрать значение для данного типа документа из выпадающего списка (Рис. 3.11);
*'''Документ-основание'''. Требуется выбрать из списка, если таковой имеется. Это поле можно пропустить, если документ не имеет источника (Рис. 3.12);
*'''Загрузить документ'''. Необходимо загрузить электронную версию документа — созданную вручную или отсканированную (Рис. 3.13). 
После заполнения всех полей формы необходимо нажать '''Загрузить''' (Рис. 3.14). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать '''Отмена''' (Рис. 3.15). 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием документов все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук).'''</blockquote>
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Сканирование документа необходимо произвести в цвете с разрешением 300 точек на дюйм. Данные параметры сканирования для МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) являются настройками по умолчанию.'''</blockquote>
После завершения загрузки документа открывается главная страница Архива, где можно увидеть текущий документ в очереди (Рис. 4). В последнем столбце указана дата приема — ориентировочное время сдачи бумажной версии документа в Архив. 
Далее необходимо в назначенное время (Рис. 4.1) с бумажной версией документа подойти к архивариусу. 
Если все оформлено правильно, архивариус выдает Расписку, в которой содержится информация о принятом документе, и принимает документ в Архив (Рис. 5). 
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Каждому сотруднику рекомендуется завести специальную папку, в которой будут храниться Расписки по всем сданным в Архив документам. В дальнейшем возможно создание единой папки для всех сотрудников.'''</blockquote>

==Первичная сдача документа в Архив при условии, что у сотрудника имеется только твердая копия документа==
В поле главной страницы Архива выбрать закладку Новый (Рис. 2). Это необходимо для того, чтобы заполнить карточку со сведениями о документе и поставить его в электронную очередь. 
Затем в открывшейся форме карточки на новый документ (Рис. 3), нужно внести сведения аналогично п. 6.2 . 
Поле '''Загрузить документ''' в данном случае остается незаполненным (электронная версия не загружается) (Рис. 3.13). После заполнения всех остальных полей формы (Рис. 3.1 — Рис. 3.12) необходимо нажать '''Загрузить''' (Рис. 3.14). Для того, чтобы отменить загрузку документа, необходимо нажать '''Отмена''' (Рис. 3.15). 
После заполнения карточки на документ открывается главная страница Архива, где можно увидеть текущий документ в очереди (Рис. 4). В последнем столбце указана дата приема — ориентировочное время сдачи документа в Архив. 
В назначенное время необходимо подойти с бумажной версией документа к архивариусу и передать документ для оцифровки (создания электронной версии документа). 
Архивариус распечатывает две Расписки на документ, в которых должны расписаться сотрудник и сам архивариус. Одна Расписка остается у сотрудника, другая — у архивариуса. С этого момента ответственным за документ является архивариус. Сотрудник может возвращаться к своим непосредственным обязанностям. 
После завершения загрузки документа архивариус должен принять документ в Архив. Сотруднику на его рабочий e-mail автоматически отправляется уведомление о внесении его документа в Архив со ссылкой на электронную версию документа. 

==Получение твердой копии документа из Архива и ее возврат в Архив ==
Получить доступ к документу, находящемуся в архиве можно двумя способами: либо по ссылке (электронная версия), либо взять оригинал или заверенную копию у архивариуса (твердая копия). 
Для того, чтобы получить твердую копию документа, необходимо придти в Архив (без предварительной заявки) и указать архивариусу, какой именно документ необходим. 
После того, как архивариус убедился, что документ есть в наличии, он должен оформить две Расписки на документ. В обеих Расписках должны расписаться архивариус и сотрудник, требующий документ. Один экземпляр Расписки остается у архивариуса, другой у сотрудника. 
Забрав один экземпляр Расписки и сам документ, сотрудник может начинать проработку твердой копии документа. 
После того, как работа с документом закончилась, сотруднику необходимо взять сам документ и Расписку на него и придти в Архив. 
Архивариус при помощи считывающего устройства должен распознать штрих-код на расписке и, если все в порядке, забрать Расписку и документ у сотрудника для возврата в архив. 

==Поддержка==
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
*Николай Губин, инженер-технолог (gubinnikolai@gmail.com)
*Александра Кулыгина, разработчик ПО (aleksandra.kulygina@gmail.com)
*Анна Захарченко, начальник АХО (ZakAS@vols-vl.ru)
== Источник==
*УВВ-З1-1К14-02 Работа с Архивом
[[Категория:Инструкции]]

@@ Строка 47: / Строка 47: @@
 Нажав кнопку '''Войти''' (Рис. 1.4), вы попадаете на главную страницу Архива.
 ==Первичная сдача документа в Архив при условии, что сотрудником предварительно создана электронная версия документа==
-Lля того чтобы оформить заявку на первичную сдачу документа в Архив, необходимо в поле главной страницы выбрать закладку '''Новый''' (Рис. 2).<br />
+Для того чтобы оформить заявку на первичную сдачу документа в Архив, необходимо в поле главной страницы выбрать закладку '''Новый''' (Рис. 2).<br />
 [[Изображение:Архив рис. 2 Создание заявки на первичную сдачу документа в архив.jpg|thumb|center|227px|Рис. 2. Создание заявки на первичную сдачу документа в архив]]
 В открывшейся карточке документа необходимо внести следующие сведения: <br />

@@ Строка 44: / Строка 44: @@
 *Флажок «Запомнить меня» выставляется опционально (Рис. 1.3).
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Вводимый пользователем пароль чувствителен к регистру вводимых символов!'''</blockquote>
 Нажав кнопку '''Войти''' (Рис. 1.4), вы попадаете на главную страницу Архива.
 ==Первичная сдача документа в Архив при условии, что сотрудником предварительно создана электронная версия документа==
 Lля того чтобы оформить заявку на первичную сдачу документа в Архив, необходимо в поле главной страницы выбрать закладку '''Новый''' (Рис. 2).<br />
 В открывшейся карточке документа необходимо внести следующие сведения: <br />
 *'''Тип документа'''. Здесь необходимо описать, какой именно документ подлежит занесению в архив: договор, чертеж, письмо и т.д. (Рис. 3.1);
@@ Строка 64: / Строка 66: @@
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Во избежание проблем с распознаванием документов все операции по сканированию следует проводить на специально выделенном МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук).'''</blockquote>
 <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Сканирование документа необходимо произвести в цвете с разрешением 300 точек на дюйм. Данные параметры сканирования для МФУ Kyocera TASKalfa 250ci (Паук) являются настройками по умолчанию.'''</blockquote>
 После завершения загрузки документа открывается главная страница Архива, где можно увидеть текущий документ в очереди (Рис. 4). В последнем столбце указана дата приема — ориентировочное время сдачи бумажной версии документа в Архив.<br />
 Далее необходимо в назначенное время (Рис. 4.1) с бумажной версией документа подойти к архивариусу. <br />
 Если все оформлено правильно, архивариус выдает Расписку, в которой содержится информация о принятом документе, и принимает документ в Архив (Рис. 5).<br />
 <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Каждому сотруднику рекомендуется завести специальную папку, в которой будут храниться Расписки по всем сданным в Архив документам. В дальнейшем возможно создание единой папки для всех сотрудников.'''</blockquote>