Оформление и регистрация распорядительных документов - История изменений

KraYS в 14:29, 26 июня 2012

2012-06-26T14:29:21Z

KraYS: Новая страница: «748px| ==Введение== ===Цель=== Обеспеч...»

2012-06-25T18:03:16Z

Новая страница: «thumb|center|748px| ==Введение== ===Цель=== Обеспеч...»

Новая страница

[[Изображение:Шапка Распорядительные документы.jpg|thumb|center|748px|]]
==Введение==
===Цель===
Обеспечение применения в Компании унифицированных форм распорядительных документов.
===Назначение===
Определение требований к оформлению распорядительных документов Компании:
*Приказов по основной деятельности;
*Распоряжений.
===Частота обновления===
*плановый пересмотр — согласно плану проверки внутренних НД;
*внеплановый пересмотр — в случае существенных изменений пунктов НД.

===Общее===
Между приказом и распоряжением есть существенное отличие. Приказ — это письменное или устное требование руководителя решить определенную задачу или выполнить определенное задание в рамках деятельности Компании в целом. Распоряжение — письменное или устное требование к подчиненным решить отдельные вопросы, связанные с решением задачи или задания, в рамках деятельности одного подразделения.
==Область применения==
Данный документ используется в процессе оформления приказов по основной деятельности и распоряжений.
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Требования настоящей инструкции не распространяются на приказы, образующиеся в кадровом делопроизводстве и бухгалтерии, так как для них существуют унифицированные формы, предусмотренные законодательством'''</blockquote>
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Компании, участвующих в процессе подготовки проектов распорядительных документов.
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Сотрудники рабочих специальностей могут выступать с письменной инициативой (дополнениями) к проектам распорядительных документов в случае производственной необходимости или при переиздании уже действующих приказов/распоряжений'''</blockquote>
Данный документ '''может'''/не может использоваться вне Компании.
==Иерархия документов==
УВВ-З1-1-XX Управление документами и информацией
*УВВ-З1-101-XX Распорядительные документы
**УВВ-З1-1К13-01 Оформление и регистрация распорядительных документов
==Характеристика процесса==
===Инициирующие факторы===
Принято решение нормативного характера, затрагивающее вопросы внутренней работы Компании (подразделения)
===Требования ко входу процесса===
Сформулированное решение нормативного характера. 
===Требования к выходу процесса===
Распорядительный документ, оформленный в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
===Ресурсы===
*Шаблон распорядительного документа, листа ознакомления, сопроводительного письма
*Журнал регистрации распорядительных документов
*Аккаунт в Egnyte
==Требования к содержанию==
При подготовке проектов распорядительных документов требуется соблюдение следующих правил:
*Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;
*Проекты документов в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:
**Конкретные поручения исполнителям с указанием конечных сроков их выполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные контрольные сроки);
**Полные наименования подразделений\должностей исполнителей;
**Поручения о контроле руководителям соответствующих структурных подразделений. 
Приказ (распоряжение) состоит из непосредственно приказа (распоряжения), распечатанного на бланке, и листа ознакомления с ним.
===Приказ (распоряжение)===
Приказ (распоряжение), распечатанный на бланке, имеет следующие основные реквизиты:
*Логотип Компании;
*Наименование вида документа (приказ, распоряжение);
*Дата и номер. Дата оформляется цифровым способом в формате дд, мм, гг, а номер состоит из знака № и номера приказа (распоряжения);
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Дата и номер присваивается распорядительному документу только после того, как он пройдет процедуру согласования и визирования.'''</blockquote>
*Место издания документа;
*Заголовок. Он должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Заголовок, как правило, формулируется в предложном падеже.
<blockquote>'''ПРИМЕР: Об использовании печатей ''' 
'''(О введении в действие НД)''' 
'''(О назначении менеджера проекта)'''</blockquote>
*Текст. Изложение текста должно идти от первого лица единственного числа. 
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной. 
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, акты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "В связи", "Во исполнение" и т.д. 
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. 
<blockquote>'''ПРИМЕР: На основании распоряжения № УВВ-Р-0001-12 от 17.01.12 Об изменении списка подотчетных лиц...'''</blockquote>
Преамбула в проектах приказов завершается словом "Приказываю". 
Констатирующая часть распоряжения завершается распорядительными словами "Обязываю", "Предлагаю". Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, эти слова могут быть опущены. 
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. 
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. 
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные сотрудники. При этом важно придерживаться правила: перечисление сотрудников в распорядительных документах должно осуществляться согласно иерархии в организационной структуре (сверху вниз). 
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о сотруднике, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). 
Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…". 
*Подпись. Подписывается первый экземпляр распорядительного документа. 
Подпись состоит из наименования должности сотрудника, подписавшего (издавшего) приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). 

===Лист ознакомления с распорядительным документом===
При необходимости обязательного доведения до сведения тех или иных Сотрудников принятого решения к приказу прикладывается лист ознакомления, в котором приводится их список.

