Редактирование: Первичная обработка и регистрация исходящей корреспонденции

[[Изображение:УВВ1.png|thumb|center|770px|]]
==1. Введение==
===1.1 Цель=== 
Обеспечение учета и сохранности [[документ]]ов, поступающих в [[компания|Компанию]].<br />
===1.2 Назначение===
Формулирование правил регистации и распределения входящей корреспонденции. <br />
===1.3 Частота обновления===
Плановый пересмотр осуществляется в соответствии с планом проверки внутренних [[нормативный документ|НД]].Внеплановый пересмотр — в соответствии с ''УВВР-О-1-04-01 Актуальзация документов''.
===1.4 Общее===
В Компанию поступает множество различных документов. Документы могут быть получены по почте (в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, а также печатные издания), приняты по факсу, электронной почте, доставлены внешним курьером или курьером Компании.
==2.Область применения==
Данный документ используется в [[процесс]]е регистрации и распределения корреспонденции, поступающей в Компанию. <br />
 <blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Данный документ не описывает работу с конфиденциальными документами Компании.'''</blockquote>
Требования данного документа являются обязательными для всех Сотрудников Канцелярии Компании. <br />
Данный документ '''может'''/не может использоваться вне Компании.

==3. Иерархия документов==
3.1  УВВП-О-1-01 Документы Компании
*УВВИ-О-1-01-01 Первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции.
==4. Характеристика процесса==
===4.1 Инициирующие факторы===
Документы, поступающие в Компанию и подлежащие регистрации, должны быть обработаны и зарегистрированы в Канцлярии.
===4.2 Требования ко входу процесса===
Документы, поступившие в Компанию.
===4.3 Требования к выходу процесса===
Поступившие документы, зарегистрированные в Журналах регистрации входящей корреспонденции, с присвоенными регистрационными номерами и переданные в работу.
===4.4 Ресурсы===
*Журналы регистрации входящих документов — бумажный и электронный варианты; <br />
*Лоток для хранения в течение дня поступивших и зарегистрированных документов; <br />
*Папка для хранения резервных копий входящей документации; <br />
*Доступ к папке «Корреспонденция [о]» в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com]; <br />
*Штамп для входящих документов; <br />
*Бланк сопроводительного письма. <br />
== 5. Описание процесса==
===5.1===
Сотрудник Канцелярии (Офис-менеджер) ситематически в течение дня получает корреспонденцию «в руки», просматривает факсимильную почту и электронную почту и проводит первичную обработку входящей корреспонденции. <br />
При получении входящей корреспонденции Офис-менеджер проверяет правильность доставки, вскрывает конверты, проверяет количество листов документа и наличие приложений. <br />

При отстутствии необходимого количества приложений или листов документа он ставит в изветстность отправителя и потенциального получателя. Такой документ хранится у Офис-менеджера до устранения несоответствий, если иное не оговорено с отправителем или потенциальным получателем. Документ, даже не полный, при передаче на руки получателю проходит процедуру регистрации в соответствии с настоящей инструкцией. <br />

<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним необходимо узнать адрес отправителя, время отправки и получения документа, или когда на конверте имеется пометка «Срочно».'''</blockquote>
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Не вскрываются письма, адресованные физическому лицу или с пометкой «Лично».'''</blockquote>

===5.2===  
Подлежащая регистрации корреспонденция, полученная на общий электронный адрес Компании, а также пересылаемая Сотрудником документация, полученная им от Контрагента на корпоративный персональный электронный адрес, также должна быть распечатана и зарегистрирована.
===5.3 Журналы регистрации===  
Офис-менеджер в течение дня регистрирует всю входящую корреспонденцию в Журнале регистрации входящих документов. Журнал существует как в бумажном варианте (находится у Офис-менеджера), так и в электронном виде в папке «Корреспонденция [о]» в [http://www.volsvl.egnyte.com volsvl.egnyte.com]. Информация в электронный журнал заносится в течение рабочего дня.
===5.4 Состав журналов регистрации===
5.4.1  Бумажный журнал <br />
Журнал ведется в течение года. В каждом журнале содержится по 30 листов для регистрации, листы нумеруются в нижнем правом углу по порядку от 1 до 30. По окончании очередного журнала заводится новый, а старый подшивается в папку «Входящая корреспонденция» после последнего документа, зарегистрированного в данном журнале. При этом делаются отметки на обложках журналов в соответствующих полях: в старом заполняется дата окончания ведения журнала (Рис. 1.1), в новом — дата начала ведения журнала, его номер (Рис. 1.2).
[[Изображение:УВВИ22.jpg|thumb|center|800px|'''Рис.1 Титульный лист Журнала регистрации входящей корреспонденции''']]
5.4.2  Электронный журнал <br />
Папка «Корреспонденция [о]» разбита по годам, в ней есть папка «Входящие [о]», где лежат электронные журналы для регистрации (Рис. 2).
[[Изображение:УВВИ33.jpg|thumb|center|514px|'''Рис.2 Путь к электронному журналу''']]

===5.5  Заполнение журналов===
В графе «№ Вх.» документу присваивается входящий порядковый номер (Рис. 3.1).
Порядок формирования входящего регистрационного номера, например, УВВ-В-0001-11, следующий:
*УВВ — аббревиатура названия Компании;
*В — отметка о том, что документ является входящим;
*0001 — номер документа по порядку;
*11 — 2011 год.
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Номер по порядку — это всегда четырехзначное число. Номера типа УВВ-В-004-11 не допускаются.'''</blockquote>
[[Изображение:УВВИ44.png|thumb|center|762px|'''Рис.3 Бумажный Журнал регистрации входящей корреспонденции''']]
В графе «Дата» указывается дата поступления документа Офис-менеджеру (Рис. 2.2). <br />
В графе «От кого оступил» указывается контрагент — Компания, из которой поступил документ (Рис. 3.3). Название контрагента пишется без кавычек. Сначала идет существенная часть названия — уникальное имя, например, ВымпелКом. Далее могут идти вспомогательные существительные типа Трест, ПМК и прочее. Название зарубежных компаний пишется на латыни, российских (или СНГ) — кириллицей. Форма собственности (ООО, ОАО...) не указывается. <br />
В том случае, если отправитель - частное лицо, указывается его ФИО в порядке «Фамилия И.О.». <br />
Если письмо, исходя из содержания, действительно представляет собой интерес и ценность, а отправителя определить не возможно, то в графе ставится прочерк. <br />
В графе «Способ доставки» указывается, каким образом документ поступил в Компанию: с внешним курьером, с курьером Компании, почтой, факсимильной почтой, электронной почтой (Рис. 3.4). <br />
В графе «№ Исх.» указывается исходящий номер документа, присвоенный ему отправителем при регистрации (Рис. 3.5). <br />
В графе «Краткое содержание» указывается вид и краткое описание поступившего документа (Рис. 3.6). Если это письмо, то добавляется информация из поля темы письма или кратко указывается исходя из содержания. <br />
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: В сопроводительном письме отправителя, как правило, описывается краткое содержание приложенных документов.'''</blockquote>
При описании прочей документации указывается вид документа, его номер и дата. <br />
<blockquote>'''ПРИМЕР: Договор № 31 от 07.05.2011, Счет № HR-098765 от 12.08.2011.'''</blockquote>
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Допускается написание № Исх. документа и его краткого содержания в две строки, что предусмотрено разметкой журнала.'''</blockquote>
В графе «Адресовано» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому адресовано данное письмо (Рис. 3.7). Если имя конкретного адресата не следует из текста письма, то оно адресуется генеральному директору. <br />
При работе с прочими документами, если конкретный адресат не указан и не понятен из текста сообщения, то указываются следующие сотрудники:
*[[Договор]]ы и дополнительные соглашения к ним, [[техническая документация]] — Генеральному директору;
*Счета, счета-фактуры, товарные накладные, товарно-транспортные накладные и [[ акт выполненных работ|акты выполненных работ]] — Финансовому директору.
Отметки в остальных графах журнала делаются по мере прохождения документом процедуры регистрации. <br />
В связи с тем, что входящая документация должна быть зарегистрирована в Канцелярии в день ее поступления в Компанию, но не всегда входящая документация, полученная сотрудником Компании, своевременно поступает Офис-менеджеру, то на данный случай с понедельника на вторник и с четверга на пятницу в журнале оставляется резервная строка (Рис. 3.8).
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Записи в резервную строку вносятся простым карандашом.'''</blockquote>
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: Если понедельник, вторник, четверг или пятница являются нерабочими днями, то для резерва выбирается временной промежуток между предыдущим и следующим рабочим днями.'''</blockquote>
При заполнении бумажного журнала указывается только входящий порядковый номер.
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Остальные поля резервной строки остаются пустыми.'''</blockquote>
В электронном журнале напротив резервного номера пишется слово «Резерв» (Рис. 4.1).
[[Изображение:УВВИ55.png|thumb|center|776px|'''Рис. 4 Электронный вид журнала регистрации входящей корреспонденции''']]
На зарегистрированных документах в нижнем правом углу Офис-менеджер ставит штамп — отметку о поступлении документа в организацию (Рис. 5). <br />
[[Изображение:Штамп.jpg|209px|thumb|center|'''Рис.5 Штамп''']]
При этом штамп ставится только на следующих документах:
*Письмах отправителя;
*Сопроводительных письмах отправителя к любым документам;
*Копиях (факсимильных, электронных, ксерокопиях).

Для остальных документов штамп ставится на прикладываемом сопроводительном письме в правом нижнем углу. <br />
Ко всем зарегистрированным документам Офис-менеджер заполняет сопроводительное письмо (Рис. 6). <br />
<blockquote>'''ПРИМЕЧАНИЕ: На сопроводительных письмах Компании штамп Офис-менеджера ставится в специальном поле для штампа в верхнем правом углу (Рис. 6.1).'''</blockquote>
[[Изображение:УВВИ6.png|thumb|right|420px|'''Рис.6 Сопроводительное письмо''']]
В верхней строке проставляются дата и номер документа (Рис. 6.2), в первом поле указывается просьба (Рис. 6.3), во втором — краткое описание и номер входящего документа (Рис. 6.4). В верхнем левом углу полей «Согласование» и «Резолюция» указывается пятибуквенный код сотрудника, которому документ передан к рассмотрению (Рис. 6.5). <br />
Ежедневно после проставления штампа и присвоения входящего номера Офис-менеджер сканирует, копирует и сохраняет все входящие зарегистрированные в течение дня документы в папке для резервного копирования. Документы в папку подшиваются в порядке присвоенного входящему документу номера. При этом делается отметка о выполнении в графе журнала регистрации «Отметка о резервной копии» (Рис. 3.9). <br />

<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Если штамп не может быть проставлен на самом документе, то Офис-менеджер снимает копию с первого листа документа, ставит на нем штамп, затем сканирует копию первого листа со штампом и остальные листы оригинального документа.'''</blockquote>
Если документация поступает в сшитом виде, неудобном для копирования, делается копия только первого листа и листа с визами (если имеется), в графе «Отметка о резервной копии» указывается, что скопирован 1 (2, 3...) лист из N, где N — общее количество листов поступившем документе. В этом случае документ отдается адресату лично в руки, а адресат расписывается в графе «Оригинал получен» (Рис. 7). <br />
[[Изображение:УВВИ7.png|thumb|center|646px|'''Рис.7 Графа "Оригинал получен"''']]
<blockquote>'''ВНИМАНИЕ: Наличие подписи получателя документа означает, что в виду отсутствия резервной копии ответственность за сохранность документа полностью лежит на его получателе.'''</blockquote>
Файлу со сканированным письмом присваивается номер по номеру входящего. Документ сохраняется в папке «Корреспонденция [о] \ Входящая корреспонденция [о]». <br />
В бумажном журнале делается отметка в графе «Копия на диске» о выполнении процедуры (Рис. 3.10), а в электронный журнал в то же поле вставляется ссылка на документ на диске (Рис. 4.2). <br />
Сотрудники, отсутствующие в офисе, могут просматривать прикрепленные Офис-менеджером в базу сканированные копии входящих документов и начинать работу с ними, не дожидаясь прихода оригинала на руки. <br />
Ежедневно в процессе рабочего дня Офис-менеджер вносит всю информацию в электронный журнал для входящей корреспонденции. <br />

==6. Ответственность за несоблюдение==
Несоблюдение требований, прописанных в данном документе, влечет за собой отказ от принятия входящих документов в работу.
==7. Поддержка==
По всем вопросам, касающимся данного документа, обращаться к:
*Анна Захарченко, Начальник административно-хозяйственного отдела (ZakAS@vols-vl.ru)
*Светлана Рассадина, Персональный ассистент генерального директора (RasSA@vols-vl.ru)
[[Категория:Инструкции]]