==Оформление распорядительных документов==
Шаблон распорядительного документа (Рис. 2) расположен в файловом хранилище Egnyte в папке «Бланки документов» (Рис. 1). 
Лист ознакомления представляет собой заранее подготовленный перечень Сотрудников Компании (Рис. 3). Данный список корректируется разработчиком распорядительного документа в соответствии с тем, кого надо ознакомить. В число ознакомленных обязательно включаются Сотрудники, упомянутые в приказе (распоряжении), их руководители, а также все те, кого непосредственно касается принятое решение. 
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Ответственность за ознакомление с распорядительным документом Сотрудников подразделения лежит на руководителе данного подразделения'''</blockquote>
Форма листа ознакомления расположена в файловом хранилище Egnyte в папке «Бланки документов» (Рис. 1). 
Инициатор готовит проект приказа (распоряжения), лист ознакомления и передает их Офис-менеджеру. 
Офис-менеджер запускает процедуру согласования и визирования в соответствии с УВВ-З1-1К04-XX Согласование и визирование документов. 
После согласования и визирования распорядительного документа инициатор передает Офис-менеджеру подписанный распорядительный документ и лист ознакомления. 

==Регистрация распорядительных документов==
Приказы и распоряжения регистрируются внутри Компании в соответствующих журналах. 
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 20 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку, от 1 до 20. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый сдается в архив. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: заполняются даты начала и конца ведения журнала, его номер, делается отметка "В АРХИВ" в нижнем левом углу обложки старого журнала (Рис. 4). 
Распорядительным документам присваивается порядковый номер по принципу сквозной нумерации, начиная каждый год с начала (с 0001 во втором индексе), например, УВВ-П-0001-12, где 
УВВ — аббревиатура Компании; 
П — приказ или Р — распоряжение; 
0001 — номер по порядку; 
12 — 2012 год. 
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Номер по порядку - это всегда четырехзначное число.
Номера типа УВВ-П-004-09 не допускаются.'''</blockquote>
В Журнале фиксируется:
*Порядковый номер документа (Рис. 6.1);
*Дата подписания (Рис. 6.2);
*Заголовок (тема) документа (Рис. 6.3);
*В графе «Копия на диске» (Рис. 6.4) Офис-менеджер отмечает факт размещения приказа в хранилище Egnyte в папке «Приказы, распоряжения [o]» (Рис. 5);
*5-буквенный код Сотрудника, которым подготовлен документ (Рис. 6.5).

==Поддержка==
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
*Анна Захарченко, начальник отдела управления делами (ZakAS@vols-vl.ru)
*Светлана Рассадина, персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)
== Источник==
*УВВ-З1-1К13-01 Оформление и регистрация распорядительных документов
[[Категория:Инструкции]]

@@ Строка 73: / Строка 73: @@
 ==Оформление распорядительных документов==
 Шаблон распорядительного документа (Рис. 2) расположен в файловом хранилище Egnyte в папке «Бланки документов» (Рис. 1).<br />
 Лист ознакомления представляет собой заранее подготовленный перечень Сотрудников Компании (Рис. 3). Данный список корректируется разработчиком распорядительного документа в соответствии с тем, кого надо ознакомить. В число ознакомленных обязательно включаются Сотрудники, упомянутые в приказе (распоряжении), их руководители, а также все те, кого непосредственно касается принятое решение.<br />
 <blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Ответственность за ознакомление с распорядительным документом Сотрудников подразделения лежит на руководителе данного подразделения'''</blockquote>
 Форма листа ознакомления расположена в файловом хранилище Egnyte в папке «Бланки документов» (Рис. 1).<br />
 Инициатор готовит проект приказа (распоряжения), лист ознакомления и передает их Офис-менеджеру. <br />
@@ Строка 83: / Строка 86: @@
 Приказы и распоряжения регистрируются внутри Компании в соответствующих журналах. <br />
 Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 20 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку, от 1 до 20. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый сдается в архив. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: заполняются даты начала и конца ведения журнала, его номер, делается отметка "В АРХИВ" в нижнем левом углу обложки старого журнала (Рис. 4).<br />
 Распорядительным документам присваивается порядковый номер по принципу сквозной нумерации, начиная каждый год с начала (с 0001 во втором индексе), например, УВВ-П-0001-12, где<br />
 УВВ — аббревиатура Компании;<br />
@@ Строка 95: / Строка 99: @@
 *Заголовок (тема) документа (Рис. 6.3);
 *В графе «Копия на диске» (Рис. 6.4) Офис-менеджер отмечает факт размещения приказа в хранилище Egnyte в папке «Приказы, распоряжения [o]» (Рис. 5);
 *5-буквенный код Сотрудника, которым подготовлен документ (Рис. 6.5).
+[[Изображение:РД Рис. 6. Журнал регистрации распорядительных документов.jpg|thumb|center|620px|Рис. 6. Журнал регистрации распорядительных документов]]
 ==Поддержка==
 По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к: